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Software de archivado de correo vs software de archivado en general

Conozca las diferencias entre un software de archivado de correo electrónico y los productos de archivado general, y cuál es aconsejable para cada caso.

¿Qué ofrece un software de archivado de correo electrónico que un producto de archivado general no? ¿Y, es aconsejable el uso de software de archivado de correo electrónico, o es mejor tratar de encontrar un producto que satisfaga todas sus necesidades?

La diferencia más obvia es que el software de archivado de correo electrónico se centra en los mensajes en lugar de en los archivos. Sin embargo, esto no quiere decir que el software de archivado de correo electrónico no se ocupa de los archivos en absoluto. Dado que archivos de diferentes tipos a menudo se adjuntan a los mensajes de correo electrónico, un buen producto de archivado de mensajes debe ser capaz de ver el interior de los archivos adjuntos.

Casi cualquier producto de archivado está diseñado para evitar que los datos archivados sean manipulados, y el software de archivado de correo electrónico no es la excepción. Los productos de archivado de correo electrónico utilizan una variedad de técnicas de encriptación, y los mensajes suelen ser encerrados en una base de datos para su custodia. Vale la pena señalar que algunos productos de archivado de correo electrónico continúan permitiendo a los usuarios tener acceso transparente de solo lectura a sus mensajes, incluso después de que esos mensajes han sido archivados. Esta característica normalmente requiere la integración con un cliente de correo como Outlook o Outlook Web Access, que es otra manera en que el software de archivado de correo es diferente de otros tipos de software de archivado.

Por lo general, el software de archivado de correo electrónico cuenta con un muy rico motor de e-discovery. El motor de e-discovery permite a una persona designada realizar consultas avanzadas contra las cantidades masivas de correo, en un esfuerzo por localizar con precisión los mensajes que se necesitan. Una vez que estos mensajes son localizados , el software permite exportarlos ya sea a un archivo PST o a un formato de archivo propietario.

Otra de las características que a veces se encuentra en el software de archivado de correo electrónico, pero que no siempre existe en el software de archivado general, es una política de retención de contenido. Varias regulaciones requieren que las compañías retengan los mensajes durante un período específico de tiempo. Una vez que el período de retención requerido caduca, lo mejor para la compañía es deshacerse de los mensajes antiguos. El mecanismo de la política de retención de contenido típicamente permite la purga automática de mensajes caducados.

En cuanto a si es aconsejable elegir un producto de archivado de correo electrónico específico, realmente depende de las necesidades únicas de una organización. Hay ventajas y desventajas en cada enfoque.

Una de las principales ventajas del enfoque de todo-en-uno es que comprar una sola pieza de software es a menudo mucho menos costoso que la compra individual de aplicaciones para tareas únicas.

Otra ventaja de utilizar el enfoque de todo-en-uno es que la experiencia es perfecta. Múltiples funciones (como la copia de seguridad y el archivado) se realizan a través de una sola aplicación. Esto puede ayudar a reducir la curva de aprendizaje y disminuir las posibilidades de que se produzcan problemas de compatibilidad, que puede ser un problema al utilizar software de múltiples proveedores.

Por otro lado, sin duda hay algo que decir sobre el uso de las aplicaciones individuales. Para empezar, los paquetes de todo -en-uno tienden a cubrir lo básico, pero pueden carecer de algunas de las características más avanzadas mencionadas anteriormente. La compra de aplicaciones individuales para cada tarea le da la flexibilidad de elegir las aplicaciones que contienen exactamente las características que usted necesita. Aún más, si una aplicación está dedicada a una tarea específica (como el archivado de correo electrónico), entonces hay buenas probabilidades de que el software probablemente desempeñe bien esa tarea.

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