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Lugar de trabajo digital

Contribudor(es): Rowena Lindsay y Nathan Lamb

El lugar de trabajo digital es el concepto de que las empresas deben utilizar la transformación digital (DX) para alinear la tecnología, los empleados y los procesos comerciales para mejorar la eficiencia operativa y cumplir los objetivos de la organización. Destinado a ser el complemento virtual del espacio físico de la oficina, el lugar de trabajo digital es un término amplio que incluye cualquier dispositivo, software o plataforma que los miembros del personal utilicen para ejecutar sus trabajos.

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Los servicios en la nube, lo móvil y la inteligencia artificial son aspectos importantes del lugar de trabajo digital, ya que esas tecnologías pueden eliminar las barreras geográficas de la colaboración y los procesos y garantizar que la información de la empresa esté disponible de forma remota las 24 horas, los 7 días de la semana. Los objetivos comunes del lugar de trabajo digital incluyen el uso de tecnología para mejorar la colaboración, el compromiso de los empleados, la productividad, la gestión de contenido y los procesos comerciales.

Debido al crecimiento de las estrategias de dispositivos móviles, remotos y traiga su propio dispositivo (BYOD), el concepto de lugar de trabajo digital seguirá evolucionando. Esta iniciativa se puede atribuir a la rotación de generaciones, los datos en crecimiento exponencial y la cultura de trabajo acelerada.

Ejemplos de iniciativas de lugar de trabajo digital

El lugar de trabajo digital existe en un espectro de transformación digital y puede incluir iniciativas como:

  • Implementar una oficina sin papel, que se enfoca en reemplazar los procesos en papel con flujos de trabajo digitales.
  • Herramientas de información eficientes, como el intercambio de archivos en la nube y los archivos electrónicos.
  • Software de gestión de registros que puede enviar informes al repositorio correcto y reemplazar el proceso de archivo físico.
  • Reserva de sala de conferencias o videoconferencia
  • Calendarios en línea que se pueden sincronizar con múltiples cuentas o plataformas.
  • Funciones de inicio de sesión único (SSO).
  • Herramientas de colaboración en equipo digital, como mensajería instantánea.

Beneficios e inconvenientes del lugar de trabajo digital

El cambio del papel al digital ofrece el potencial para la automatización que ahorra mano de obra y otras innovaciones, así como un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal para los empleados que pueden trabajar de forma remota. Por ejemplo, una oficina de inspección ambiental podría reemplazar los informes en papel con aplicaciones que permitan a los inspectores producir y archivar informes de forma remota con dispositivos móviles. Esto elimina el manejo físico del informe y permite que la oficina en casa pueda ver datos en tiempo real y responder mientras el inspector todavía está en el sitio.

Las iniciativas del lugar de trabajo digital también pueden beneficiar los esfuerzos de inteligencia empresarial, ya que la mayoría de los procesos digitales crean automáticamente un registro de actividad que se puede incorporar a los modelos de visualización y análisis de datos para ayudar a medir la efectividad de las operaciones.

Los lugares de trabajo digitales también permiten a las empresas reducir su huella física; por lo tanto, se reducen los costos operativos, ya que se reemplazan procesos como el almacenamiento de documentos y la colaboración de los empleados. Además, las encuestas han demostrado que los lugares de trabajo digitales eficaces pueden atraer más talento, aumentar la productividad individual y aumentar la retención de empleados.

Sin embargo, el lugar de trabajo digital tiene sus inconvenientes. Si bien existen plataformas para ayudar a facilitar la colaboración virtual, la interacción social puede verse afectada cuando los empleados no están físicamente en la misma sala, lo que hace que los esfuerzos de colaboración sean menos efectivos. Además, tener procesos digitalizados y la información almacenada en un servidor remoto puede crear más que resolver problemas de seguridad y cumplimiento en algunas industrias.

Cómo implementar un lugar de trabajo digital

El primer paso para implementar un lugar de trabajo digital es identificar las necesidades tecnológicas de los empleados y de la organización en su conjunto. La tecnología es un componente central de las iniciativas del lugar de trabajo digital, pero también requiere una planificación anticipada de cómo los procesos comerciales se traducirán en digitales mediante la implementación de software con funcionalidad que se adapte a la tarea en cuestión y una experiencia de usuario que los empleados estén dispuestos a adoptar como parte de su día laboral.

Una vez que se definen los objetivos para el lugar de trabajo digital, es importante elegir una tecnología que sea intuitiva para los empleados. Por ejemplo, el software debe imitar la funcionalidad de aplicaciones familiares como las redes sociales. El personal de TI debe estar capacitado para mantener todas las nuevas iniciativas actualizadas y lo más ágiles posible.

Por último, los lugares de trabajo digitales deben estar al tanto de las prácticas en evolución y la tecnología inteligente emergente, implementándolas cuando sea apropiado.

Este contenido se actualizó por última vez en agosto 2020

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