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Evolución de la gestión de contenidos empresariales

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¿Cuál es la diferencia entre ECM y los servicios de contenido?

Las plataformas de servicios de contenido son la evolución de los sistemas de gestión de contenido empresarial. Esto es lo que debe saber sobre cada tecnología y cómo funcionan.

Las plataformas de servicios de contenido y ECM tienen mucho en común. Después de todo, ambos ofrecen capacidades para almacenar, organizar, proteger y distribuir contenido dentro de una organización.

Pero si bien existen similitudes, cada una se basa en tecnologías e infraestructura de una era informática diferente.

Los sistemas de administración de contenido empresarial (ECM) almacenan y administran documentos comerciales dentro de un repositorio compartido, inicialmente basado en un paradigma cliente/servidor. Las plataformas de servicios de contenido, en comparación, almacenan y administran contenido en un ecosistema de aplicaciones basado en la nube.

ECM y computación cliente-servidor

Con la adopción a gran escala de las PC en la década de 1990, los trabajadores de oficina buscaron compartir fácilmente documentos comerciales dentro de un entorno distribuido. La organización necesitaba mantener la seguridad y garantizar que solo los empleados con las credenciales adecuadas pudieran crear, modificar y leer varios archivos. Los recursos compartidos de archivos de red, el mecanismo de almacenamiento cliente-servidor predominante en ese momento, eran fáciles de adoptar, difíciles de administrar y notoriamente inseguros.

Luego, las empresas adoptaron sistemas ECM para proporcionar una alternativa segura y escalable: un repositorio compartido dentro de una infraestructura cliente-servidor donde las personas con las credenciales de seguridad adecuadas podrían hacer su trabajo. Dentro de este repositorio, los trabajadores de oficina pueden crear y modificar documentos comerciales utilizando nombres de archivo familiares, y almacenarlos en una estructura de carpetas definida, a veces llamada plan de archivos.

El repositorio de ECM se ejecuta en un servidor autónomo que mantiene la seguridad subyacente, y solo las personas o los miembros del grupo con credenciales predefinidas pueden acceder a archivos o carpetas particulares. A través de los servicios de la biblioteca, ECM mantiene las capacidades de registro y salida y detecta posibles conflictos cuando varias personas intentan actualizar un archivo al mismo tiempo.

Las versiones posteriores de las plataformas ECM admitieron las capacidades de flujo de trabajo, lo que permitió la revisión editorial y los procesos de aprobación; y se introdujeron mejoras adicionales en la gestión de metadatos, añadiendo capacidades de etiquetado para categorizar archivos según muchos criterios predefinidos. Con la adopción en toda la empresa de capacidades de cómputo distribuido, tanto la infraestructura en la nube como en las instalaciones pueden albergar un sistema ECM. Fundamentalmente, sin embargo, todas las actividades de ECM se basan en capacidades que se ejecutan dentro de un repositorio compartido, accesible a través de conexiones de red.

Servicios de contenido y computación en la nube

A mediados de la década de 2010, la adopción a gran escala de la computación en la nube dentro de las organizaciones introdujo nuevos paradigmas para realizar el trabajo. Sin embargo, los problemas centrales para administrar el contenido empresarial –cómo almacenar, organizar, proteger y distribuir mejor el contenido en una empresa extendida– permanecieron. Los servicios de contenido adaptan ECM a la era actual de la computación en nube.

Específicamente, los trabajadores de oficina confían en las capacidades de una plataforma de servicios de contenido para almacenar, acceder y administrar documentos comerciales, activos de medios enriquecidos y otros tipos de contenido. Los empleados registran archivos dentro y fuera de una tienda de contenido, etiquetan el contenido con metadatos relevantes y ponen elementos en cola para los flujos de trabajo editoriales. Las actividades de los trabajadores aumentan cada vez más mediante procesos automatizados para agregar metadatos al contenido. A diferencia de depender de un único repositorio de ECM y lidiar con problemas de escalabilidad y rendimiento, esta tienda de contenido no tiene límites fijos; simplemente se implementa en la nube, brindando servicios según sea necesario sin tener en cuenta las capacidades técnicas de la infraestructura informática subyacente.

Además, los servicios de contenido amplían y mejoran las capacidades de ECM en tres áreas cruciales: seguridad, movilidad e integración con servicios relacionados con la nube en un ecosistema empresarial.

Primero, los servicios de contenido pueden soportar una variedad de mecanismos de seguridad de contenido más allá de las combinaciones de nombre de usuario y contraseña para autenticar identidades y controlar el acceso a archivos y carpetas. Los servicios de contenido suelen utilizar las capacidades de seguridad mejoradas de una infraestructura de nube subyacente, como la autenticación de dos factores. Los servicios de contenido también pueden integrarse con servicios relacionados con acceso a la nube para admitir el acceso cifrado a varios archivos y carpetas, monitorear el flujo de contenido a través de internet, detectar eventos anómalos y alertar a los administradores designados.

En segundo lugar, con la adopción de dispositivos móviles en las empresas, los trabajadores de oficina necesitan acceder a los documentos comerciales en sus teléfonos inteligentes y tabletas. Las capacidades de sincronización y uso compartido de archivos (FSS) brindan la flexibilidad para que quienes están en movimiento puedan sincronizar archivos a través de la nube. Una plataforma de servicios de contenido incluye capacidades FSS para distribuir contenido de forma segura a dispositivos móviles y sincronizar actualizaciones sin comprometer la seguridad del contenido.

En tercer lugar, una empresa contemporánea depende de una variedad de servicios a nivel de aplicaciones que se ejecutan dentro de una infraestructura en la nube. Mientras que los servicios de contenido se centran en la gestión de contenido empresarial, los servicios relacionados rastrean las relaciones con los clientes, facilitan la colaboración ad hoc, organizan la información del producto, permiten transacciones de comercio electrónico y realizan muchas otras actividades comerciales. Los desarrolladores de aplicaciones pueden producir experiencias digitales innovadoras confiando en las API RESTful para unir servicios de múltiples plataformas. Los servicios de contenido contribuyen con las funciones esenciales de gestión de contenido para producir aplicaciones empresariales de próxima generación en la nube.

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