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Por qué es importante un plan de archivado de datos

Un plan de archivado de datos podría no ser simplemente importante para su organización, podría ser necesario, dados los requisitos legales y de cumplimiento. Asegúrese de adelantarse al juego.

Así como un plan de respaldo de datos es una parte esencial de cualquier organización de TI, también lo es un plan de archivo de datos, especialmente si tiene una amplia variedad de elementos electrónicos y no electrónicos que proteger.

Aunque un plan de gestión y protección de datos aborda la protección, la seguridad y el acceso a los datos, cuando se combina con un plan de archivo también proporciona capacidades de almacenamiento que puede utilizar durante períodos de tiempo prolongados.

Las razones para archivar datos incluyen las siguientes:

  • Política corporativa;
  • Requisitos reglamentarios;
  • Requisitos legales, como el descubrimiento electrónico;
  • Requisitos de auditoría futura;
  • Preservación de los datos comerciales de la empresa; y
  • Protección de diferentes tipos de datos.

Un plan de archivo de datos proporciona reglas, estándares y pautas específicas para lo siguiente:

  • Estrategia general de archivo de datos;
  • Tipos de datos a archivar;
  • Períodos de retención de datos;
  • Tecnologías de archivado que se utilizarán, como la deduplicación;
  • Metodologías de búsqueda y acceso;
  • Permisos de acceso;
  • Requerimientos de seguridad;
  • Protección de la integridad de los datos;
  • Recursos de almacenamiento;
  • Técnicas de gestión de datos y documentos;
  • Especificaciones para el software de archivo; y
  • Responder a las solicitudes de descubrimiento electrónico y auditoría.

Al preparar un plan de archivo de datos, ejecute un proceso de cuatro pasos. Use sus planes de respaldo y gestión de datos como puntos de partida. Analice los tipos de datos e información que debe colocar en el almacenamiento a largo plazo. Establezca métricas para retención, acceso y otras actividades. Finalmente, consulte con los expertos en la materia y la administración de su organización para asegurarse de haber identificado los datos necesarios y cumplido con los requisitos de archivado.

Además de los datos que debe conservar durante varios años, dependiendo de su política de retención de datos, es posible que también deba proteger y retener información no electrónica adicional durante períodos de tiempo. Considere cuidadosamente las opciones de almacenamiento para dichos archivos.

La siguiente tabla enumera ejemplos de elementos no electrónicos que puede necesitar archivar.

Puede escanear y digitalizar ciertos elementos para almacenarlos. Sin embargo, es posible que su organización también deba conservar los documentos originales para fines legales o reglamentarios. El contenido original, como pinturas y otras obras de arte, podría no prestarse para el almacenamiento digital y también podría tener requisitos ambientales estrictos para el archivado a largo plazo.

La creación y preservación de metadatos también es una consideración clave para el archivado de datos. La preservación de los metadatos debe ser una consideración al desarrollar un plan de archivo de datos.

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