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Gartner: Construya un plan para llevar a los trabajadores de vuelta a la oficina

Los directores senior de investigación de Gartner, Kevin Ji y John McArthur, analizan cómo las empresas pueden planificar y elaborar estrategias para la reapertura de los lugares de trabajo.

La pandemia de Covid-19 ha obligado a las organizaciones mundiales a permitir que los empleados trabajen de forma remota para reducir la tasa de infección. Sin embargo, a medida que las tasas de infección comienzan a disminuir y el encierro disminuye, las organizaciones ahora deben crear un plan y una estrategia sobre cómo volverá a abrir el lugar de trabajo.

Al hacerlo, es esencial que las organizaciones, junto con sus líderes de infraestructura y operaciones (I&O), desarrollen un equipo de respuesta de covid-19 para hacer una transición segura de los trabajadores remotos a la oficina.

El equipo de respuesta debe rastrear todos los datos sobre las tasas de infección y las tendencias de las agencias de salud mundiales, como la Organización Mundial de la Salud o las agencias nacionales. Los países que han comenzado su transición de regreso al lugar de trabajo han seguido un período de espera de 14 días después de que los datos indicaran que habían superado el pico de nuevas infecciones. Durante este período, los líderes deben comunicarse efectivamente con los empleados utilizando una lista de distribución de todos los empleados basados en la oficina.

Los líderes de I&O también deben seguir los siguientes pasos para prepararse para la reapertura de la oficina:

• Organizar espacios de trabajo para permitir el distanciamiento social.

• Suministre máscaras para que el personal las use mientras está en la oficina.

• Establezca un área de cuarentena, como una sala de conferencias, en cada piso de la oficina y exhiba letreros que expliquen las reglas para su uso.

• Proporcione letreros que le recuerden al personal la importancia de las medidas de seguridad, tales como el control de la temperatura corporal, el uso de máscaras, el lavado de manos y el distanciamiento social.

Es vital compartir los planes de la organización con la administración de la propiedad, así como garantizar que la limpieza de la oficina sea exhaustiva y lo más frecuente posible.

Cree una lista de equipos A y B

Los líderes de I&O deben crear una lista de equipos A y B para garantizar que solo la mitad del personal esté en la oficina en un día de trabajo determinado. Esto debe administrarse en los calendarios de los empleados y mostrarse en la oficina, con equipos A/B que cumplan con estas reglas:

• Siempre siga el horario de la lista, sin cambiar o entrar en días no incluidos en la lista, incluso después de las horas.

• Los líderes de I&O deben desalentar fuertemente al personal de reunirse con los asociados del otro equipo en cualquier momento, incluso durante el tiempo personal, ya que hacerlo socava el propósito de los equipos A/B separados.

Organice una reunión virtual para informar a todo el personal sobre las pautas, seguido de una grabación de la reunión.

• Distribuya una lista de verificación de síntomas y haga que los empleados no asistan a la oficina si muestran síntomas.

• Asigne una persona de contacto del equipo de respuesta de covid-19 en caso de emergencia.

• Monitoree las actualizaciones de los funcionarios locales y las organizaciones de salud para confirmar que la oficina puede abrir según lo programado.

El día que vuelva a abrir la oficina, los líderes de I&O deben tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad del personal. También deben proporcionar una lista de prácticas como las reglas de la oficina, las condiciones para reanudar el trabajo y las listas de equipos A/B en el escritorio de cada persona o en un disco compartido. Las organizaciones deben proporcionar a los empleados una plataforma para hacer preguntas, plantear inquietudes y mantenerse informados sobre los nuevos protocolos de oficina. Esto también brinda a los líderes de I&O la oportunidad de recopilar comentarios y modificar las políticas en consecuencia.

Los líderes también deben considerar los siguientes pasos:

• Verifique la temperatura de todos los empleados a la llegada, solo permitiendo que los empleados de cualquiera de los equipos A/B ingresen a la oficina.

• Refuerce las pautas de distanciamiento social con la suspensión de prácticas de etiqueta en la oficina, como el apretón de manos.

• Requiera el uso de mascarillas en la oficina, especialmente en salas de reuniones y comedores.

• Escalone las pausas para el almuerzo para evitar aglomeraciones.

• Designe contenedores para la eliminación de mascarillas.

Defina las responsabilidades del equipo de respuesta

Los equipos de respuesta de covid-19 son esenciales para mantener a los empleados seguros e informados durante los cambios en los protocolos comunes del lugar de trabajo. Los líderes deben proporcionar a todos los empleados los datos de contacto de los miembros del equipo de respuesta a emergencias. Este equipo de respuesta a emergencias será responsable de prevenir y mitigar las infecciones en el lugar de trabajo.

Las tareas de los equipos pueden incluir:

• Mantener al personal informado sobre las prácticas prescritas por las agencias de salud pública, como no darse la mano, lavarse las manos regularmente con jabón durante al menos 20 segundos y no tocarse la cara.

• Compartir actualizaciones de gobierno, administración de edificios y reglas y regulaciones de la compañía con respecto a covid-19.

• Comunicar al personal qué hacer si ellos o un miembro de la familia están enfermos, así como los síntomas que requieren que los empleados se queden en casa.

Si un empleado se identifica como infectado, debe notificar de inmediato a la persona de contacto del equipo de respuesta, también informando al contacto de emergencia del empleado, al gerente de línea y a todo el personal de la oficina. Los empleados que han estado en contacto cercano deben someterse a cuarentena de acuerdo con las pautas médicas. El personal de limpieza debe ser notificado de inmediato para que las áreas afectadas puedan desinfectarse.

Posibilidad de que los trabajadores remotos permanezcan remotos

Basado en los planes de trabajo remotos de las organizaciones, Gartner define tres categorías para diferentes tipos de trabajadores. Los líderes pueden revisar el trabajo y establecer la prioridad para regresar a la oficina usando estas categorías:

• No es posible: Los ejemplos incluyen instaladores de equipos y cableado, personal de mantenimiento y limpieza de equipos, y empleados de la línea de ensamblaje que no pueden trabajar fuera del sitio. Si incluso un equipo básico necesita mantenerse en el sitio, las responsabilidades de la organización incluyen medidas de seguridad (como proporcionar máscaras), compartir el trabajo (como dividir turnos) y proporcionar apoyo psicológico para reducir la ansiedad.

• Posible a un costo: Un ejemplo de esto es la capacitación para nuevos empleados que realizarán actividades en el sitio después de la capacitación. Algunos equipos pueden funcionar de forma remota, pero se beneficiarán de la orientación y el apoyo para los gerentes y empleados para navegar los desafíos logísticos y culturales.

Altamente posible: Los ejemplos incluyen desarrolladores, personal de monitoreo/emisión de boletos y actividades de mantenimiento/parchado de software. Algunos empleados, como los trabajadores del conocimiento, ya pueden trabajar de forma remota al menos parte del tiempo. Los líderes de I&O pueden continuar creando confianza en el equipo, apoyar a los empleados y mantener una conexión social para que la situación sea productiva.

Al utilizar un plan claro y estructurado, las organizaciones y sus líderes de I&O pueden contribuir a procedimientos más seguros de regreso al trabajo para las áreas bajo su control. Al crear un plan de regreso al trabajo, las organizaciones pueden ayudar a prevenir y reducir las infecciones. Además, el plan claramente comunicado puede ayudar a los empleados a regresar cómodamente al lugar de trabajo.

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