Definition

Declaración de trabajo (SOW)

Contribudor(es): John Moore

Una declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés), en la gestión de proyectos, es un documento en el que un oficial de contratación o director de adquisiciones (CPO, por sus siglas en inglés) especifica los objetivos y entregables para un determinado proyecto o contrato de servicio. Un SOW se incluye a menudo como parte de una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), un documento utilizado para solicitar ofertas selladas de proveedores potenciales y proveedores de servicios.

Los contratistas y proveedores de servicios potenciales usan la información que proporciona un SOW para determinar si pueden cumplir con los objetivos y entregables para un proyecto o contrato de servicio en particular, y desean presentar una propuesta. Una declaración de trabajo bien definida reduce el riesgo de malentendidos y malas comunicaciones, y proporciona puntos de conversación que ayudarán al cliente y al contratista a firmar un acuerdo formal y jurídicamente vinculante, basado en expectativas y resultados realistas, si deciden trabajar juntos.

Características de la declaración de trabajo

El formato para una declaración de trabajo en la gestión de proyectos puede variar, pero todos tienden a tener un conjunto bastante consistente de características. Estas incluyen:

  • Antecedentes (background). Esta sección de una declaración de trabajo explica el contexto del proyecto y documenta los objetivos generales del proyecto.
  • Alcance del trabajo (scope of work). Esta sección de un documento SOW documenta qué trabajo se realizará bajo un acuerdo contractual, cómo se dividirá el trabajo y quién es responsable de completar el trabajo.
  • Tareas y entregables. Esta sección define las tareas específicas o entregables que el contratista debe llevar a cabo, junto con un cronograma para el trabajo que debe completarse.
  • Medidas de desempeño. Esta sección especifica cómo el cliente determinará si el contratista o proveedor de servicios ha cumplido con los objetivos de las tareas y los entregables del proyecto.
  • Pago. Esta sección documenta cómo y cuándo se facturará el trabajo terminado y cuándo se programará el pago.

Mejores prácticas para escribir una declaración de trabajo

Las SOWs eficaces usan oraciones cortas y sucintas. Sugerencias para escribir un SOW efectivo incluyen:

  • Incluya un glosario en la sección de antecedentes. Explique cómo se usarán los acrónimos y los términos en el SOW.
  • Escriba las siglas la primera vez que se usan.
  • Evite la jerga de industria.
  • Use las palabras consistentemente. Por ejemplo, use el mismo verbo para describir la misma acción en todo el documento.
  • Use combinaciones vinculantes, nombre-verbo, tales como "el contratista hará" o "el gerente de adquisiciones lo hará".
  • Evite las frases que pueden estar abiertas a interpretación, como etc.
  • Proporcione suficiente detalle para hacer claras las expectativas, pero no tantos detalles que creen cuellos de botella potenciales.

SOWs y compras gubernamentales

En los Estados Unidos, el proceso de adquisiciones gubernamentales fue una vez muy prescriptivo, y las declaraciones de trabajo fueron extremadamente detalladas. En los años noventa, se aprobó la Ley de Desempeño y Resultados del Gobierno y la Ley de Clinger-Cohen para alentar a las agencias gubernamentales a cambiar a contratos basados ​​en el desempeño, que enfatizaban los resultados y efectos del negocio en lugar de proporcionar detalles sobre cómo se debe hacer el trabajo.

Como consecuencia, las declaraciones de trabajo en las compras del gobierno se han vuelto más orientadas al logro y menos impulsadas por especificaciones detalladas. Un ejemplo específico de este patrón es una declaración de trabajo de rendimiento, una variante SOW que la Administración de Servicios Generales describe como enfatizando los resultados de servicio deseados y los estándares de rendimiento. Otra variante es el nivel de esfuerzo SOW, que desvía el énfasis de cómo el trabajo debe ser hecho, hacia qué recursos se requieren para conseguir hacer el trabajo.

Declaración de trabajo en contratos independientes

En un contrato freelance, una declaración de trabajo se puede utilizar para documentar el trabajo que el contratista ha acordado completar durante un período de tiempo específico. Una declaración de trabajo puede servir como un seguimiento escrito a un acuerdo verbal, y en este contexto, también puede ser referido como una carta de asignación. Típicamente, este tipo de SOW es legalmente vinculante porque está respaldado por otro documento contractual más completo, como un acuerdo de escritor, un acuerdo de consultoría o un contrato de servicios de diseño.

Este contenido se actualizó por última vez en junio 2017

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