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Enfatice la facilidad de uso al cambiar a Microsoft Office 365

Consejos para ayudarle a convencer al personal administrativo, y a los empleados en general, sobre las ventajas de cambiar a Microsoft Office 365.

Nuestra organización está considerando mudarse a la suite de Microsoft Office 365 en pocos meses. Quienes la proponen creen que el cambio tiene sentido, tanto desde el punto de vista de negocios como desde TI, pero anticipamos cierta resistencia de la administración y los usuarios. ¿Tiene algún consejo para tener una transición sin problemas?

En el 2007, Google presentó Google Docs para los usuarios de Google Apps. Esto dio inicio a un montón de rumores en la industria, con mucha gente que predecía que el concepto de un sistema de gestión de documentos basado en internet nunca ganaría popularidad. Hoy, por supuesto, Google Docs tiene más de 10 millones de usuarios activos. Los días de la suite de oficina tradicional están contados.

Los funcionarios de Microsoft reconocieron ese hecho, así como el hecho de que su compañía podría hacer más dinero cobrándole a los usuarios por uso mensual, en lugar de por un solo producto. Esa es la idea detrás de la suite Microsoft Office 365, que es una versión hospedada, en línea, de la suite de productividad  Microsoft Office tradicionalmente instalada.

La suite Microsoft Office 365 ofrece un menor costo inicial de propiedad, así como la capacidad de almacenar documentos. El servicio guarda todos los documentos de forma transparente en la nube de Microsoft, permitiendo a los usuarios acceder a esos documentos en sus computadoras portátiles, tabletas o smartphones, donde quiera que vayan.

Esta solución tiene mucho sentido para las empresas que quieren apoyar el intercambio de documentos para permitir la colaboración entre los empleados, ya que los usuarios estarán trabajando con herramientas familiares de Office. El cambio a la suite Microsoft Office 365 no será un cambio tan grande como cambiar a algo así como Google Docs, que ofrece un estilo completamente diferente de edición, y requiere una conexión a internet para acceder a los documentos.

Microsoft Office 365 es una buena combinación de sistemas de nube y locales; proporciona los beneficios de ambas plataformas, sin sus desventajas.

¿Cuáles son algunos de los principales beneficios de la suite Microsoft Office 365? Con ella, los usuarios pueden:

  • Continuar usando Microsoft Office en los sistemas locales de la empresa.

  • Acceso a sus documentos desde cualquier lugar.

  • Colaborar más fácilmente utilizando una variedad de dispositivos.

  • Confíe en que sus documentos son automáticamente respaldados.

Entre sus beneficios, desde la perspectiva de TI:

  • Las actualizaciones están incluidas.

  • Las licencias están incluidas en el costo mensual.

  • TI ya no necesita administrar servidores de back-end para el almacenamiento de documentos, SharePoint y algunas otras funciones.

  • Los documentos permanecen en los servidores de la empresa cuando los empleados dejan la empresa.

En ambos casos, el principal beneficio es que una organización no tiene que cambiar a sus usuarios a un sistema completamente nuevo –todo está todavía basado en Microsoft Office– y los empleados no necesitan hacer nada especial para guardar todos sus documentos en la nube.

Este artículo se actualizó por última vez en enero 2014

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