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Por qué las herramientas de optimización de nube no pueden reemplazar la estrategia

Las herramientas de optimización de nube pueden ayudar a las empresas a administrar los costos en el día a día, pero solo los objetivos comerciales claros y la gobernanza en torno a los recursos en la nube pueden guiar a una organización a través de momentos de extrema contingencia, como un cambio a un trabajo totalmente remoto.

En noviembre, hablé en un seminario web sobre la optimización de costos en la nube y cerré mencionando dos estrategias clave a considerar: políticas de gobernanza y planificación de contingencias. No le dimos mucho tiempo a estos temas durante el seminario web, pero cinco meses después se convirtieron en la prioridad de decenas de miles de organizaciones que ahora han hecho la transición del personal a un trabajo totalmente remoto.

Me sumergiré en las ideas de gobernanza y contingencias relacionadas con la optimización de la nube, utilizando la lente de la continuidad del negocio para ilustrar la importancia de prestar atención a ambas al optimizar la infraestructura de la nube.

Optimización de nube y estrategia

Con demasiada frecuencia, las conversaciones de optimización de la nube toman una de dos formas. Primero, está la respuesta: «Estamos en la nube, por lo que estamos optimizados automáticamente, ¿verdad?». En segundo lugar, la conversación se centra únicamente en herramientas y servicios de terceros que pueden rastrear y ayudar a optimizar los costos relacionados con el uso de la nube.

Si bien es cierto que los servicios en la nube pueden permitirle escalar fácilmente el uso de sus recursos, y que las herramientas de seguimiento pueden ayudarlo a identificar formas de ahorrar en su factura cada mes, el problema con estos dos enfoques es que ignoran el rol que la estrategia juega en la optimización de la nube. Específicamente, debe saber lo que está tratando de lograr mediante el uso de recursos en la nube en primer lugar.

Sin una estrategia que establezca los resultados comerciales deseados, los esfuerzos enfocados en la administración de costos no necesariamente lo ayudarán.

Piénselo de esta manera: Si desea correr un maratón y descarga un plan de entrenamiento para seguir, puede perfeccionar su forma y rendimiento en cada ejercicio de ese plan. Pero, a menos que esté específicamente diseñado para ayudar a las personas a entrenar para maratones, no le servirá de nada para completar una carrera de 42 kilómetros.

La estrategia no es una preocupación tecnológica; es una preocupación de negocios y de personas. La estrategia define no solo lo que hay que hacer, sino también cuándo y por qué estas cosas deben suceder. En la siguiente sección sobre gobernanza y contingencias, describiré la importancia de comprender quién necesita tener acceso a qué y cuándo, así como también qué sucede si un evento imprevisto cambia su realidad. Ahí, por supuesto, es exactamente donde nos encontramos hoy.

Lidiando con la gobernanza en un entorno remoto

Un amigo con el que hablé esta semana mencionó que la política de gobernanza de la nube de su empresa incluye cientos de niveles de acceso. Si bien, tal vez 50 personas tienen privilegios de TI desde cualquier lugar, las otras decenas de miles no. De repente, todos enfrentaron el desafío de hacer su trabajo de forma remota.

Si no tiene una política de gobernanza clara (o si la tiene, pero está fuera de lugar debido a nuestra realidad actual), puede intentar cerrar el acceso a todo para todos y luego otorgar acceso cuando la gente lo exija. Esa es una opción conservadora que se equivoca del lado de la seguridad. Sin embargo, es probable que cause grandes dolores de cabeza a las personas de TI que deben lidiar con las demandas enojadas de acceso de las personas que no pueden hacer su trabajo.

Lo contrario también es una opción. Puede dar acceso a todo el mundo a todo y trabajar para corregir posibles brechas de seguridad a medida que se hagan evidentes. El principal problema con esta opción es que es una pesadilla de seguridad potencial, pero no por las razones que podría pensar.

