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Administración y colaboración de contenidos ante la consumerización de TI

La administración de contenido y la colaboración social no están libres de los efectos que la consumerización ha tenido sobre TI.

La batalla por la consumerización de las TI tiene lugar en todos los ámbitos de la empresa, y el software de administración de contenidos y de colaboración social son dos de sus frentes más importantes.


Aunque los departamentos de TI tienen en sus manos la posibilidad de recurrir a software empresarial colaborativo como SharePoint, Igloo, OpenText y Huddle, esto no hace que los empleados de todo tipo de empresas, grandes y pequeñas, dejen de llevar al trabajo sus aplicaciones de consumo.


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“Esta tendencia probablemente no sea nueva; simplemente se manifiesta de manera distinta”, dice Shawn Shell, consultor principal de la firma Consejo Incorporated, con sede en Chicago. “No quiero decir que estas herramientas no tengan un propósito o que no existen necesidades que puedan requerir el uso de SharePoint o Igloo, Open Office o Hyper Office. Pero hay firmas, como Google y Microsoft, que ofrecen un nivel básico de funcionalidades suficientemente bueno. Y lo de ‘suficientemente bueno’ está calando.”


Shell cree que el problema de los empleados que usan herramientas de consumo externas a la empresa no es culpa de los proveedores que ofrecen “herramientas para la empresa,” sino de la propia organización por no acomodar adecuadamente las herramientas existentes a las tareas a realizar.


“Desde mi punto de vista, sigo pensando que existe un problema de usabilidad en la empresa,” señala Shell. “[Las empresas] son tan sistemáticas, tan metódicas y tan rígidas que ven las herramientas únicamente desde la perspectiva de la herramienta, pero no logran hacer un planteamiento correcto para cotejar la herramienta con la función.”


Shell, colaborador también de SearchContentManagement.com, pone el ejemplo de los procesadores de textos. Según él, a nadie se le ocurriría usar Google Docs en lugar de Microsoft Word para tratar un texto, pero la narrativa empieza a confundirse cuando es necesario coeditar o compartir ese archivo.


“Su empresa puede tener SharePoint, pero no han logrado comunicar  al empleado lo que eso significa,” dice Shell. Y añade que es en ese punto del proceso donde entran en juego aplicaciones como Google Docs, DropBox o FilesAnywhere. “La llegada de productos de consumo a la empresa es culpa de la empresa. No han sido capaces de dar una explicación convincente sobre las herramientas qué han adquirido. Y no creo que se trate de un problema del proveedor; es una cuestión de implementación.”


Herramientas de consumo vs. herramientas de colaboración social: “¿Cuál es la diferencia?
Las diferencias entre herramientas de consumo y de colaboración social en el marco de la empresa no es tan grande, dice Andrew Dixon, vicepresidente principal de mercadeo y operaciones para la empresa canadiense Igloo Software.


“En mi opinión, el nexo entre las herramientas que usan los consumidores y las herramientas usadas en la empresa son las tecnologías Web 2.0,” dice Dixon. “Cosas como blogs, wikis, perfiles —todo eso se considera muy útil en el ámbito del consumo, y cada vez más en el mundo empresarial—”
Dixon afirma que el principal elemento diferenciador entre los dos mundos son los problemas que busca resolver cada uno. Llama a Google Docs, DropBox y otros programas similares “soluciones únicas,” aplicaciones dirigidas a resolver un solo problema.


“El usuario final observa la funcionalidad y piensa: “Hey, esto sería excelente para mi trabajo,” dice.


Para Dixon, Igloo y la gama de productos similares ofrecidos por sus competidores son “soluciones de plataforma” o aplicaciones dirigidas a resolver una variedad de problemas porque tienen funcionalidades amplias y garantizan la interacción entre las herramientas de colaboración y el resto de aplicaciones de una empresa.  


Debra Louison-Lavoy, de OpenText, está de acuerdo. Louison-Lavoy considera que la línea de herramientas que Dixon denomina “soluciones únicas” significa la creación de silos o compartimentos estancos en la empresa; un equipo puede utilizar DropBox mientras que otro usa FilesAnywhere. Ella cree que este efecto estanco impide conocer a una mano lo que hace la otra, un problema que, según ella, tratan de resolver las herramientas de colaboración en la empresa.


Louison-Lavoy también señala que, al vender software, OpenText se ve obligada a prestar a sus usuarios un mejor servicio de lo que prestarían una herramienta gratuita o semigratuita.
“Si Gmail se cae es un fastidio, pero si se cae tu negocio es algo catastrófico”, sentencia.
Esta experta sí reconoce el rol que ha desempeñado el software de colaboración social para el consumo en el diseño de las interfaces de usuario: “la usabilidad del mercado al consumo ha superado la usabilidad de mercado empresarial en la última década.”


Seguridad: siempre en la mente de las empresas
Pida a un grupo de proveedores que le muestren un factor diferenciador entre su software y otro similar que se pueda obtener gratis en Internet y la respuesta es la misma: seguridad.
Louison-Lavoy señala la seguridad y el cumplimiento normativo, entre otras, como cuestiones clave que ella cree que OpenText puede abordar y otras herramientas de consumo no. Dixon también hace la distinción y dice que lo último que desean los responsables de TI son aplicaciones que “no trabajan juntas y que ponen en peligro cosas como la seguridad”.
Las herramientas de consumo a las que hacen referencia Louison-Lavoy y Dixon están alojadas en la nube pública y no gozan de la protección de un cortafuegos.


Pero Shell cree que este argumento es insincero por diversos motivos. “La seguridad presupone que debes trabajar en un entorno que tiene control absoluto sobre el contenido y, francamente, usamos sistemas inseguros todo el tiempo: se llama email”, dice. “Tan pronto como alguien hace un reenvío, deja de ser seguro.”


Shell señala que Google y otras firmas han asumido el compromiso con los usuarios de compartir sólo documentos autorizados por ellos.


“¿En qué se diferencia esto de un repositorio de empresa aparte de que, quizás, haya uno o dos cortafuegos más?” se pregunta Shell antes de añadir que se ha demostrado que los ataques informáticos pueden atravesar incluso los mejores firewalls.


Google y la administración de contenidos en la empresa
Aunque el debate sobre las herramientas de consumo para compartir, colaborar y administrar contenidos llega a todo tipo de productos, desde DropBox a FilesAnywhere y Facebook, a menudo, el foco se centra en la variedad de aplicaciones gratis de Google.


“Google es una compañía increíble; hacen muchísimos cosas absolutamente increíbles”, dice Louison-Lavoy. “¿Les importa realmente el espacio empresarial? Suelo discutir de esto a menudo con varias personas. ¿Qué significa “empresa” para Google y qué significa para la empresa?”


Shell ve pruebas de que Google está, efectivamente, penetrando en el mercado de empresa y menciona ejemplos como el contrato firmado en 2009 con la ciudad de Los Ángeles para hospedar 30.000 cuentas de correo en Gmail.


No obstante, aunque estos ejemplos existen, Shell no cree que Google tiene un interés real en poner todo su empeño en competir con Microsoft por el mercado empresarial.

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