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Asesoramiento experto para el proceso de selección de software ERP

La selección del sistema ERP adecuada para necesidades empresariales es difícil. Descubra seis pasos para la evaluación y selección de software ERP.

La mayoría de las compañías que están evaluando el potencial de las soluciones ERP se limitan a examinar productos de proveedores de máximo prestigio y reconocimiento (o proveedores tier ). 

Pero si es usted propietario de una empresa pequeña o mediana, le quedan muchas otras opciones. Las grandes empresas tienen docenas de posibilidades para abordar las complejidades de su negocio y de escalabilidad para el crecimiento de su actividad.

En Panorama Consulting Group animamos a nuestros clientes a “abrir bien los ojos” antes de poner en marcha un proceso de selección de ERP. Cuando nuestra compañía se embarca en un proyecto de selección de software con uno de nuestros clientes, empezamos con más de 80 paquetes distintos de ERP. La mayoría son paquetes de firmas establecidas y con una base sólida de clientes. Muchos de esos paquetes pueden dar respuesta a necesidades muy complejas, como la configuración de productos, la administración del desarrollo de productos, cambios de pedidos de ingeniería, contabilidad de proyectos, etc. La única diferencia es que no reciben la publicidad ni la exposición comercial que tienen los grandes nombres de la industria. Basándonos en nuestra experiencia, estas firmas menos conocidas ofrecen una mejor compatibilidad y menos riesgos que las opciones más tradicionales procedentes de las firmas de software de mayor renombre.

Existen múltiples y viables alternativas a la aristocracia de la ERP. Gran parte de estas compañías alternativas están perfectamente establecidas, cuentan con oficinas y clientes internacionales, y su cifra de usuarios va desde de los diez a los miles. Además, muchos de sus productos y servicios cuestan bastante menos que los de las compañías tier 1.

 

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Además, estos proveedores más pequeños a menudo ofrecen una mayor especialización funcional y atención a la industria que las opciones de ERP más tradicionales. Un fabricante discreto de productos de ingeniería complejos y sobre pedido lo más probable es que no tenga ningún interés en un paquete de ERP que incluya herramientas para procesos de gran volumen y productos estandarizados. Usted debería considerar una solución que se adapte perfectamente a su negocio en vez de adoptar una que trate de hacer “todo para todos”.

Seis pasos para una evaluación y selección efectiva del software de ERP

A fin de simplificar el proceso de evaluación sin dejar pasar un paquete que pudiera resultar adecuado para su organización, le recomendamos un proceso de evaluación de los proveedores con varias fases. Este proceso incluye la identificación de sus procedimientos y requisitos empresariales “a futuro”, algo que es esencial y efectivo para una correcta evaluación:

1. Identifique los paquetes de ERP existentes en el mercado, tanto para su industria en particular como en general. Según sean los requisitos y el presupuesto que usted tenga, lo más probable es que tenga que eliminar de su lista la mayoría de los proveedores. Normalmente, recomendamos elaborar una “lista larga” de seis u ocho proveedores. 

2. Una vez compilada la lista larga, identifique los requisitos esenciales que debe tener un paquete para pasar a la lista corta. Estos requisitos sine qua non le ayudarán a reducir la lista inicial a tres o cuatro nombres. Generalmente, para hacer esta primera selección será necesario hablar directamente con cada uno de los proveedores de la lista larga y obtener respuesta a una solicitud formal de información (RFI, por sus siglas en inglés).

3. Realice una evaluación y un análisis detallado de los proveedores incluidos en la lista corta. Identifique y priorice de forma detallada todos los requisitos empresariales que necesita cubrir su organización con cualquier paquete potencial de ERP que vaya a adquirir. A partir de estos requisitos, elabore demo scripts para asegurar que cada proveedor hace una demostración de su producto ajustada a las necesidades de los procesos empresariales que usted ha definido. A los proveedores les gusta resaltar sus puntos fuertes, pero no necesariamente la compatibilidad y utilidad de su software para con su negocio. Este es el punto de la evaluación en el que usted debería enviar una Solicitud de Propuestas (RFP en inglés) a los proveedores comprendidos en la lista corta. La respuesta deberá incluir los costos, las capacidades del software y la estrategia de implementación que proponen.

4. Durante la evaluación de la lista corta y la demostración, implique a algunos de los principales usuarios potenciales del paquete y pídales que evalúen a cada uno de los proveedores. Estas evaluaciones deberían ser análisis cuantitativos de hasta qué punto los productos de estos proveedores responden a los requisitos de negocio expresados en los demo scripts.

5. En paralelo con las evaluaciones funcionales haga un estudio de las capacidades técnicas de los proveedores de la lista corta. El estudio debería abarcar áreas como la escalabilidad, la capacidad para integrar los sistemas heredados, la apertura de la arquitectura, etc. Estos factores técnicos pueden ser tan importantes como los requisitos funcionales del negocio.

6. Tome su decisión a partir del input recibido de las evaluaciones de los proveedores y los análisis técnicos. Recopile la información obtenida de los diversos estudios y establezca un orden de prioridades con los puntos fuertes y débiles de cada proveedor. Al acabar la selección es posible que necesite hacer una clasificación y reflexión más cuantitativas que le permitan determinar con más precisión el grado de cumplimiento de cada paquete con los requisitos de su empresa.

La selección de un paquete de software de ERP es una de las decisiones más importantes que puede adoptar cualquier organización. Además, se trata de una decisión con repercusión, positiva o negativa, a largo plazo sobre los resultados financieros de su empresa. Muchas implementaciones de ERP duran 10 años o más. A primera vista, puede parecer un proceso abrumador, pero es una buena forma de examinar todas las opciones antes de tomar la decisión. Dada la importancia del asunto, merece la pena tomarse su tiempo para elegir al proveedor más adecuado para su organización.

Una vez completadas la evaluación y la selección debería usted tener las ideas claras sobre los compromisos que va a adoptar en esta materia. Normalmente, los proyectos de ERP acaban siendo más complejos y costosos de lo previsto, pero es mejor ser conscientes de esto antes de tomar la decisión que cuando esté en medio de la implementación.

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