Noticias Manténgase informado sobre las más recientes actualizaciones de productos y noticias de tecnología empresarial.

Mejores prácticas para el eDiscovery (gestión electrónica de documentos)

Para establecer las mejores prácticas para el eDiscovery y la retención de datos, los profesionales del almacenamiento de datos tienen que colaborar con su equipo jurídico.

El proceso de eDiscovery puede ser una tarea desalentadora debido a la existencia de distintos sistemas en una empresa. El punto de partida típico es la recopilación y la conservación de la información almacenada de forma electrónica que acarrea un mayor riesgo legal.

Pero las organizaciones de TI (tecnología de la información) no pueden limitarse al correo electrónico porque existen otros tipos de contenido que también podrían ser potencialmente relevantes en un proceso judicial. Es necesario desarrollar estrategias de retención de datos y de eDiscovery en todos los sistemas existentes.

Estas son algunas de las mejores prácticas que han sido proporcionadas por analistas, distribuidores y usuarios y que los profesionales del almacenamiento tienen que tener en cuenta cuando traten el eDiscovery.

1. Incorporar el aspecto legal.

Abra líneas de comunicación con los asesores jurídicos y todas aquellas partes interesadas dentro de la empresa. Determine el tipo de información que almacenan y por qué la almacenan. A medida que el grupo jurídico comparta sus necesidades, el equipo de almacenamiento deberá explicar las consecuencias, especialmente si no dispone del tiempo, presupuesto o recursos necesarios para tratar esas necesidades.

2. Establecer políticas de eDiscovery claras.

Sheila Childs, directora de marketing para la conformidad con la normativa y el archivo en EMC Corp., afirmó que tener estrategias sólidas tiene mucha importancia en los juzgados.

Establecer políticas de retención de datos en colaboración con la plantilla jurídica ayudará al equipo de almacenamiento a tomar decisiones tecnológicas, gestionar los sistemas, racionalizar los procesos y reducir el tiempo necesario para procesar las peticiones de información.

"No poder presentar la información debido al cumplimiento de ese proceso es algo muy diferente a haber cometido algún tipo de destrucción intencionada de los datos", afirmó. "Por eso estas políticas son tan importantes."

3. Mantener la limpieza.

Cuantos más datos guaDRe una empresa, más datos potenciales tendrán que revisar los abogados durante la fase de revisión y análisis. Eso puede significar millones de dólares en honorarios jurídicos para algunas empresas, incluso en un solo juicio.

La abogada Laura Kibbe, vicepresidenta senior de los servicios de revisión de documentos en Epiq Systems Inc., ha afirmado que la ley establece que una empresa tiene que guaDRar los datos relevantes para un juicio una vez que haya sido notificado en un plazo de tiempo razonable. Existen muchas leyes, dependiendo del sector industrial o de la ubicación geográfica, que establecen algún tipo de retención de registros, pero aparte de estas obligaciones de retención, las empresas no tiene que conservar los datos mucho más, afirmó.

4. Decidir qué medio de almacenamiento se adapta a esas necesidades.

The Electronic Discovery Reference Model (EDRM)  esboza los pasos a seguir en el proceso de eDiscovery. El equipo jurídico de una empresa puede aclarar los requisitos y las necesidades específicas. A partir de ahí normalmente depende del equipo de almacenamiento determinar qué tipo de tecnología funcionará mejor.

5. Buscar distribuidores y productos que puedan archivar varios tipos de contenido.

La mayoría de las empresas tienen múltiples archivos para aplicaciones y tipo de contenido distintos. Consolidar esos sistemas, siempre que sea posible, y establecer unas políticas de retención y almacenamiento de datos consistentes para esos sistemas, ayudará a rescatar a una empresa del caos.

Investigue más sobre Almacenamiento empresarial

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close