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Comparar software de archivo de correo con software de archivo general

Brien Posey compara software de archivo de correo con software de archivado de propósito general en esta Respuesta de Expertos.

¿Qué ofrece un software de archivo de correo que un producto de archivo general no lo haga? ¿Y es aconsejable usar software específico de archivo de correo electrónico, o es mejor tratar de encontrar un producto que satisfaga todas las necesidades?

La diferencia más obvia es que el software de archivo de correo electrónico se centra en los mensajes en lugar de archivos. Esto no quiere decir que el software de archivo de correo electrónico no se ocupa de los archivos en absoluto, sin embargo. Dado que los archivos de diversos tipos a menudo se adjuntan a los mensajes de correo electrónico, un buen producto de archivo de mensajes tiene que ser capaz de ver el interior de los archivos adjuntos.

Casi cualquier producto de archivado está diseñado para evitar que los datos archivados sean manipulados, y el software de archivo de correo electrónico no es una excepción. Los productos de archivo de correo electrónico utilizan una variedad de técnicas de encriptación, y los mensajes suelen estar encerrados en una base de datos para su custodia. Vale la pena señalar que algunos productos de archivado de correo electrónico continúan permitiendo a los usuarios tener fisuras acceso de sólo lectura a sus mensajes, incluso después de esos mensajes han sido archivados. Esta característica normalmente requiere la integración con un cliente de correo como Outlook o Outlook Web Access, que es otra manera en que el software de archivado de correo es diferente de otros tipos de software de archivado.

Por lo general, el software de archivo de correo electrónico cuenta con una gran riqueza e-discovery motor. El motor de e-discovery permite a una persona designada para realizar consultas avanzadas en contra de cantidades masivas de correo en un esfuerzo por localizar con precisión los mensajes que se necesitan. Una vez que estos mensajes se almacenan, el software le permite ser exportado a un archivo PST o en un formato de archivo propietario.

Otra característica que a veces se encuentra en el software de archivo de correo electrónico, pero que no siempre existe en el software de archivo de propósito general, es una política de retención de contenido. Varias regulaciones requieren que las empresas retienen los mensajes de un determinado período de tiempo. Una vez que el período de retención requerido caduca, es en el mejor interés de la empresa deshacerse de los mensajes antiguos. El mecanismo de la política de retención de contenido generalmente permite la purga automática de los mensajes caducados.

En cuanto a si es conveniente elegir un producto específico de archivo de correo electrónico, realmente depende de las necesidades únicas de la organización. Hay ventajas y desventajas en cada enfoque.

Una de las principales ventajas del enfoque todo-en-uno es que la compra de una sola pieza de software es a menudo mucho más barato que comprar aplicaciones individuales de solo-una-tarea.

Otra ventaja de utilizar el enfoque de todo-en-uno es que la experiencia es perfecta. Múltiples funciones (como la copia de seguridad y archivo) se realizan a través de una única aplicación. Esto puede ayudar a reducir la curva de aprendizaje y disminuir las posibilidades de encontrar problemas de compatibilidad, que puede ser un problema cuando se utiliza software de múltiples proveedores.

Por otro lado, hay ciertamente algo a ser dicho por el uso de las aplicaciones individuales. Para novatos, los paquetes todo-en-uno tienden a cubrir lo básico, pero puede carecer de algunas de las características más avanzadas indicadas anteriormente. La compra de aplicaciones individuales para cada tarea le da la flexibilidad de elegir las aplicaciones que contengan exactamente las características que usted necesita. Por otra parte, si una aplicación está dedicada a una tarea específica (por ejemplo, archivo de correo electrónico), entonces las probabilidades son que el software probablemente realiza esa tarea bien.

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