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Brasil, modelo latinoamericano en la Gestión Electrónica de Documentos

Brasil actualmente dispone de un mercado muy competitivo que apuesta en la tecnología como un medio para evitar el extravío o perdida de documentos.

Cuando pensamos que el mundo cada vez apuesta más en programas ecológicos, reducir el consumo de papel es una de las prioridades de las empresas.

En nuestra sociedad cada vez más tecnificada el uso de papel, en muchos casos, ya no es la mejor solución. Individuos y organizaciones optan por la digitalización de documentos como una alternativa rápida, ecológica y eficiente, que además de reducir costos y eliminar fallas, facilita la búsqueda de información, auxilia en la distribución de contenido y coloca los datos directamente en la mano de quien lo necesita.

Esa es la función de la gestión electrónica de documentos o gestión de documentos electrónicos, conocido bajo el acrónimo GED, que puede ser descrito como un conjunto de tecnologías que permiten a una empresa gestionar sus documentos en forma digital. Estos documentos pueden ser de diferentes orígenes, como el papel, microfilm, imagen, sonido, hojas de cálculo, archivos de texto, etc.

Desde hace ya algunos años esto fue entendido por el Gobierno y las Empresas de Brasil, y la nación sudamericana actualmente dispone de un mercado muy competitivo que apuesta en la tecnología como un medio para evitar el extravío o pérdida de documentos, aumentar el teletrabajo, implementar mejor las leyes y aprovechar al máximo los espacios físicos.

Es un entorno en constante evolución, y las soluciones ofrecidas por las diversas empresas especializadas en GED, se caracterizan por contar con agilidad, eficiencia y seguridad. 

En entrevista exclusiva para SearchDataCenter en Español, Carlos Alvim de Macedo, director de la empresa Macdata, con presencia en elmercado brasileño desde hace 25 años, comparte su visión sobre los beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos (GED).

SDCEs - ¿Cuál es el ámbito de acción de Macdata y sus principales clientes?

CAM - Macdata es una empresa innovadora, que se dedica al Gerenciamiento Electrónico de Documentos (GED) a través de su sistema denominado MacDigi. Sus instalaciones se ubican en el Polo Industrial de Granja Viana, en la ciudad de Cotia interior del Estado de São Paulo, donde dispone de área de almacenamiento para documentos impresos y realiza el proceso de digitalización e indexación, además de garantizar el acceso en línea de esa información a sus usuarios.

Entre sus clientes se encuentran despachos de abogados y sindicatos, y los departamentos jurídicos y de TI de diversas empresas. La cartera incluye pequeñas y grandes corporaciones, que en total suman más de diez mil clientes.

El principal producto de software de Macdata es Intersap Web, una aplicación modular que da solución a diversas etapas de procesos administrativos de las empresas, y que puede ser implementado como gestor que cubra todo en su conjunto. La aplicación permite la integración con otro software de administración sin la necesidad de sustituir las herramientas ya utilizadas. Otro producto destacado es Certus Web, un programa que se especializa en realizar cálculos judiciales y extrajudiciales en línea. Determina multas, tasas, impuestos, cargos por pagos atrasados, y la remuneración compensatoria.

SDCEs - ¿Existe una fuerte tendencia para digitalizar y guardar documentos en las empresas en Brasil?

CAM - La demanda de servicios de TI en los bufetes de abogados va de la mano con la evolución de la tecnología y el cambio de hábitos. En los últimos años se ha observado una evolución de los equipos. Hoy en día, con un smartphone, puedes consultar los procesos a través de internet, tomar fotos y enviar documentos, interactuar con los sistemas de gestión, etc. Por lo tanto, se ha incrementado la demanda por servicios que optimizan el tiempo y aumentan la productividad.

SDCEs - ¿Cuáles son los beneficios reales?

CAM - Optimización de procesos, que van desde la eliminación del papel, hasta la prestación de servicios en "home office". La digitalización garantiza la seguridad de los documentos y es una medida que impacta en el medio ambiente y, en el campo económico, aumenta la productividad de las oficinas y departamentos jurídicos de las empresas.

SDCEs - ¿Piensa que su modelo de negocio es fácilmente adaptable a otros mercados?

CAM - Sí, en el caso de algunos programas. Cito como ejemplo uno de nuestros clientes, Mahle, quien se llevó el Intersap a Argentina. Los principios de la gestión de software jurídico son aplicables a otros mercados. En el caso de Certus, enfocado al cálculo judicial, no existe esa posibilidad, ya que está programado para la realidad brasileña.

SDCEs - ¿Cuáles son las áreas legales que tienen más demanda de servicios de digitalización y almacenamiento?

CAM - Toda la documentación legal se puede organizar, almacenar y acceder en nuestro sistema; incluyendo los documentos administrativos. Las áreas del Derecho en nuestro país que tienen más demanda de nuestros servicios son Civil y Laboral.

SDCEs - Con las últimas noticias acerca de la invasión de la privacidad por el gobierno de los E.U., ¿por qué confiar que los datos procesados ​​por Macdata no serán violados o compartidos?

CAM - La seguridad de la información es una preocupación constante de las compañías que trabajan en nuestra industria. No podría ser diferente en Macdata. En primer lugar, la información sobre los procesos legales, nuestro fuerte, no son confidenciales, a excepción de los casos en el Tribunal de la Familia.

Pero eso no quiere decir que en algún momento nuestra empresa baje la guardia ante el intento de accesos no autorizados.

Actuamos con barreras de detección de intrusos, y ya han logrado prevenir contra algunos ataques, que probablemente tenían el objetivo de derribar nuestro sitio usando técnicas de saturación, particularmente robots.

Por otra parte, nuestro sistema de almacenamiento cuenta con lo más moderno en el mercado en lo que respecta a tecnologías de redundancia y copias de seguridad. Sin embargo, si alguna potencia o autoridad resolviera implementar una guerra cibernética, se producirá lo que ya ocurre desde hace algún tiempo, sólo que en un ritmo más frenético: se crearán nuevas armas de ataque y, en consecuencia, nuevos sistemas de defensa para hacer frente a ellos.

Este artículo se actualizó por última vez en septiembre 2013

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