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Cinco pesadillas que las PyMEs pueden evitar con soluciones tecnológicas

Modernización, ciberseguridad, experiencia del cliente, gestión de recursos humanos y manejo financiero son cuatro áreas básicas que pueden esconder enormes sustos para las empresas pequeñas sin el apoyo tecnológico adecuado, dice Oracle.

Uno de los mayores desafíos en México es automatizar y digitalizar la administración de las PyMEs (que, según datos del INEGI, representan el 95% del tejido empresarial) para que, tan solo con un clic, desde el lugar donde se encuentren, su director pueda contar con información útil y actualizada sobre la misma y pueda tomar decisiones acertadas.

Por esta razón, contribuir a su fortalecimiento, crecimiento y estabilidad es clave para el bienestar económico y su competitividad, y la automatización de procesos es una herramienta para lograrlo. Sin embargo, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), solo alrededor del 40% de las compañías mexicanas tienen un cierto grado de automatización administrativa.

“Cuando el fantasma de la obsolescencia tecnológica ronda cerca de tu empresa y te aterroriza con la amenaza de llevarse a tus clientes, ¿sabes a quién llamar? Los asesores profesionales (…) ayudan a ejecutar la transformación digital de las PyMEs de forma ordenada, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo los costos de operación, abriendo la puerta al análisis de los datos y ayudando a descubrir posibilidades infinitas”, expresa Luis Arias, director de transformación en Oracle de México.

A propósito de Halloween, Oracle presenta cinco obstáculos que las PyMEs deben superar para que no se conviertan en historias de terror y cómo pueden usar la tecnología para superar las peores escenas de miedo:

Pesadilla 1. “Hagas lo que hagas, no te quedes dormido” (Freddy Krueger, Pesadilla en Elm Street

Así como en la historia de terror de Freddy Krueger, donde las peores pesadillas se vuelven una realidad para quienes se quedan dormidos, fuera de las películas ocurre algo similar con los negocios. Hay una percepción de que la tecnología de punta no es para las pequeñas empresas y que, además, es muy costosa. Se cree que su adopción es un gasto innecesario e incluso pareciera que algunas PyMEs le “tienen miedo, mucho miedo” por considerarla complicada, por lo que reducen su uso a aplicaciones de mensajería. Pero “quedarse dormido” frente a la modernidad puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza.

Actualmente, existen soluciones de acceso libre que corren sobre infraestructuras de nube bajo el modelo del "pago por uso”, e inclusive plataformas sin costo para que puedan construir aplicaciones completas y experimentar sin incurrir en costos. Haga lo que haga, no se quede dormido.

Pesadilla 2. “Todo el mundo tiene derecho a un buen susto, ¿eh?” (Halloween)

La película de “Halloween”, donde Michael Myers acecha a sus víctimas con armas letales indiscriminadamente, deja una gran lección: ante una amenaza, nadie está a salvo. En la vida real, los hackers salen al ciberespacio a cazar a sus víctimas y las PyMEs son una presa fácil. Esto va más allá de un “buen susto”, porque las micro y pequeñas empresas no suelen contar con medidas de seguridad robustas, contraseñas fuertes, antivirus y procesos internos rigurosos.

Kaspersky estima que seis de cada 10 PyMEs víctimas de un ciberataque no lo superan y terminan cerrando el negocio meses después, incluso pagando altas sumas de dinero por rescates de datos y perdiendo la reputación ante sus clientes. Las pérdidas por delitos cibernéticos, según cifras del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), llegarán a 6.000 millones dólares a las empresas este año.

La seguridad de los sistemas es la única forma de garantizar el éxito en los negocios actuales. Según predicciones de Oracle, para 2025, los ataques de ciberseguridad serán cada vez más sofisticados con la incorporación de la internet de las cosas y la inteligencia artificial. Esto también aplica a las PyMEs, aunque éstas no se consideren suficientemente importantes o con suficientes datos relevantes como para ser atacadas por los ciberdelincuentes.

Frente a esto, existen soluciones y herramientas diseñadas específicamente para respaldar y proteger a los negocios, cuidando los datos según los estándares de seguridad y cumplimiento más altos en la industria.

Pesadilla 3. “Nunca digas ‘enseguida vuelvo’, porque no volverás” (Scream)

En el thriller Scream, uno de los protagonistas se burla de las series de terror diciendo que cuando algún personaje dice “vuelvo enseguida”, seguramente morirá. Reflejado en la realidad de las PyMEs, uno de los miedos más comunes de estas empresas es no consolidar la relación con sus clientes y que les digan la aterradora frase: “enseguida vuelvo”, sinónimo de que no volverán.

