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Impresión basada en datos mejora la gestión de TI empresarial

El modelo de impresión basado en datos permite que una organización priorice recursos, ahorre dinero, reduzca la carga de trabajo al área de TI y maximice la seguridad.

Las aplicaciones basadas en datos han transformado la forma en que hacemos negocios y nos comunicamos. Se han vuelto vitales para la toma de decisiones y una nueva moneda en los negocios. Según la Unidad de Inteligencia de The Economist, los datos "son considerados, cada vez más, como la materia prima" que respalda los esfuerzos de una empresa para cumplir los objetivos y las expectativas de los clientes. Las investigaciones indican que 83 % de las empresas utilizan datos para hacer que los productos o servicios existentes sean más rentables.

En este mundo basado en datos, los requisitos del cliente en la industria de impresión ahora van mucho más allá de la salida de página y la calidad de impresión. Si bien la seguridad y la sustentabilidad también son imprescindibles, el análisis se ha vuelto cada vez más importante. De acuerdo con el último estudio “Managed Print Landscape de Quocirca, proporcionar información analítica es el segundo requisito en el proceso de selección de proveedores (con 41 %, en comparación con el 32 % en 2017), justo detrás de la calidad del servicio (con 43 %).

Hay varias razones para la mayor demanda de análisis de impresión. Los tiempos de los departamentos de TI son cada vez más demandantes y dependen de los proveedores de servicios administrados para reducir su carga de trabajo. Esto debido a que cada aplicación y función empresarial tiene algún elemento que involucra tecnología, por lo que los equipos de este departamento ahora tienen un papel más demandante que en el pasado, cuando su trabajo consistía simplemente en mantener el almacenamiento de archivos y el hardware.

La aplicación de análisis basado ​​en datos de impresión puede reducir la cantidad de tiempo que los equipos de TI pasan administrando y manteniendo dispositivos, transfiriendo la responsabilidad a los proveedores de servicios administrados. Hoy, es posible monitorear cientos de puntos de datos del sensor en un solo dispositivo para predecir fallas antes de que ocurran, así como comprender los patrones de uso del dispositivo para entregar cartuchos y otros consumibles, gracias a los motores de análisis de aprendizaje automático.

Otro beneficio de la introducción del análisis en dispositivos de impresión es que brinda conectividad a internet de las cosas (IoT), lo que permite una administración remota completa, ya sea para realizar actualizaciones de seguridad, reparar algunos detalles de manera remota o enviar un ingeniero si es necesario. Todo antes de que el usuario final haya experimentado algún cambio significativo fuera del tiempo.

En temas de presupuesto, cuando examinamos toda la infraestructura de TI, la seguridad es un tema prioritario, seguido del tema de análisis. De hecho, en su reporte Benchmark de Conectividad 2020, Mulesoft predice que 53 % de los líderes de TI planean realizar inversiones en seguridad en 2020, en tanto 48 % las destinará al análisis.

Adoptar un enfoque basado en datos para imprimir puede mejorar la seguridad, ya que las organizaciones pueden administrar y monitorear mejor el acceso a su red, manteniendo la seguridad siempre activa a través de actualizaciones del sistema en tiempo y forma, así como realizar la administración de certificados de manera óptima y regular. Incluso, las organizaciones que manejan información altamente confidencial podrían introducir el monitoreo de contenido, marcando cualquier información confidencial que se imprima para que los equipos de TI puedan bloquearla o investigarla en tiempo real.

Un enfoque basado en datos para imprimir también trae beneficios ambientales. Al comprender cómo una organización utiliza o requiere servicios de impresión a partir de los datos del usuario, se puede reducir la cantidad de dispositivos y obtener información para garantizar que los dispositivos se encuentren en ubicaciones óptimas.

Colocar los dispositivos en lugares estratégicos también aumentará la productividad al identificar cuellos de botella en los procesos y marcar cualquier necesidad de capacitación o educación. Además, al introducir soluciones de liberación de impresión que requieren personal para escanear o iniciar sesión para imprimir, las organizaciones pueden reducir el uso de papel hasta en un 30 %, evitar que los documentos se impriman por error y eliminar los documentos que no se recogen en el dispositivo. Todos estos beneficios pueden proporcionar, de manera similar, importantes ahorros de costos.

El modelo de impresión basado en datos le permite a una organización priorizar recursos, ahorrar dinero, reducir la carga de trabajo al área de TI y maximizar la seguridad. Las aplicaciones basadas en datos ya se están utilizando ampliamente en otros sectores de negocios y TI. Es hora de que se adopten por completo como una parte clave de las soluciones de impresión.

Sobre el autor: John Gagel es gerente senior de sustentabilidad global corporativa en Lexmark.

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