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Algunas maneras de reducir los costos de mantenimiento de TI

Las empresas gastan millones de dólares cada año en el mantenimiento, servicios y soporte de TI. Aquí hay pasos que puede tomar para reducir gradualmente esos costos.

Ya que el mantenimiento y el apoyo son componentes críticos y necesarios de cualquier presupuesto de TI, parecería estos elementos de línea recibirían más atención y escrutinio de los tomadores de decisiones de TI. Después de todo, las empresas gastan un porcentaje saludable de sus presupuestos anuales de TI para gestionar, actualizar y dar servicio a los equipos existentes. Como todos los presupuestos de TI están bajo constante escrutinio, aquí hay cinco sugerencias para optimizar el ROI del mantenimiento.

Audite los activos de la red anualmente. Aparte de crear un inventario preciso, este proceso debe revelar información crítica, incluyendo si los dispositivos están en el continuo del ciclo de vida de soporte del fabricante (OEM). Al contabilizar lo que pueden ser cientos o miles de dispositivos –en todo el mundo, en algunos casos– no puede esperar ciegamente que los OEM tengan sus mejores intereses en el corazón.

Espere ser sorprendido/a. Por ejemplo, no es raro encontrar que está pagando el soporte del OEM por un equipo que ya no está en su red. Francamente, los fabricantes de equipos originales podrían no saber esto, tampoco, o no quieren que usted tenga esa visibilidad porque mantener el status quo representa ingresos fáciles y recurrentes. Conozca sus activos y pague solo por lo que tiene.

Busque el punto de inflexión: cuando el soporte de OEM ya no tenga sentido económico o físico. Hay tres cosas que usted paga en los contratos de mantenimiento de los OEM: las actualizaciones del sistema operativo Internetwork (IOS) de Cisco, el soporte técnico y el reemplazo de hardware. Con la auditoría de mantenimiento de TI completada, ahora puede determinar dónde están sus activos con respecto a estos tres factores. Si hace un análisis de ROI y se centra en las tres cosas por las que usted está pagando, se vuelve evidente si tiene sentido financiero quedarse con el soporte del OEM si –después de cuatro años– un tercio de lo que está pagando ya no está allí o no es relevante. Y no espere que el OEM diga: "No habrá más IOS en el futuro, así que vamos a bajar el precio de nuestro soporte en una tercera parte". Eso no va a ocurrir, así que podría ser el momento de investigar las opciones.

Conozca sus opciones al soporte OEM. Debe ser rápidamente evidente que el valor del mantenimiento OEM cambia drásticamente durante los más o menos siete años que los fabricantes de equipos suelen proporcionar soporte. En el camino, espere que el OEM designe a algunos de sus activos de red como al final del soporte (EOS) o al final de su vida (EOL). Estas fechas pueden o no ser comunicadas con claridad.

Mientras los equipos EOL y EOS representan típicamente pequeñas porciones de la infraestructura total, este equipo debe recibir una evaluación adicional. ¿Por qué pagar por un soporte caro, si no habrá más actualizaciones de software, o si el OEM ya no soportará o sustituirá el producto? Si el equipo es perfectamente adecuado para su uso actual, extienda su ciclo de vida y cambie a un tercer proveedor.

Considere el impacto Opex-Capex combinado. Es un hecho de hacer negocios: Si se tiene en cuenta el mantenimiento de terceros (TPM), los OEM puede venir a la hora 11 y bajar sus precios de mantenimiento para tratar de mantener su negocio; y, a veces, eso funciona. Pero antes de celebrar cualquier ahorro que le puedan ofrecer, mire el cuadro más grande: el impacto Opex-Capex combinado.

¿No deberían llevarse a cabo las actualizaciones de la red de acuerdo a su horario, no al del OEM? ¿Por qué quitar dispositivos perfectamente buenos solo porque el OEM dice que tiene que hacerlo? Pasar a TPM puede retrasar ese gasto importante. Asumamos que un cliente paga 100,000 dólares por el mantenimiento anual de unos 300 conmutadores de acceso que el OEM ahora dice que tienen que ser reemplazados. El nuevo costo de mantenimiento anual: 150,000 dólares. Si el usuario final había investigado un proveedor tercero, ese costo puede haber sido 27,000 dólares.

Considere el impacto financiero total y la cancelación de extender la vida útil de esos dispositivos por cinco años, y optar por TPM. El pago entonces es de 133,000  –27,000 por cinco años– comparado con 2.3 millones –1.5 millones más 150,000 por cinco años. Eso debería llamar su atención, y también la de su jefe.

Ponga el mantenimiento a licitación. Siempre ponga sus contratos de mantenimiento de TI a licitación. Al crear un concurso público para asegurar su negocio, ha enviado una advertencia razonable a los fabricantes de equipos originales, sus socios de canal y proveedores terceros por igual para responder a su solicitud de propuestas con su mejor oferta. A continuación, asegúrese de comparar manzanas con manzanas; en otras palabras, ¿los acuerdos de nivel de servicio verdaderamente corresponden entre sí? ¿Cómo se ve algo moderado? ¿Es 100%? Estas cosas se vuelven muy importantes, y es el viaje de un comprador. Si usted es cuidadoso, diligente y abierto a nuevas opciones, los resultados pueden traer ganancias impresionantes y ahorro para su presupuesto de mantenimiento de TI.

Sobre el autor: Holger Peters es vicepresidente de Curvature.

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Este artículo se actualizó por última vez en agosto 2016

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