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Prevea asuntos legales y judiciales al comprar productos de archivo

Descubra cómo evaluar productos para el archivo de correos electrónicos para poder seleccionar el más adecuado para su organización.

El archivo de datos es un concepto antiguo, pero el valor evidencial del correo electrónico en los asuntos legales y jurídicos ha puesto un nuevo énfasis en la retención de correos electrónicos y el acceso eficiente a los correos electrónicos. El objetivo ya no es simplemente el de mover los mensajes antiguos para un almacenamiento a largo plazo, sino también encontrar mensajes, relaciones y adjuntos relevantes basándose en criterios de búsqueda.

Cada herramienta para el archivo de correos electrónicos pone de relieve una característica o capacidad diferente. Algunos proveedores de herramientas para el archivo de correos electrónicos venden escalabilidad; otros recalcan las características de reducción de datos, el rendimiento de la búsqueda, la integración del almacenamiento y la seguridad. Algunos productos para el archivo de correos electrónicos son equipos que incluyen el software y el almacenamiento. Otros son herramientas de software que proporcionan características de gestión, migración y seguridad, pero recurren a la integración con el hardware de almacenamiento u otros productos de software para proporcionar una funcionalidad completa.

El objetivo principal a la hora de evaluar los productos para el archivo de correos electrónicos es examinar sus series de características y sus requisitos de hardware, después seleccionar el producto que mejor cumpla los requisitos legales de su organización en relación con los datos, así como su exposición individual a procesos judiciales.

A continuación le ofrecemos una lista de características que le interesará evaluar a la hora de comprar un producto para el archivo de correos electrónicos.

Criterios para evaluar productos para el archivo de correos electrónicos

Desplazamiento de los datos de los correos electrónicos. Los mensajes de correo electrónico no pueden permanecer en el servidor principal de correos electrónicos indefinidamente. Dado que se accede a pocos mensajes de correo electrónico después de transcurridos unos días, tiene sentido mover mensajes de un almacenamiento caro y de alto rendimiento en el servidor a un nivel inferior de almacenamiento de archivo. El software de archivo de correos electrónicos debería ser capaz de iniciar esta migración de datos. Los desplazamientos de grandes correos electrónicos pueden afectar al rendimiento del almacenamiento, así que si usted posee un entorno de almacenamiento exigente, asegúrese de evaluar también los problemas de rendimiento.

Índice y características de búsqueda. No es suficiente con mover mensajes de correo electrónico antiguos a un almacenamiento de archivo; es fundamental localizar mensajes, adjuntos y relaciones s específicos, y hacerlo con rapidez. Una herramienta para el archivo de correos electrónicos puede adjuntar metadatos relevantes a mensajes de correo electrónico, creando un índice en el que se pueda buscar más tarde. Usted debe comprender cómo se ponen en un índice los datos de los correos electrónicos y después probar las características de búsqueda para ver la facilidad de uso y el rendimiento, sobre todo porque el número de mensajes y el tamaño del índice se amplían convirtiéndose en millones de elementos. Asegúrese de que los resultados de la búsqueda se presenten de una manera organizada que sea la más apropiada para su organización.

Seguridad. Un sistema de archivo necesita poseer características de seguridad para impedir que se alteren o eliminen correos electrónicos y para garantizar que el sistema de archivo continúa siendo un recurso viable durante los procesos judiciales. Las características de autentificación garantizan que solamente un número limitado de personas autorizadas pueda acceder al sistema de archivo. Los registros de auditoría deberían ser lo suficientemente detallados como para rastrear el acceso y todas las actividades relacionadas con cada correo electrónico, incluyendo tareas automáticas como las migraciones y los borrados válidos. Si la herramienta para el archivo de correos electrónicos no dispone de sus propias características de gestor de políticas, deberá integrarse con su gestor de políticas en vigor para hacer cumplir las políticas de retención y borrado. Las características de custodia para litigios también deberían incluirse para impedir el desplazamiento o borrado de cualesquiera mensajes involucrados en procesos judiciales.

Integración con otros sistemas o herramientas de archivo. Una herramienta para el archivo de correos electrónicos que no incluya la capacidad de migración de datos y almacenamiento de archivo necesitará interoperar con los sistemas de de archivo y el software de archivo de terceros. Por ejemplo, una herramienta para el archivo de correos electrónicos puede instalarse en un servidor Exchange, pero el software de archivo puede pasar el correo electrónico antiguo a un sistema de almacenamiento de EMC, HDS u otros.

