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Las solicitudes de eDiscovery tienen una incidencia creciente en el almacenamiento de datos

Los administradores de almacenamiento seguirán ocupándose de las necesidades del eDiscovery, (gestión electrónica de documentos), pese a la difícil situación económica, debido a las exigencias normativas y al creciente nivel de litigiosidad.

A pesar de la terrible situación económica, se prevé que el mercado del eDiscovery crecerá el próximo año. Las exigencias normativas y el aumento de litigios están impulsando la necesidad de estrategias de eDiscovery en un número cada vez mayor de empresas del sector, obligando a los administradores de almacenamiento a anticiparse en el establecimiento de alianzas con asesores legales corporativos y otros participantes en este sector de negocio.

En un informe de diciembre de 2008, Gartner Inc. (StamfoDR, Connecticut) predijo que el gasto en software de eDiscovery y la oferta de servicios crecería entre un 25% y un 35% hasta 2012. Una encuesta llevada a cabo por SearchStorage.com ese mismo año revelaba que sólo el 14% de los 657 encuestados habían implantado o tenían en mente implantar alguna herramienta de eDiscovery durante ese año.

Uno de los cambios fundamentales que atrajo la atención de los asesores legales corporativos se produjo en 2006 con las enmiendas a las Reglas Federales del Procedimiento Civil (Federal Rules of Civil Procedure - FRCP), que regulan los procedimientos civiles ante tribunales federales. Por primera vez, las normas prescribían la obligación de conservar la información almacenada electrónicamente (ESI).

La industria, por lo general, define las fases del proceso de eDiscovery utilizando el Modelo de Referencia de la gestión electrónica de documentos (EDRM - Electronic Discovery Reference Model), lanzado en 2006, gracias a la labor pionera de los abogados George Socha Jr. y Tom Gelbmann. Los procesos de almacenamiento recaen principalmente en el lado izquieDRo del modelo, donde tienen lugar la gestión de la información, su identificación, conservación y destrucción. Estos son procesos que las empresas subcontratan cada vez menos puesto que el presupuesto disminuye y los archivos de datos aumentan.

"Debido a que la cantidad de información electrónica ha aumentado, estamos viendo una gran iniciativa para desarrollar la parte frontal del EDRM dentro de la misma organización para ahorrar costos", declaró Debra Logan, vicepresidente de Gartner. "De modo que ellos se encargan de la recogida, identificación, conservación y de una parte del procesamiento".

La tecnología eDiscovery puede reducir costos

Patrick Oot, director de eDiscovery y asesor legal senior de Verizon, afirmó que el empleo de la tecnología EnCase eDiscovery de Guidance Software ha representado un ahorro significativo en la recogida de datos de todo tipo. Dado que ahora la información se recopila a través de la red ya no es necesario, por ejemplo, que el equipo de seguridad de Verizon tenga que desplazarse a lugares remotos.

Según Oot, “el software está reemplazando una gran cantidad de trabajo manual”.

El equipo de eDiscovery de Verizon está presentando argumentos a favor del ahorro de costos en la mitad derecha del Modelo de Referencia del eDiscovery. El grupo afirmó que se ahorrarían 11 millones de dólares en honorarios a proveedores subcontratados en tres años si Verizon cambia a un sistema desarrollado en la propia empresa, que incluiría la infraestructura y software para procesamiento de datos, alojamiento y revisión. La aplicación propuesta para dar soporte a los procedimientos legales requeriría de 5 TB a 10 TB de almacenamiento rápido en red para alojar la mayor parte de los documentos de revisión de Verizon.

“Obtener inversión de capital es muy difícil en este clima económico”, afirmó Oot. “Nuestro modelo de negocio está siendo analizado ahora mismo por el departamento financiero, y estamos en espera de aprobación”.

