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Cinco maneras de hacer sus reuniones más productivas

Estos consejos le permitirán dinamizar las reuniones de trabajo en la empresa, y evitar el derroche de tiempo en vano.

Aquellos ejecutivos que han echado un vistazo a sus calendarios últimamente saben que las reuniones van a la alza. Tenemos reuniones para hacer planes, para colaborar y para comunicar; todas y cada una de ellas va tomando relevancia adicional a medida que las compañías trabajan vía satélite y permiten a sus empleados trabajar desde casa.

Gustavo Boyde

Aun así, muchos empleados tienen quejas sobre la pérdida de tiempo y energía valiosos en esas reuniones. Y la cantidad de tiempo desperdiciado va en aumento. De acuerdo con un estudio de OVUM y join.me por LogMeIn, los ejecutivos senior pierden un promedio de cinco días enteros y 19 horas cada año por reuniones que empiezan tarde. En la medida en que las compañías tratan de ser más atractivas y productivas, la forma en que dirigen sus reuniones necesitan ser ejemplares para adaptarse a una fuerza laboral más joven y colaborativa, acostumbrada a reuniones virtuales, a la medida.

Con esto en mente, les ofrecemos cinco maneras de hacer más productiva una reunión y acortar todo ese tiempo perdido:

  1. Deje el proceso y concéntrese en los resultados. No existe una razón para que todas las reuniones deban estructurarse siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrese en lo que quiere lograr y ajuste los tiempos de reunión acorde a esos logros. Si hay algún punto clave  que necesite ser discutido, lidie con él y deje otros temas de la agenda para ser resueltos más adelante. 

  2. Arregle los problemas técnicos. ¿En cuántas ocasiones ha tenido dificultades para realizar una reunión por marcar mal el número telefónico? De acuerdo con el estudio mencionado, hay cinco  grandes razones para que las reuniones sean retrasadas: Dificultades técnicas con software, información incorrecta de la conferencia, actualizaciones necesarias del software, no saber quiénes estarán durante la reunión, y números incorrectos o complicados para llamar. Todo esto, en conjunto, puede generar muchas frustraciones. Las compañías pueden eliminar esos dolores de cabeza con herramientas de colaboración y reuniones virtuales, que proporcione reuniones en tiempo real e intuitivas, integradas con audio, interacción en video, sin descargas extras requeridas.

  3. Manténgalas cortas y flexibles. Al organizar una reunión, resulta tentador incluir a todos los que en alguna ocasión estuvieron involucrados con el proyecto. Pero cuando la lista de involucrados sigue creciendo, puede llegar a ser difícil tomar una decisión con rapidez.Muchas compañías están mudando sus dinámicas de reuniones largas y formales a favor de reuniones cortas, relajadas y que permitan discutir metas específicas. Limitar el número de personas requeridas en la junta hace la conversación más efectiva.

  4. Hágalo divertido. Una tediosa plática o una extensa presentación de Power Point puede volver papilla el cerebro de todos. Eleve el nivel de atención siendo creativo en sus reuniones. Sea más ligero y con humor, cuente alguna broma o muestre imágenes interesantes para introducir el siguiente tema. Puede incluso hablar con las personas que usualmente están tranquilas y quietas para mantenerlas alertas o atentas. Déle a sus empleados razones para estar alerta y aportar en las reuniones.

  5. Rompa los grupos. La colaboración es la razón de ser de cualquier reunión, pero es difícil intercambiar ideas con alguien a quien apenas se conoce. Intercale los asientos y motive a todos a interactuar con nuevas personas durante y después de la reunión.

Con estos cinco tips, podrá realizar reuniones más productivas y estará en camino de recuperar cinco días de su vida.

Sobre el autor: Gustavo Boyde es gerente de marketing regional para Log Me In LATAM.

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