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Extendiendo las comunicaciones unificadas

Las empresas deben abordar las comunicaciones unificadas (UC) como un proyecto general que debe aplicarse en todas partes y consistentemente.

En el último par de décadas, el número de opciones de comunicaciones digitales para la mayoría de los trabajadores se ha disparado, trayendo con ellos sobrecarga de información y ansiedad de bandeja de entrada pos-vacaciones ahora solo contrarrestada al llevar los dispositivos móviles a todas partes. Donde una vez simplemente el no contestar el teléfono o no abrir el correo cortaba las interrupciones, ahora la mayoría tiene múltiples formas de telefonía –en línea, móvil, de escritorio– mensajería instantánea, correo electrónico y una gran cantidad de redes sociales que claman por su atención.

Podría parecer más fácil si uno de los mecanismos preferidos para la comunicación se convirtiera en el estándar para cada individuo; sin embargo, las cosas no son tan simples. Las preferencias de comunicación individual varían en función de la tarea que se realiza, y si bien esto puede verse claramente en las comunicaciones personales, comportamientos muy similares son igual de frecuentes en el lugar de trabajo.

Esto significa que los empleadores deben proporcionar una amplia bolsa o kit de herramientas de comunicación que, sin duda, serán agregadas a aquellas que los empleados traen por sí mismos.

Sin embargo, tener que cambiar de una tarea a otra puede ser muy disruptivo, de ahí el surgimiento de la idea de reunir las múltiples vertientes de comunicación, conocida como comunicaciones unificadas (UC) o para algunos vendedores como comunicaciones unificadas y colaboración (UC&C).

Por desgracia, la unificación de las redes de comunicaciones y la instalación de 'tuberías' fue inicialmente visto como el aspecto más importante de esto, especialmente por la mayoría de los proveedores y aquellos en TI encargados de la gestión de la infraestructura. Sin embargo, el elemento crítico para el individuo (y el negocio) es lidiar con el flujo de trabajo y las interrupciones, ya que afectan la productividad del personal. También impacta el trabajo conjunto con colegas y terceras partes, y así introduce una necesidad apremiante por ordenar el elemento de colaboración, ya que este afecta la productividad global de los procesos de negocios.

Entonces, ¿cuál es la mejor estrategia para abordar las comunicaciones unificadas? Lo más importante es reconocer que, en última instancia, se trata de conectar a la gente, no solo a las redes. Por lo tanto, las UC son tan fundamentales como el corazón de las comunicaciones de negocios tradicionales a través del sistema telefónico, la centralita privada o PBX.

Cuando inicialmente se le vendió a muchas organizaciones la idea de las UC, era un elemento de la PBX que obtuvo su atención ya que UC presentaba a menudo como una forma más barata de hacer llamadas telefónicas y simplificar la gestión de red a través de telefonía IP. Estos no son un fiel reflejo de los beneficios de la UC, ni tampoco justifican el costo total de la inversión, sobre todo cuando se necesitan nuevos equipos de red.

Los beneficios reales provienen de cómo UC simplifica las tareas de las personas, no solo simplifica la red. UC tiene que proporcionar mecanismos y opciones flexibles, que ofrezcan las herramientas adecuadas que puedan ser seleccionadas para una comunicación y colaboración productiva y eficiente.

Está claro que el uso de negocios de las UC abarca un enorme conjunto de capacidades, desde la inmediatez de los mensajes hasta compartir contenidos ricos en medios. Su uso eficaz, sin embargo, requiere un comportamiento de usuario ágil para que sea capaz de deslizarse sin problemas entre estos diferentes tipos de medios de comunicación. Esto requiere coherencia en el enfoque y el despliegue, de lo contrario los empleados pasarán más tiempo centrándose en la herramienta que en el trabajo.

¿Por qué es ahora importante impulsar las UC en todos los rincones del negocio?

En primer lugar, porque los patrones de trabajo están cambiando; más personas están trabajando desde su casa, en movimiento o de manera flexible en múltiples localidades a través de sus centros de trabajo. Muchos están trabajando en lugares remotos e incluso los que se sientan en los escritorios tradicionales, oficinas y áreas de sus lugares de trabajo "estáticos" a menudo tienen muchas más conexiones hacia los compañeros de trabajo a distancia que en el pasado.

En segundo lugar, hay una necesidad de colaboración 'libre de fricción'. El Internet y la globalización son grandes niveladores y así, ganar cualquier ventaja o simplemente mantenerse por delante de la competencia es cada vez más difícil. Las presiones económicas hacen que los grandes presupuestos ya no sean fáciles de conseguir, y las organizaciones tienen que sacar más de sus activos y esto incluye a obtener el mejor partido de su fuerza de trabajo, no solo individualmente, sino como un equipo colectivo.

El reto de las UC es que deben ser aplicadas en todas partes y consistentemente, lo que lleva a la necesidad de una inversión significativa en una amplia gama de elementos: software para clientes de UC, hardware diverso de nuevos teléfonos IP, servidores y servicios para asegurar el éxito del despliegue. Todos los elementos son importantes para evitar las dificultades encontradas cuando se mueve a un despliegue de producción empresarial de gran escala.

Poner todos los elementos en sincronía requerirá la certeza de la financiación hasta el término del proyecto. Podría estar bien probar diferentes elementos para ver dónde están las preferencias con diferentes características o herramientas, pero una vez tomada la decisión, las UC tienen que ser un salto gigante, no un pequeño paso timorato. La 'U' podría significar unificada, pero también podría igual de fácil significar ‘universal’, ya que se trata de lograr eso, para que se dieran cuenta de sus beneficios reales.

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