Olivier Le Moal - Fotolia

Gestionar Aprenda a aplicar las mejores prácticas y optimizar sus operaciones.

Equipo de mejora continua: Cómo mejorar para la transformación de negocios

El equipo de mejora continua, si tiene éxito, podría ir perdiendo su trabajo. Pero el equipo puede permanecer crítico para una empresa al asumir un trabajo de transformación de mayores apuestas.

En los negocios, el cambio es una constante. En la mayoría de las empresas, cada rincón del negocio se enfrenta constantemente con factores tales como las nuevas regulaciones, las nuevas tecnologías, la evolución del mercado, las revisiones de los productos, etc. En respuesta, la empresa típicamente adopta un enfoque restringido al atender los requisitos impuestos por los nuevos factores, sin consideración por el cuadro operativo más grande.

Esto, por supuesto, afecta la operación de TI y su capacidad para mantener niveles aceptables de soporte de aplicaciones. Las solicitudes de proyectos de entrega rápida se abren camino hacia la puerta de TI, y los atrasos se convierten en la norma.

Con esta dinámica instalada, cada empresa evoluciona a un estado de mediocridad operativa con el tiempo. Los cambios constantes incontrolados de bajo nivel, que ocurren en los flujos de trabajo y en la actividad cotidiana de un proceso son normales, pero cualquier operación o producto tiene solo cierto nivel de elasticidad y puede absorber ciertos cambios antes de que empiece a romperse. El impacto acumulativo de estos cambios de bajo nivel es, finalmente, la ineficiencia y luego la ineficacia.

Mientras que la mayoría de los cambios en un proceso o flujo de trabajo se absorben durante muchos años, van sumándose y eventualmente causan la introducción de actividades de trabajo manual. Esto hace que el trabajo vaya deslizándose hacia la sub-optimización. Este ciclo de optimización y una evolución gradual a la sub-optimización es normal. No hay manera de evitarlo.

Por ejemplo, considere la cuestión del mantenimiento del automóvil. A medida que las piezas del automóvil se desgastan, se reemplazan con piezas que deberían caer en un rango de tolerancia relacionado con esa parte. Pero, tarde o temprano, el efecto acumulativo de las diferencias de tolerancia en las partes, que son cada una cercana a las especificaciones originales, es un cambio incremental pequeño lejos del funcionamiento óptimo. Eventualmente, el automóvil alcanza un punto en el que el efecto combinado de los reemplazos es el rendimiento inconsistente. Si las tolerancias se alinean bien, el automóvil funciona. Si no se alinean correctamente, el automóvil deja de funcionar o se desgasta rápidamente.

Grupos de CI listos para un papel más grande

Hacer estos cambios de bajo nivel en el flujo de trabajo y las tareas es el papel tradicional de los equipos de mejora continua (CI). Estos equipos existen en varias formas en las empresas, incluyendo equipos Six Sigma, de mejora de la calidad y de análisis de rendimiento. Si bien las técnicas de mejora de calidad comenzaron en la fabricación, la mayoría de las empresas de hoy en día tienen algún tipo de equipos de gestión de calidad o rendimiento. Los equipos se enfocan en hacer mejoras operativas de alto rendimiento relativamente pequeñas, y otros pequeños cambios relacionados con el cumplimiento o la resolución de problemas, en lugar de grandes cambios de misión crítica.

Al igual que todas las áreas de negocio, la financiación y los niveles de personal del grupo de CI aumentarán a medida que tengan más éxito; en este caso, obtener mayores beneficios. Estos equipos prosperan cuando se centran en proyectos rápidos, simples y de alto beneficio. Sin embargo, a medida que se tratan proyectos cada vez más rápidos y con grandes ganancias, el grupo debe pasar a proyectos de menor valor. En este punto, el beneficio, y por tanto el valor, disminuyen y el personal y el presupuesto de CI se encuentran en la proverbial "guillotina".

