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El mundo pos pandémico exige una nueva estrategia de videoconferencia

Es posible que la sala física ya no sea donde se realizan las reuniones de negocios, incluso después de una pandemia. Se requiere una nueva estrategia de videoconferencia para que las empresas sigan siendo productivas.

Cada vez está más claro que, cuando los empleados estén listos para regresar a la oficina, las condiciones serán bastante diferentes de lo que eran antes de la pandemia. En estos días, es difícil predecir qué pasará dentro de una semana, por lo que es imposible pronosticar exactamente cómo utilizaremos el video comercial dentro de un año. Pero es seguro decir que el uso del video comercial continuará siendo un orden de magnitud mayor de lo que era antes de la pandemia.

Examinemos algunos escenarios posibles que influirán en una estrategia de videoconferencia.

Posible futuro 1: Riesgo continuo de pandemia. En este escenario, ni el tratamiento ni la vacuna se desarrollan rápidamente. COVID-19 sigue siendo un riesgo continuo. En esta situación, es probable que, aunque sea parcialmente, regresemos a la oficina, pero se mantendrá el distanciamiento social. Las áreas de cubículos que antes tenían capacidad para 20 personas ahora tienen capacidad para cuatro, con los cubículos abiertos que sirven como barreras sociales de distancia. Las salas de conferencias para diez personas ahora están limitadas a tres personas. El equipo de ventas puede entrar y usar un área de trabajo los lunes y jueves y trabajar de forma remota el resto de la semana, mientras que el desarrollo de productos puede usar ese espacio los martes y miércoles. La mayor parte del trabajo continuará realizándose en casa siempre que sea posible.

Posible futuro 2: Menor riesgo con continuas preocupaciones crecientes. El riesgo asociado con el COVID-19 se reduce drásticamente. Gracias a algunos avances médicos, la mayoría de la población es inmune o tratable, pero algunos todavía están en riesgo. Todavía se recomiendan o requieren muchos comportamientos sociales pandémicos, pero las condiciones son generalmente más seguras. Aun así, muchas personas están preocupadas por la enfermedad y la exposición en general y se sienten incómodas si tienen que trabajar estrechamente con otras personas en espacios pequeños durante largos períodos de tiempo. La situación de la oficina sería una versión ligeramente relajada del posible futuro 1.

Posible futuro 3: Riesgo cero. En este escenario poco probable, encontramos una manera de inmunizar a todos en el planeta contra el COVID-19 y cualquier otra enfermedad o virus transmisible de persona a persona. Regresar a la oficina no plantearía dificultades. Sin embargo, muchos creen que el uso del video comercial se mantendría en niveles mucho más altos que antes de la pandemia.

Más video en cualquier escenario

¿Por qué el uso del video permanecerá en niveles altos? Porque esta vez es diferente. Durante emergencias anteriores, el video comercial era lo suficientemente bueno como para usarlo como respaldo de las reuniones en persona, pero aún había limitaciones. La tecnología simplemente no estaba lista para ser el principal medio de trabajo con colegas. Hoy, ese ya no es el caso. El video comercial es más que suficiente hoy. Proporciona una experiencia impresionante. El video comercial, utilizado correctamente, es atractivo para las personas. En muchas circunstancias, los empleados descubren que pueden ser tan –o incluso más– productivos trabajando desde casa como lo fueron en la oficina.

Antes del COVID-19, las compañías usaban video cuando tenían que hacerlo. Era la alternativa desfavorable a reunirse en persona. En los últimos meses, el mundo ha aprendido que este pensamiento estaba mal. Podemos ahorrar el dinero de la gasolina, ahorrar tiempo de viaje, ahorrar una gran cantidad de mantenimiento y administración de las instalaciones, y permitir a nuestros empleados tener un mejor equilibrio entre la vida laboral y la vida personal sin sacrificar la productividad. La gente quiere trabajar desde casa, al menos unos días a la semana, y muchos CEOs y jefes con los que he hablado dijeron que no tienen intención de obligar a sus empleados a viajar cinco días a la semana una vez que esta pandemia haya disminuido.

Como resultado, las empresas deben tener una estrategia de videoconferencia pos pandémica que permita y capacite a sus nuevos equipos de trabajo desde el hogar, o trabajo parcial desde el hogar. Necesitamos cambiar la forma en que pensamos sobre las reuniones. Antes de la pandemia, se programaron reuniones dentro de las salas físicas y se invitó a los participantes remotos a asistir por video. Ahora, debemos pensar en la reunión como en la nube. La sala de reuniones físicas es solo uno de los asistentes, en igualdad de condiciones con las personas que se conectan desde sus oficinas domésticas.

Reestructurar el espacio de trabajo para las demandas modernas

Es casi una reinvención de nivel superior del espacio de trabajo. El edificio físico de oficinas ya no es el único lugar donde se realiza el trabajo. La nube es ahora el espacio de trabajo, y la oficina física es simplemente un lugar conveniente para conectarse a la nube para hacer ese trabajo.

Parte de esta nueva dinámica es que todos en su oficina necesitarán una licencia o una cuenta para el servicio de video, pero no todos necesitarán un cubículo físico. De nuevo, esto es un cambio completo de lo que era antes, donde todos tenían un cubículo y solo unos pocos trabajadores remotos requerían cuentas de video para llamar a la sala de reuniones. El cubículo era donde se realizaba el trabajo real y el video era una conveniencia cuando se deseaba. Ahora, es todo lo contrario.

Al utilizar este enfoque basado en la nube como parte de una estrategia de videoconferencia, las empresas no solo estarán listas para la post pandemia, sino que estarán listas para la próxima. Si los flujos de trabajo se rediseñan para aprovechar las reuniones basadas en la nube, en lugar de ser definidas por reuniones en una sala, las empresas no perderán ni un minuto de productividad la próxima vez que la oficina tenga que cerrar y todos estén atrapados en casa.

En el mundo previo a la pandemia, las organizaciones darían la bienvenida a nuevas personas al caminar por la oficina y todos se saludarían de mano antes de acomodarse en sus cubículos. Podrían obtener una cuenta de video si realmente la necesitaran. Hoy, en el futuro previsible, esos nuevos empleados serán presentados a sus colegas por video y recorrerán las salas de chat del equipo en lugar de los espacios físicos de reunión. Pueden obtener un cubículo si realmente lo necesitan.

Proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan

Esta transición también significa que las empresas tienen que capacitar a los nuevos empleados, así como a los actuales, en video, como solían hacer con la configuración de su oficina. Proporcione a los trabajadores una cámara web de nivel profesional, un auricular adecuado y los demás periféricos que puedan necesitar para permitir una experiencia de calidad en las llamadas de negocios. Enséñeles los conceptos básicos de la iluminación frontal, cómo evitar el eco y los otros ABC del video comercial. Prepárelos para el éxito.

Finalmente, las compañías necesitan planificar su estrategia de videoconferencia pos pandemia para el peor de los casos. Una infraestructura de video que puede soportar el trabajo 100% remoto está lista para cualquier cosa. Cada trabajador tendrá la libertad de trabajar desde casa cuando tenga sentido y ustedes estarán listo para la próxima crisis. Planeen para lo peor; esperen lo mejor.

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