La incidencia del eDiscovery en la copia de seguridad de los datos

La incidencia del eDiscovery sobre el almacenamiento se ha dejado sentir principalmente en el entorno de la copia de seguridad de los datos, según ha declarado Brian Babinaeu, analista senior de Enterprise Strategy Group (MilfoDR, Massachussets). Las asesorías legales corporativas a menudo emiten una oDRen global a los departamentos de IT para guaDRarlo todo –correos electrónicos, archivos o bases de datos – por un determinado espacio de tiempo, y la mayor parte de las empresas han utilizado tradicionalmente cintas para conservar esos datos.

Los problemas comienzan cuando las empresas archivan demasiados datos durante más tiempo del que necesitan conservarlos, y esos datos o son inaccesibles o resulta demasiado caro encontrarlos en cinta. En ese momento, la migración a un sistema de copia basado en discos es crucial, afirmó Babineau.

"La gestión electrónica de documentos se ha convertido en otro catalizador para cambiar a copia de seguridad en discos", observó Babineau.  

El eDiscovery también ha obligado a los equipos de almacenamiento a construir sistemas de registro y, más concretamente, sistemas de archivado. Al implementar un sistema de archivo es importante asegurarse de que la información almacenada electrónicamente (ESI) mas importante sea accesible online, más fácil de buscar y de eliminar.

“Como consecuencia de esto, ha habido que separar el proceso de copia de seguridad y de archivado” declaró Babineau. “La mayoría de empresas considera que archivar es guaDRar viejas cintas de copias de seguridad durante largos periodos de tiempo. Y no es así”.

“Si yo tuviera que atender una petición de búsqueda –sigue diciendo- preferiría acudir a mi archivo a tener que rebuscar entre todas mis copias de seguridad.”

El archivo del correo electrónico y el eDiscovery

La adquisición de un sistema de archivo de correo electrónico representa a menudo la primera incursión importante en el ámbito de la gestión electrónica de documentos para los profesionales de almacenamiento de correo electrónico, puesto que es el tipo de contenido más solicitado en los procesos judiciales. Incluso si adquieren un producto para un fin distinto del descubrimiento electrónica, pronto descubren que es un regalo del cielo en la fase de recopilación del EDRM.

Cuando el condado de DeKalb adquirió el software Enterprise Vault de Symantec la palabra de moda “eDiscovery“ aún no estaba en la mente de todo el mundo. Lo que sí estaba era el hacer frente a los problemas de gestión del correo electrónico del gobierno de este condado de Georgia. Sin embargo, el personal de almacenamiento pronto se dio cuenta de cómo solicitudes que se hubieran taDRado ocho horas o más en cumplimentar eran gestionadas en cuestión de minutos, y el condado obtuvo el retorno de su inversión en el Enterprise Vault en menos de un año, afirmó Curtis Rawlings, asistente del jefe de información del Condado de DeKalb.

"Muchas veces, uno compra un producto por una razón, y acabas dándole otro uso", declaró Rawlings.

El condado de DeKalb solía hurgar en las cintas para encontrar correos electrónicos, y si un empleado había suprimido un mensaje antes de haber sido guaDRado en una copia de seguridad, el correo electrónico se peDRía. Ahora que el condado dispone del Enterprise Vault, la administración no quiere que el personal de IT borre ni un mensaje, aseguró Rawlings.

Como es lógico, esto genera una mayor acumulación de datos. "El único problema es que tengo que comprar más espacio de almacenamiento, pero yo no tengo ningún problema en recuperarlo", afirmó Rawlings.

El condado de DeKalb almacena ahora el correo electrónico en disco, pero sigue guaDRando una copia de seguridad de los mensajes en cinta de modo que no tiene que preocuparse en caso de que falle el disco. Rawlings está presionando para establecer unas políticas de retención conjuntamente con el centro de documentación, de modo que el personal de IT pueda borrar los mensajes que no son necesarios por motivos reglamentarios.

La ciudad de Bellevue (Washington) se inspiró en la oficina de gestión de registros y en las instrucciones del estado, señaló Shayne Williams, administrador de sistemas del ayuntamiento. El departamento de IT conserva parte del contenido durante siete años, parte de la información relacionada con los juicios durante más tiempo, y de forma permanente los datos generados por los concejales y directores. La política de conservación del correo electrónico de los empleados comunes es de 90 días, a menos que ellos califiquen los mensajes como registros y los guaDRen en carpetas especiales, declaró Williams.