El éxito del equipo de mejora continua es, por lo tanto, excelente para la empresa, pero no para el propio equipo. Esto es una trampa para CI. Cuanto mayor sea su éxito, más corta será su longevidad, ya que literalmente trabaja hasta perder un papel significativo en la empresa. Esta realidad es la razón por la cual el grupo de CI debe evolucionar y convertirse en actores en el espacio de transformación empresarial en las compañías.

La práctica actual de CI se especializa en eliminar tareas del trabajo o trabajo por pasos y, a veces, simplificar la actividad. Pero las competencias y habilidades necesarias para esta mejora de nivel de detalle no son las mismas que las necesarias para proyectos más grandes de transformación de negocios. A medida que se inicia este proyecto más grande de transformación de misión crítica, el personal de CI a menudo no puede proporcionar las habilidades necesarias. Esto limita la flexibilidad del grupo y su capacidad para proporcionar mayores beneficios.

Debido a que los equipos de mejora continua normalmente han dominado muchas de las habilidades que se necesitan para los proyectos de misión crítica, son el objetivo más probable de la inversión de capacitación y terreno fértil para la construcción de una sólida competencia de transformación de negocios. Hacerlo permitirá que el equipo de mejora continua sea eficaz tanto en proyectos de mejora continua, como de transformación empresarial.

Perspectivas de futuro: transformación de apuestas altas

Cuando la transformación del negocio y la mejora operativa se ven a través del tiempo, surge un claro ciclo de mejora y transformación. Este ciclo típicamente implica un cambio más grande de tipo transformación, con períodos de pequeñas mejoras. Debido a que este es un ciclo largo, a menudo pasa desapercibido.

En TI, nos transformamos en la década de 1970 cuando fuimos a los sistemas en línea (aplicaciones CICS que utilizaban "pantallas", el término monitor no fue ampliamente utilizado por otros 10 años). Nos volvimos a transformar a mediados de los 80 con las PC y de nuevo con internet. Yo fui parte de estas transformaciones. Y ahora hay transformaciones aún mayores por venir con los sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial (AI), soportados por la nube, big data e incluso una tecnología informática más rápida y flexible. Las transformaciones del pasado fueron perturbadoras e invasivas, pero fueron fundamentales para ayudar a las empresas a competir y, por lo tanto, a permanecer en los negocios. La transformación que está llegando probablemente resultará ser aún más crítica para las empresas, porque refleja el cambio de tecnología avanzada en manos de personas en todo el mundo.

Para ayudar en la próxima transformación, las empresas tendrán que construir capacidades de transformación de negocios y de TI que representen la próxima evolución de CI y BPM.

Con estos factores en juego, muchos expertos de la industria y CIO están decidiendo que el objetivo real de la transformación de negocios y de TI es la flexibilidad, no un solo producto o capacidad. Muchas personas creen que esta flexibilidad será un diferenciador competitivo crítico en el futuro, y que mudarse a este tipo de entorno debe ser considerado en cada proyecto de transformación.

Con el objetivo de la flexibilidad, los CIOs, el departamento de TI y el entorno tecnológico resultante estarán en mejores condiciones de responder a los requisitos de CI, y el grupo tendrá un tiempo más fácil evolucionando hacia uno que apoye la verdadera transformación. También ayudará que los analistas de negocio de CI evolucionen hacia analistas de procesos y arquitectos de procesos. .

Definiciones

Transformación del negocio: El replanteamiento y rediseño de partes significativas de una operación empresarial, desafiando el pensamiento actual y las capacidades de soporte de TI. Las transformaciones tienden a ser cíclicas, con períodos bastante largos de trabajo de mejora continua entre las transformaciones.

Mejora continua: Proyectos estrechamente enfocados para eliminar problemas, mejorar la eficiencia, reducir ciertos costos y abordar las regulaciones gubernamentales. Estos tienden a ser proyectos pequeños y rápidos que pueden o no resultar en cambios en los sistemas de aplicación.

Profundice más

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close