A falta de herramientas y soluciones, muchas PyMEs se sienten a la deriva frente al conocimiento de los gustos de sus clientes, cómo encontrarlos o de qué manera manejar los procesos de solicitudes, quejas y reclamos. Según una encuesta de Zendesk en 104 países, 7 de cada 10 consumidores afirman ser más severos con las pequeñas y medianas empresas.

Otro estudio calcula que 73% de los consumidores espera un nivel de personalización en todas las formas de interacción. Por esto, conocer al usuario es lo que puede marcar la diferencia para un negocio, especialmente cuando se trata de compras en línea. Los clientes rara vez compran en una sola sesión y la mayoría revisa sus teléfonos más de 150 veces por día. Estas sesiones son micromomentos o pequeños puntos críticos dentro del recorrido del consumidor donde una empresa puede ganar o perder.

Oracle recomienda que, a medida que los consumidores crean innumerables combinaciones y trayectorias en sus compras, las organizaciones deben considerar fusionar sus plataformas y estrategias de comercio y servicio para ofrecer una experiencia sin traumatismos y definida libremente por los consumidores, sin importar el canal de comunicación.

El contacto y el seguimiento a los clientes pueden ser producto de un relacionamiento basado en la información y datos apoyado por aplicaciones y plataformas de experiencia del cliente, para personalizarla adecuadamente. Recuerde que la confianza es uno de los pilares donde está cimentada la relación entre los negocios y los clientes, y perderla no solo es una de las peores pesadillas, sino uno de los errores más graves que cometen las PyMEs.

Pesadilla 4. “Hoy es un buen día para un exorcismo” (El Exorcista)

En América Latina, las PyMEs contribuyen a la generación del 67% de los empleos en la región. En el caso de México, estas constituyen casi el 70% del empleo formal y aportan al 52% del Producto Interno Bruto (PIB) nacional. Para estas empresas, tener problemas con sus colaboradores es una pesadilla, ya sea por no contar con el personal adecuado, contratar a personas que no se ajustan al cargo, no tener control sobre el rendimiento de los colaboradores, tener constantes rotaciones, no tener personal con capacitación adecuada, no tener claridad sobre evaluaciones de desempeño y temas como la nómina y vacaciones, o enfrentar acciones legales.

Acostumbrarse a manejar estos episodios puede semejarse a una escena de la película “El Exorcista”, por la actitud de que todos los días pueden ser “un buen día para un exorcismo”, tanto para los colaboradores como para el encargado de recursos humanos o el director. Felizmente, existen soluciones tecnológicas que hacen de la gestión de recursos humanos una experiencia óptima y fluida, sobre todo en momentos como el actual, en el que la pandemia ha modificado los hábitos de trabajo.

Además, según un estudio realizado por Oracle y Workplace a más de 12 mil empleados, gerentes, líderes de recursos humanos y ejecutivos de nivel gerencial en 11 países, la pandemia del COVID-19 ha aumentado el estrés, la ansiedad y el agotamiento de las personas de todo el mundo. Para 75% de los encuestados, la inteligencia artificial fue de mucha ayuda para mejorar su salud mental en el trabajo porque les proporcionó la información necesaria para hacer su trabajo de manera más efectiva (31%), automatizó tareas y disminuyó la carga de trabajo para prevenir el agotamiento (27%), y redujo el estrés al ayudar a priorizar las tareas (27%).

Pesadilla 5. “El dolor no se va. Solo le hacemos espacio” (The Walking Dead)

Si hay algo que se vive con terror en una organización son los cierres financieros. Cada fin de año fiscal es un momento de estrés y angustia por cumplir los plazos legales, y de extenuantes horas invertidas en la evaluación de cada número.

Quienes tienen la responsabilidad de llevar a cabo esta tarea seguro recuerdan siempre la expresión de la serie “The Walking Dead”: “El dolor no se va. Solo le hacemos espacio”, y se limita a sobrevivir esas horas que parecen una eternidad. Especialmente si es una PyME que elabora sus informes contables usando hojas de cálculo, que alimentan de forma manual, con procesos muy largos y con una alta probabilidad de generar errores a lo largo de la cadena.

Para evitar que los responsables financieros se conviertan en zombies, Arias de Oracle aconseja a las PyMEs hacer uso de plataformas que incluyan aplicaciones de ERP y EPM que les permitan tener cierres financieros inteligentes, organizados, transparentes y adaptables a sus negocios. Estas plataformas “ayudan a los equipos de finanzas a mejorar la toma de decisiones con información en tiempo real, simplificar los procesos comerciales e impulsar las eficiencias necesarias para el crecimiento. También apoyan la mejora en la toma de decisiones con planificación predictiva, productividad del usuario y la colaboración con asistentes digitales”, señala. 

Como se puede ver, las historias ficticias de terror de series y películas pueden no estar tan alejadas de la realidad que viven muchas pequeñas empresas, por lo que es mejor siempre estar preparados con tecnología adecuada para hacerles frente.

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