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Mejores prácticas para manejar la colaboración externa

Las asociaciones entre organizaciones dependen de la colaboración externa. Pero, cuando termina un proyecto, los canales de colaboración no resueltos pueden ser un punto débil para la seguridad de una organización.

Usar plataformas de colaboración para trabajar con socios externos es mejor que la alternativa de lidiar con una avalancha de correos electrónicos con innumerables archivos adjuntos. Para que la colaboración externa funcione, es mejor adoptar un enfoque estructurado y considerar algunas de las mejores prácticas.

Evaluar los niveles de acceso de colaboración

Se pueden usar muchas plataformas y métodos para la colaboración externa. Asumiendo que su empresa le da una opción, elija la plataforma más apropiada para el trabajo que necesita hacer con el socio. La colaboración puede tener diferentes niveles de complejidad para las capacidades y los requisitos de soporte.

Un punto de partida típico para la colaboración es el intercambio básico de archivos. Una oferta en la nube, como Dropbox o Microsoft OneDrive, podría ser todo lo que necesita para habilitar el intercambio de archivos. Para los servicios pagos, asegúrese de averiguar si sus socios de colaboración ya tienen cuentas o si estarían dispuestos a comprarlas.

Para una colaboración más amplia, es posible que necesite un sistema multifunción, como Microsoft SharePoint. En un entorno de SharePoint, no solo se puede compartir archivos, sino que también se pueden monitorear para evitar múltiples actualizaciones. Se puede desarrollar sitios web internos y listas de verificación, y los entornos de SharePoint se pueden personalizar para proyectos complejos.

La colaboración que necesita ser más integrada puede requerir que un socio tenga acceso a su red interna. En este caso, debería proporcionar acceso VPN a su red, que incluye una puerta de enlace VPN en su sitio y un software de túnel en su cliente VPN para permitir el acceso externo a la red privada.

Soportar la colaboración con socios externos

Independientemente de la opción que elija, debe brindar asistencia a su socio de colaboración externo. El soporte no será una preocupación si su colaboración consiste en compartir archivos de Dropbox. Pero, para sistemas como el acceso a SharePoint o VPN, el soporte es necesario.

Esos sistemas requerirán inicios de sesión de usuario que deben ser definidos por los administradores de su sistema. Sus socios de colaboración necesitarán documentación sobre cómo usar una plataforma como SharePoint. Del mismo modo, el acceso VPN requiere credenciales y software de cliente. Deberá proporcionarlos a su socio colaborador.

Si su socio tiene problemas de configuración, deberá conectarse a su equipo de soporte de TI. Verifique de antemano para asegurarse de que su equipo de TI pueda brindar asistencia a los no empleados.

Administrar el acceso cuando finalizan los proyectos externos

Las iniciativas de colaboración externa tienden a fallar en la fase de limpieza. Cuando finaliza el proyecto y el equipo se separa, ¿qué sucede con los archivos en una carpeta compartida de Dropbox? ¿Qué sucede con todas las publicaciones en SharePoint? ¿Qué sucede con las credenciales que proporcionó a sus socios para acceder a sus sistemas?

Con demasiada frecuencia, la respuesta es nada, y todo se deja como está. Dejar todo en su lugar es una mala idea. Las carpetas compartidas sobrantes son enlaces débiles en la cadena de seguridad. Cuando no se tratan las carpetas de los proyectos terminados, las organizaciones corren el riesgo de que nuevos documentos terminen accidentalmente en carpetas inactivas, lo que deja vulnerable la información potencialmente confidencial.

La limpieza debe ser una parte integral del proceso de terminar proyectos con socios externos. Cuando finalice el proyecto, archive documentos, elimínelos del entorno compartido y cierre el acceso de usuarios externos.

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