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El software ECM, ¿en crisis o en una encrucijada?

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TI en las sombras y el raro enigma de ECM

Fuente:  Datos: AIIM ECM survey; Visual: dodoimage/iStock; Diseño: Online Design/TechTarget
Diseñador: Online Design/TechTarget

Compartir archivos es una función clave de la gestión de contenidos empresariales, pero los proveedores de ECM tradicionales se enfrentan a la disrupción de las aplicaciones de consumo que son rápidas, fáciles y con frecuencia gratuitas.

Las aplicaciones de intercambio de archivos de consumo (como Dropbox y Google Drive) ofrecen acceso fácil de usar al almacenamiento en la nube y el intercambio de archivos, sin las molestias del software tradicional de gestión de contenido empresarial. Originalmente diseñadas para el uso personal de los consumidores, estas aplicaciones se han abierto camino hacia los procesos de la empresa –a veces sin la aprobación de la empresa– porque son vistas como más fáciles de usar que el software ECM tradicional.

El uso de aplicaciones de intercambio de archivos de consumo sin la aprobación de TI o su supervisión es un ejemplo común de las TI en las sombras.

Los sistemas de gestión de contenido empresarial tradicionales tienden a ofrecer más características de seguridad y cumplimiento, tales como los flujos de trabajo automatizados, seguimiento de documentos y controles de acceso basados ​​en contenido. Pero, en algunos casos, los trabajadores eluden las soluciones aprobadas por TI porque encuentran las medidas de seguridad y de cumplimiento de la empresa engorrosas y que llevan mucho tiempo. Los servicios de intercambio de archivos en la nube tienden a suponer un menor número de obstáculos; los trabajadores no tienen que iniciar sesión en una VPN, por ejemplo, antes de acceder a los archivos.

Conforme los proveedores compiten por una posición en el mercado y se sitúan en la línea entre las aplicaciones de intercambio de archivos de consumo y de negocios, algunas de las líneas entre productos se han desdibujado, mientras los proveedores buscan una combinación ganadora de cumplimiento y conveniencia.

La tendencia más amplia de los consumidores que reciben el acceso a nuevas tecnologías antes que los negocios se llama la consumerización de las TI, y presenta un desafío permanente para el status quo de ECM.

Una encuesta reciente de AIIM indica que muchas empresas son conscientes de las TI en las sombras, pero hacen poco para desalentar la práctica. Estas son algunas de las principales conclusiones:

  • Cuarenta y seis por ciento registró el uso de aplicaciones de intercambio de archivos de consumo como una violación de la política de la empresa.

  • Treinta y seis por ciento de los encuestados restringe las aplicaciones más probables de intercambio de archivos de consumo.

  • Veinticuatro por ciento no tenía una política sobre las aplicaciones de intercambio de archivos.

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