P
Resolver Problemas Consiga ayuda para problemas específicos con sus proyectos, procesos y tecnologías.

¿Quién debe configurar el programa de retención en una iniciativa de gestión de documentos?

Las políticas de retención de documentos son mejor desarrolladas por la gente que tiene más conocimiento de los documentos en cuestión.

¿Quién debe determinar el programa de retención para la iniciativa de gestión de documentos?

Las políticas de retención de documentos son mejor desarrolladas por la gente que tiene más conocimiento de los documentos en cuestión así como de las normas que regulan su protección y disposición. Esas reglas pueden ser leyes, estándares de la industria o los requisitos impuestos por una organización en sí, y tienen que ser identificados y aplicados a todo tipo de documento que una empresa tiene en sus sistemas. Esto significa que, cuando se llega al punto, en realidad no hay que crear solamente un programa de retención, y probablemente no debería ser sólo una persona quien decide lo cómo deberían ser los diferentes programas.

Le recomiendo convocar un comité de dirección para manejar la tarea –que no solamente se reúna una vez sino de forma periódica para garantizar que sus políticas de retención reflejan adecuadamente los cambios en el entorno empresarial o la gobernanza. El comité debe incluir a representantes de una serie de funciones de la organización, especialmente los procedentes de la alta dirección, la gestión de la línea de negocio, TI, el departamento legal, los usuarios que tienen una mayor necesidad de acceso a los documentos y, por supuesto, a quienes administran los registros.

La razón para tener una amplitud de perspectivas es que probablemente hay diferentes temas de estrategia de información, cumplimiento y operaciones a considerar para cada tipo de documento. También es importante que diferentes partes de la empresa estén representadas porque los problemas del cambio organizacional inevitablemente surgirán a medida que usted trate de garantizar la conformidad de la retención de documentos.

La buena noticia es que hay un montón de ejemplos de todos los sectores, por lo que no necesita crear sus programas de retención particulares de la nada. Pero sí es necesario adaptar los ejemplos a su propia situación, y eso será suficiente para mantener a un comité ocupado durante algún tiempo.

Este artículo se actualizó por última vez en diciembre 2013

Profundice más

¿Qué necesita resolver?

Por favor, añada un título para su pregunta

Obtenga respuestas de un experto de TechTarget en lo que sea que necesite resolver

Usted será capaz de añadir detalles en la siguiente página

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close