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Cómo elegir un ERP que maneje la contabilidad electrónica

Elegir una solución ERP implica ponderar una serie de características a las que debe añadir la capacidad de manejar la contabilidad electrónica.

Este 2015, las empresas mexicanas deben alinear sus operaciones diarias a la disposición dictaminada por la autoridad fiscal, lo que las obliga a implementar la contabilidad electrónica como parte de sus procesos.Es posible adoptarla a través de diferentes herramientas, uno de los cuales es apoyarse en un sistema administrativo ERP (Enterprise Resource Planning) que la incluya y pueda ayudar al cumplimiento de todos los requerimientos que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México exige.

Almir Pereira

Actualmente existen diversas soluciones de gestión ERP que permiten llevar un buen manejo contable, pero si no se cuenta con una de antemano, es fundamental elegir una que se adecúe a las necesidades concretas de la empresa, de acuerdo a su giro de negocios. Estos son algunos criterios para elegir el sistema más adecuado para su empresa:

  • Debe facilitar el núcleo del negocio. Jamás se debe perder de vista el giro o actividad principal de la empresa para genera una buena sincronía entre las actividades comerciales y el manejo contable de las mismas, sin necesidad de “reprocesos" o la intervención de terceros. Por ejemplo, para una empresa comercializadora, la solución ERP debe ofrecer soluciones que permitan controlar las operaciones en el punto de venta; para una empresa manufacturera, el ERP debe ser capaz de atender las operaciones de producción y costeo.

  • Debe integrar todos los elementos contables solicitados por el SAT. Parte de la tarea de los proveedores de software ERP en México es ofrecer una solución totalmente alineada al SAT; es decir, debe manejar Pólizas Contables, Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y permitir la generación de archivos en formatos XML para garantizar la utilidad de estos ante la tributación fiscal. No basta con generar estos archivos, hay que poder manipular los provenientes de proveedores, clientes y terceros que interactúan con el negocio.

  • Debe ofrecer Facturación Electrónica ya timbrada. Al abordar este tema con su proveedor, solicite que la solución sea capaz de ofrecer facturación electrónica timbrada a través de un PAC certificado. En caso contrario, tendrá que darse a la tarea de buscar uno por su cuenta y  adaptar el proceso. Actualmente existen opciones en el mercado con esta solución ya integrada que permiten elegir el PAC que más convenga de la lista de PAC Certificados con los que se tiene convenio. 

  • Debe ofrecer la mejor relación costo-beneficio. El presupuesto asignado para este proyecto debe tener como meta efectuar una inversión que genere un beneficio no solo a corto plazo y por mero cumplimiento tributario. Si se va a realizar una inversión, vale la pena hacerlo con una solución que beneficie al negocio a mediano y largo plazo.

  • Debe tener un enfoque verticalizado y permitir un manejo integral y actualizado de las operaciones. Es muy importante identificar lo que realmente se necesita cubrir en la empresa, para evitar seleccionar un sistema ERP que sobrepase los requerimientos o que se limite a resolver las necesidades básicas del momento. Por ello, se recomienda optar por un ERP cuyo enfoque atienda las particularidades del giro al que pertenece la empresa y que sea flexible y escalable para que  acompañe el crecimiento de la compañía con la posibilidad de  implementar módulos adicionales cuando sea necesario o descargar actualizaciones para mantenerse al día en disposiciones fiscales y operativas.

Al tomar una decisión sobre qué software ERP elegir para cumplir con la contabilidad electrónica, tenga presente una visión en la que se evalúen todos los aspectos aquí mencionados para adquirir una herramienta que represente una buena inversión, no solo por facilitar el cumplimiento de  la normativa fiscal, sino que además potencialice la competitividad y eficiencia de la empresa. 

Sobre el autor: Almir Pereira es director comercial de Softland México.

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