Cuando todos en una organización están en la oficina física, se siente normal adherirse a las reglas de gobierno. Además, esas reglas probablemente fueron diseñadas para un entorno en el que los empleados estaban en proximidad física entre sí.

Cuando todos trabajan desde casa, los procesos previamente establecidos que no han sido probados en escenarios del mundo real tienden a fallar. Es probable que las personas en un nuevo entorno se comporten de nuevas maneras. Esto es particularmente cierto para organizaciones con muchos procesos manuales; intentar recrearlos sin la infraestructura de una oficina puede ser demasiado engorroso.

Por ejemplo, imagine que uno de sus desarrolladores necesita más almacenamiento para completar un proyecto, para lo cual necesitan la aprobación de su supervisor. En la oficina, simplemente giraban su silla y dejaban todo despejado; en casa, hacen ping al supervisor digitalmente. Pero el supervisor está en una llamada y no responde de inmediato. El desarrollador puede frustrarse esperando o tener una fecha límite que debe cumplir. Esto puede llevarlos a cargar recursos informáticos a su tarjeta de crédito personal para que puedan realizar la tarea.

De repente, un desglose en la parte de gobierno de la estrategia de una organización puede hacer que su gestión de costos en la nube sea mucho más complicada.

Gestión de costos en un momento de contingencia

La gobernanza, por supuesto, se convierte en una preocupación mucho mayor en un período de extrema contingencia, como cuando su organización pasa del trabajo en la oficina al trabajo completamente remoto.

Por un lado, las organizaciones con infraestructura basada en la nube pueden estar bien preparadas para la transición a operaciones remotas. Por otro lado, la infraestructura en la nube está lejos de ser la única consideración. Las preguntas y problemas comunes incluyen si los empleados tienen el equipo físico que necesitan para hacer su trabajo desde casa y qué tipo de equipo tendrá que proporcionar la empresa.

Y luego está la cuestión de las licencias. Un colega con el que hablé trabaja en una organización que decidió la semana pasada pasar a un trabajo totalmente remoto, con efecto inmediato. La organización se enfrentó a la realidad de que necesitaba 10.000 licencias VPN adicionales y una expansión de su plataforma de administración de dispositivos móviles para permitir el acceso remoto de su personal.

La transición iba a costar millones de dólares en gastos no planificados. Pero la alternativa –hacer que el personal permanezca inactivo durante la (desconocida) duración de la pandemia– fue peor. Aquí, tener una estrategia comercial clara (que, en este caso, implicaba mantener a los empleados trabajando) dejó en claro que el costo inesperado valía la pena en comparación con la alternativa.

Una organización totalmente basada en la nube puede encontrarse en una mejor posición porque los empleados pueden pasar fácilmente al trabajo en el hogar. Pero los problemas aún pueden surgir. ¿Qué pasa si la configuración de la nube fue ineficiente? ¿Qué pasaría si su uso de la nube tuviera redundancias innecesarias y careciera de preferencias de facturación estandarizadas, o no tuviera políticas claras de gobernanza en torno a nuevas instancias o contabilizara el aumento de las tarifas de entrada y salida de datos? Ampliar en respuesta a una crisis solo haría que esos problemas sean más grandes y más caros.

El punto es que la estrategia importa. Una definición clara de los objetivos de negocios permite a todos en la organización comprender exactamente lo que se necesita, cuándo se necesita y por qué. Si bien ninguna organización puede planificar para cada situación, un conjunto claro de objetivos de negocios puede servir como una Estrella del Norte en torno a la cual el resto de una organización puede orientarse.

En los buenos tiempos, esto ayudará a garantizar el uso eficiente de todos los recursos. En tiempos difíciles, ayudará a crear un proceso más sencillo y directo para decidir cómo responder a los desafíos.

Sobre el autor. Chris Rechtsteiner es vicepresidente de ServerCentral Turing Group. SCTG ofrece desarrollo de software nativo de la nube, consultoría de AWS, infraestructura de la nube y servicios globales de centros de datos.

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