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Frustre el riesgo de ‘datos oscuros’ con herramientas de clasificación de datos

Conforme se amontonan los 'datos oscuros’, también lo hacen sus riesgos asociados y los problemas de gobierno de la información.

Con la acumulación continua de información digital, se ha vuelto imprescindible para muchas organizaciones hacer frente a los denominados datos oscuros. Estos viejos datos almacenados fueron utilizados para actividades comerciales pasadas, y mantenidos para propósitos de cumplimiento normativo, pero ahora son ignorados porque ya no generan ningún valor. Por desgracia, las empresas que ignoran estos datos estructurados y no estructurados (también conocidos como datos legados) y dejan que se acumulen y permanezcan sin clasificar no solo fallan en aprovechar su capacidad para conducir nuevos ingresos o disminuir los costos internos, sino que también se exponen a un mayor riesgo y dolores de cabeza de gobierno de la información.

En este ‘Pregunte al Experto’, Derek Gascon, director ejecutivo del Consejo de Cumplimiento, Gobernabilidad y Supervisión, aconseja a las organizaciones comenzar a abordar el reto GRC que plantean los datos oscuros y cómo las nuevas herramientas de clasificación de datos pueden ayudar.

Con las organizaciones generando más datos que nunca, ¿cómo los datos oscuros y los datos heredados han complicado los procesos de gobierno de la información? ¿Cómo pueden las empresas asegurarse de que estos datos latentes no van a hacerles daño desde el punto de vista de GRC?

Los datos oscuros son datos almacenados en un repositorio o almacén de datos de los que usted sabe muy poco. Si viene un litigio o una auditoría de un organismo regulador, usted no necesariamente sabe lo que hay en su almacén de datos, y que no está siendo protegido con eficacia. En muchas organizaciones, hemos visto un poco más de interés en atacar el reto de los datos heredados, que es básicamente entrar e identificar los datos que tienen valor y los datos que  podrían definirse como escombros y pueden eliminarse. Esto significa entrar en los almacenes de datos y empezar a podar todos los datos que ya no necesitan ser retenido por la organización. Hay nuevas herramientas que han salido, que le permiten indexar datos no estructurados almacenados hacia SharePoint, a archivos compartidos, y comenzar a identificar y clasificar los datos. Usted puede moverlos o ponerlos en un ambiente protegido, pero tienen que ser retenidos con fines de regulación o de litigio.

Probablemente una de las áreas más grandes que complican el gobierno de la información es que muchos de los procesos solo abordan el contenido nuevo y actualmente relevante que se está creando. Para las personas que utilizan las plataformas de gestión de contenidos empresariales u otras plataformas de documentos de gestión de registros, sus datos están siendo administrados de manera eficaz, pero todavía tiene almacenes de archivos. No saber lo que hay en ellos crea un enorme desafío para las organizaciones al cual deben responder con eficacia. Están manteniendo  datos que ya no deben mantenerse, lo que los expone a un riesgo adicional.

Estamos viendo más herramientas que se están implementando para entrar e indexar los datos que están ahí fuera, y que usan la clasificación o la taxonomía para ser capaces de identificar esos  datos, de modo que usted pueda comenzar a poner esos datos no estructurados y no administrados en un entorno controlado. Ese es un paso que estamos viendo hacer a mucha más gente debido a la cantidad de datos que hay ahí fuera. Las organizaciones desean iniciar el sacrificio a través de todos ellos y eliminar los datos que ya no necesitan. De lo contrario, con todos los nuevos datos que se generan, solo se va a convertir en un problema más grande.

Si usted no se ocupa de este problema ahora, solo va a empeorar, y el costo y el riesgo asociados a los datos heredados y datos oscuros van a aumentar. Los datos oscuros podrían incluso ser valiosos para la toma de decisiones. Cuanto más empiece a profundizar en eso y a descubrir lo que es útil,  tendrá una manera de aprovechar esos datos. Ahora ya sabe más sobre ellos y puede garantizar un proceso bien administrado hacia el futuro.

Este artículo se actualizó por última vez en octubre 2015

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