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¿Cómo pueden los facilitadores asegurar reuniones de colaboración efectivas?

Puede ser un reto asegurarse de que todo el mundo es escuchado en las reuniones de colaboración, pero un buen facilitador puede asegurar de ello.

La mayor clave para celebrar reuniones eficaces y de colaboración es garantizar que todos se sientan seguros al expresar su opinión. Tiene que haber un sentimiento de confianza en el equipo, de que sus pensamientos y puntos de vista son importantes, y de que los desacuerdos se trabajarán respetuosamente.

Hay varias reglas de etiqueta para acoger y facilitar reuniones de colaboración. Estas serán diferentes, dependiendo del tipo de reuniones, el número de participantes, la formalidad y la urgencia de las decisiones que se deben tomar, y otros aspectos logísticos. Tener una agenda preparada y compartida con todo el mundo de antemano le ayudará a mantener la reunión corriendo sin problemas.

La agenda debe ser clara en cuánto tiempo se gastará en los diferentes temas. Puede ser que sea bueno ponerles un período de tiempo definido a ellos, pero también tener un área de “estacionamiento" para señalar los temas que todavía necesitan más exploración o acciones de seguimiento o reuniones antes de que se puedan tomar decisiones.

El facilitador debe garantizar que todas las voces sean escuchadas. Algunas personas son naturalmente más tranquilas en las reuniones que otras y, a menudo, sus opiniones se pasan por alto. Puede haber momentos en los que no se sienten lo suficientemente informados para hablar frente a un grupo; sin embargo, un buen facilitador se asegurará de que nadie se sienta intimidado por hablar cuando sea apropiado.

Puede ser un reto especial asegurarse de que todos son escuchados cuando hay participantes remotos en una reunión. Los facilitadores deben tener cuidado de no ignorar u olvidarse de aquellos que son llamados a reuniones de colaboración. La gente en el teléfono también estará en desventaja porque no son capaces de ver el lenguaje corporal de la gente en la habitación, o unirse a las discusiones espontáneas sobre temas en la pizarra. Una forma de ayudar a remediar esto es que los participantes remotos tengan un amigo que esté físicamente en la reunión y que pueda comunicar a través de mensajería instantánea cualquier cosa importante que la persona a distancia no puede ver.

Hay varias maneras en que los facilitadores pueden fomentar la colaboración en las reuniones, pero si todo el mundo tiene una actitud de confianza y respeto mutuo, las reuniones de colaboración se producirán de forma natural.

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