Cuando la ciudad de Bellevue adquirió la solución de archivo de correo EMailXtender de EMC, el departamento de IT estaba vivamente interesado en mejorar el rendimiento del Exchange Server de Microsoft y en reducir las necesidades de almacenamiento del correo electrónico.

Utilizando el EMailXtender y con copias de seguridad en discos, el departamento de IT consiguió reducir de cuatro días a unas dos horas el tiempo de respuesta a las solicitudes por correo electrónico, indicó Williams.

Políticas de borrado, claves en una estrategia de eDiscovery

La primera fase del EDRM, la gestión de la información, se aplica tanto a la conservación del contenido como a la eliminación de los datos que ya no tienen ningún valor para el negocio o ninguna finalidad en el cumplimiento de los requisitos normativos, destacó Brian Hill, analista de Forrester Research (Cambridge, Massachussets).

"Hay por ahí muchísimas organizaciones que aplican el 'método de guaDRarlo todo", dijo Hill. "Eso es peligroso desde el punto de vista legal de reducción de riesgos, y acaba representando un alto costo al ocupar espacio de almacenamiento adicional que no es necesario y ralentizar el rendimiento de aplicaciones y las búsquedas".

Hill explicó que las organizaciones deben reconocer que no todos los tipos de información almacenada electrónicamente, no sólo el correo electrónico, son potencialmente relevantes para la gestión electrónica de documentos. Algunas empresas tienen docenas o cientos de archivos que varían según el tipo de contenido.

"Históricamente, la mayoría de los archivos y sistemas de conservación se han implantado aislados unos de otros, de modo que tienen diferentes sistemas de clasificación, distintas políticas de retención, diferentes estrategias de almacenamiento y así sucesivamente", afirmó Hill. "Simplemente encontrar una determinada información y dejar que se disponga de ella adecuadamente es realmente difícil porque la mayoría de las organizaciones tienen una infraestructura muy fragmentada".

Hill afirmó que él alienta a las organizaciones para que busquen proveedores que tengan la capacidad de archivar múltiples tipos de contenido y para que apliquen unas políticas coherentes de conservación y almacenamiento.

La retención de los datos

La fase de retención del EDRM requiere que las empresas puedan demostrar ante los tribunales que los datos relevantes no han sido alterados. Christine Taylor, analista de Hopkinton (Taneja Group, Massachussets) declaró que los usuarios pueden interponer acciones legales de retención sobre los datos allí donde se encuentren o en un repositorio (depósito) seguro donde los usuarios no los puedan quitar ni eliminar.

Jerry Karth, administrador de sistemas de Key Energy Services (Houston) declaró que la compañía ha optado por un sistema de gestión de documentos y por la tecnología de escritura única, lectura múltiple (WORM) para demostrar que las imágenes no habían cambiado.

Michael Brooks, jefe de información de CVR Energy, dijo que quiere evitar tener que declarar determinados tipos de información como los registros y moverlos a un repositorio de registros separados. La empresa, radicada en Sugar Land (Texas) utiliza la tecnología eDiscovery de Autonomy para indexar y buscar datos no estructurados de  usuario y la de EMC para la copia de seguridad de disco a disco. El siguiente paso será definir claramente las políticas de retención y custodiar los documentos allí donde se encuentren, declaró Brooks.

“Quiero ser capaz de encontrar los datos donde quiera que se encuentren y gestionarlos donde quiera que estén”, aseguró Brooks.

Ser capaz de conservar la información en buen lugar podría eliminar la necesidad de hacer copias adicionales de la información. La tecnología de almacenamiento de instancia única está atrayendo el interés en los círculos de eDiscovery.

“Lo que todos están tratando de hacer es reducir todo ese universo de datos por descubrir a un tamaño manejable” declaró Taylor, de Taneja Group, “porque resulta increíblemente costoso revisar todos esos datos”.

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