Integración con la protección de datos. Los sistemas de archivo no son copias de seguridad; el correo electrónico archivado debería incluirse en el plan de protección de datos de su organización. Aunque los sistemas de archivo basados en disco confían en una RAID para la protección local de los datos, un administrador de almacenamiento puede que opte por llevar a cabo copias de seguridad periódicas del archivo en cinta o VTL, o replicar el archivo en una ubicación remota para un almacenamiento fuera de las instalaciones. Aunque la copia de seguridad inicial de un archivo de correos electrónicos puede ser laboriosa, el archivo mismo solamente cambia cuando se añaden nuevos datos, de modo que las copias de seguridad posteriores pueden ejecutarse utilizando la diferenciación delta u otros métodos que capturen únicamente el nuevo contenido en el archivo.

Características de reducción de datos. Dado que los archivos pueden hacerse enormes con el tiempo, las características de reducción de datos tales como por ejemplo la compresión y deduplicación de datos son útiles para que los tamaños de los archivos continúen siendo manejables. La compresión y la deduplicación de datos eliminan la redundancia almacenando una única iteración de un fichero, bloque o byte. Por ejemplo, la deduplicación de datos puede conseguir unos niveles de compresión efectiva de hasta 50 a 1. Nota: La deduplicación de datos funciona mejor cuando se implementa en el sistema de almacenamiento o en el equipo de archivo y se le permite que funcione con los datos almacenados durante un periodo de semanas y meses – ideal para archivos de correos electrónicos a largo plazo

Escalabilidad. A medida que crece el número de mensajes y adjuntos archivados, la gran cantidad de almacenamiento y los tamaños de los índices generales pueden afectar al rendimiento de la búsqueda. Cuando evalúe una herramienta para el archivo de correos electrónicos, compruebe el tamaño máximo del sistema de archivo y la velocidad de procesamiento (lo ideal sería bajo condiciones difíciles). El equipo de archivo de correos electrónicos de Mathon soporta hasta 10 millones de documentos, mientras que el producto para archivo Exchange de AXS-One puede procesar de 30 GB a 200 GB de datos a diario. Identifique cualesquiera limitaciones de capacidad y rendimiento de forma temprana para asegurarse de que el producto satisfará las necesidades a medida que se llene con el paso del tiempo. Nota: Si la herramienta para el archivo de correos electrónicos está procesando datos en el sistema de almacenamiento de un tercero, los intercambios de datos con el servidor de archivo de correos electrónicos pueden afectar al rendimiento de la infraestructura de almacenamiento.

Requisitos de hardware y el papel de la virtualización de servidores. Aunque la implantación de equipos para archivo autónomos requerirá muy poca configuración, la mayoría del software de archivo de correo electrónicos necesita un servidor que satisfaga o supere unos requisitos mínimos. Si se ha implementado la virtualización de servidores, necesitará verificar que el software de archivo de correos electrónicos puede funcionar en un servidor virtual. Así mismo, asigne suficientes recursos del servidor virtual para satisfacer las demandas de procesamiento máximo.

A continuación le ofrecemos especificaciones de  productos de archivo de correos electrónicos

  • AXS-One Inc.; AXS-Link para Microsoft Exchange.
  • C2C; Archive One.
  • CA; Gestor de Registros.
  • EMC Corp.; EmailXtender.
  • Fortivia Inc.; Suite para Archivo de Fortiva.
  • Hewlett-PackaDR Co.; software de Gestión de Información ILM.
  • IBM; Gestor de Contenido de DB2.
  • Jatheon Technologies, Inc.; Familia de Productos de Plug n Comply - PYME y Empresas.
  • Mathon Systems Inc.; Suite Integral de Productos.
  • MessageSolution Inc.; Sistema de Archivo de Correos Electrónicos para Empresas.
  • Mimosa Systems, Inc.; NearPoint.
  • Njini: Suite de Gestión de Activos de Información.
  • Open Text Corp.; Gestión de Correos Electrónicos Livelink ECM para Microsoft Exchange.
  • Orchestria Corp.; Cumplimiento Normativo Inteligente de Orchestria.
  • Symantec Corp.; Enterprise Vault.
  • WaterfoDR Technologies; Gestor de Almacenamiento de MailMeter.
  • Xiotech Corp.; CEMS.
  • Zantaz; Gestión de Registros 5.0 de Meridio.

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