Gestión ágil de proyectos o APM
La gestión ágil de proyectos (Agile Project Management o APM) es un enfoque iterativo para planificar y guiar los procesos del proyecto, que lo divide en ciclos más pequeños llamados sprints o iteraciones.
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En el mundo actual de los negocios, no ser capaz de proveer los servicios ofrecidos al mercado por estar fuera de línea ya no es opción. La competencia es feroz y, por ello, hoy más que nunca se hace indispensable incorporar en la estrategia corporativa elementos ya no solo para ser capaces de recuperarse de algún desastre o evento crítico en el menor tiempo posible, sino incluso para asegurarse de no perder en ningún momento la continuidad de los negocios.
Al igual que en el Desarrollo de Software Ágil (Agile), un proyecto ágil se completa en pequeñas secciones. En el desarrollo de software ágil, por ejemplo, una iteración se refiere a un solo ciclo de desarrollo. Cada sección o iteración es revisada y criticada por el equipo del proyecto, que debe incluir representantes de las diversas partes interesadas del proyecto. Los conocimientos adquiridos a partir de la crítica de una iteración se utilizan para determinar cuál debería ser el siguiente paso en el proyecto.
El principal beneficio de comenzar con Agile Project Management es su capacidad para responder a los problemas que surgen a lo largo del curso del proyecto. Hacer un cambio necesario en un proyecto en el momento adecuado puede ahorrar recursos y, en última instancia, ayudar a entregar un proyecto exitoso a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es APM?
La metodología ágil de proyectos divide los proyectos en pequeñas partes —que se completan en sesiones de trabajo que van desde la fase de diseño inicial hasta las pruebas y el aseguramiento de la calidad (QA). Estas sesiones a menudo se denominan sprints, el término para la iteración utilizado en un método de desarrollo ágil específico y popular conocido como Scrum.
Los sprints son generalmente cortos, se llevan a cabo durante días o semanas; normalmente duran de dos a cuatro semanas.
La metodología Agile permite a los equipos lanzar segmentos a medida que se completan. Este cronograma de lanzamiento continuo permite a los equipos demostrar que estos segmentos son exitosos y, si no, corregir fallas rápidamente. La creencia es que esto ayuda a reducir la posibilidad de fallas a gran escala, porque hay una mejora continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cómo funciona el APM
Los equipos ágiles incorporan retroalimentación rápida, adaptación continua y mejores prácticas de control de calidad en sus iteraciones.
Adoptan prácticas como la implementación continua (CD) y la integración continua (CI), utilizando tecnología que automatiza los pasos para acelerar el lanzamiento y el uso de productos.
Además, Agile Project Management requiere que los equipos evalúen continuamente el tiempo y el costo a medida que avanzan en su trabajo. Utilizan gráficos de velocidad, desgaste y quemado para medir su trabajo, en lugar de gráficos de Gantt e hitos del proyecto para realizar un seguimiento del progreso.
La gestión ágil de proyectos no requiere la presencia o participación de un director de proyecto. Aunque un gerente de proyecto es esencial para el éxito bajo las metodologías tradicionales de entrega de proyectos, como el modelo de Cascada (donde el puesto administra el presupuesto, el personal, el alcance del proyecto, la calidad, los requisitos y otros elementos clave), el rol del gerente de proyecto bajo APM es distribuido entre los miembros del equipo.
Por ejemplo, los objetivos del proyecto los establece el propietario del producto, mientras que los miembros del equipo dividen la programación, los informes de progreso y las tareas de calidad. Ciertos enfoques ágiles agregan otras capas de gestión —el enfoque Scrum, por ejemplo, requiere un scrum master que ayude a establecer prioridades y guíe el proyecto hasta su finalización.
Sin embargo, los gerentes de proyecto aún se pueden utilizar en la gestión de proyectos ágil. Muchas organizaciones todavía los usan para proyectos ágiles —particularmente los más grandes y complejos— pero las organizaciones generalmente colocan a estos gerentes de proyectos en una función más de coordinadores, y el propietario del producto asume la responsabilidad de la finalización general del proyecto.
Dado el cambio en el trabajo de los gerentes de proyectos a los equipos ágiles, la gestión ágil de proyectos exige que los miembros del equipo sepan cómo trabajar en este nuevo marco. Deben poder colaborar entre sí, así como con los usuarios. Deben poder comunicarse bien para mantener los proyectos en marcha. Y deben sentirse cómodos tomando las acciones apropiadas en el momento adecuado, para mantenerse al día con los programas de entrega.
La historia del APM
El siglo XXI vio un rápido aumento en el uso de la metodología Agile Project Management, particularmente para proyectos de desarrollo de software y otras iniciativas de TI.
Sin embargo, el concepto de desarrollo continuo se remonta a mediados del siglo XX —y ha adoptado diversas formas, defendidas por diferentes líderes a lo largo de las décadas. Por ejemplo, estaba el prototipo de producción iterativa rápida (RIPP) de James Martin, un enfoque que sirvió como premisa para el libro de 1991 “Desarrollo rápido de aplicaciones” y el enfoque del mismo nombre, RAD.
Un marco específico de gestión de proyectos ágiles que ha evolucionado en los últimos años es Scrum. Esta metodología cuenta con un propietario de producto que trabaja con un equipo de desarrollo para crear una cartera de productos, una lista priorizada de las características, funcionalidades y correcciones necesarias para entregar un sistema de software exitoso. Luego, el equipo entrega las piezas en incrementos rápidos.
Los marcos ágiles adicionales incluyen Lean, kanban y Extreme Programming (XP).
APM vs. cascada
La gestión ágil de proyectos fue, y sigue siendo, un contrapunto a la metodología en cascada. La metodología en cascada presenta un enfoque secuencial estricto para los proyectos, donde las iniciativas comienzan con la recopilación de todos los requisitos antes de que comience el trabajo, delimitando los recursos necesarios, estableciendo presupuestos y cronogramas, realizando el trabajo real, probando y luego entregando el proyecto como un todo cuando todo el trabajo está terminado.
En respuesta a los problemas reconocidos en ese enfoque, 17 desarrolladores de software publicaron en 2001 el Manifiesto Ágil que describe 12 principios del Desarrollo de software ágil. Los principios incluyen "dar la bienvenida a los requisitos cambiantes, incluso al final del desarrollo" y "entregar software que funcione con frecuencia".
Estos principios continúan guiando la gestión ágil de proyectos incluso hoy.
Pros y contras
Los defensores de la gestión ágil de proyectos dicen que la metodología ofrece numerosos beneficios. Entre ellos se incluyen el despliegue rápido de soluciones, un uso más eficiente de los recursos, una mayor flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes, una detección más rápida de problemas —y, por lo tanto, soluciones más rápidas— y una mayor colaboración con los usuarios –y, por lo tanto, productos que satisfacen mejor las necesidades de los usuarios.
Sin embargo, también existen posibles inconvenientes, incluida la tendencia a que los proyectos se desvíen, la falta de documentación y los resultados menos predecibles.
Debido a que la administración ágil se basa en la capacidad de tomar decisiones rápidamente, no es adecuada para organizaciones que tienden a analizar problemas durante períodos de tiempo más largos antes de tomar medidas, o para aquellas que toman decisiones en un comité.
