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Un nuevo sistema ERP afectará el HFM

Ejecutar juntos los proyectos de ERP y HFM puede ser difícil, pero esto ofrece tiempos para mejorar el sistema HFM.

La implementación de un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) requiere cambios en la aplicación de gestión financiera Hyperion (HFM) de Oracle. Independientemente del enfoque, estos proyectos son un reto debido a la magnitud de implementar un ERP y las limitaciones de recursos que la mayoría de estos proyectos enfrentan. Sin embargo, estos proyectos también ofrecen la oportunidad de mejorar su aplicación HFM y los informes generales para alinearse con las necesidades de negocio actuales.

Cuando una compañía entera se está moviendo a un nuevo sistema ERP, la construcción de una nueva aplicación HFM tiene sentido. La aplicación actual usualmente se diseña para el libro mayor actual. Las cuentas y las dimensiones de personalización están basadas en lo que está disponible. Con un nuevo sistema ERP, es muy probable que los datos disponibles sean diferentes. Más aún, la nueva aplicación ERP probablemente utilizará diferentes dimensiones. Una nueva aplicación HFM puede captar mejor esos datos utilizando las nuevas dimensiones. Construir una nueva aplicación HFM también le permite alinear las etiquetas de metadatos con la nueva aplicación ERP, lo que lleva a cargas de datos más simples y agiliza las cargas de trabajo, ya que los usuarios tienen que aprender y usar solo un conjunto de cuentas.

Construir una nueva aplicación HFM requerirá la carga y validación de la historia. Esta parte del proyecto puede presentar dificultades debido a que los datos históricos pueden no ajustarse exactamente a las dimensiones de la nueva aplicación, haciendo la validación difícil. Sin embargo, dado que los datos normalmente se obtienen de la aplicación HFM existente en lugar de distintos libros mayores heredados, usted tiene que construir solo un conjunto de mapas para la nueva aplicación HFM. El importe mínimo de la historia que usted tiene que cargar es el año actual y anterior. Puede acceder a todos los demás datos de la antigua aplicación HFM. Cuando el tiempo lo permita, puede trasladar más años adicionales de la historia.

Cuándo actualizar el sistema HFM puede tener sentido

Cuando solo parte de una compañía se está moviendo hacia el nuevo sistema ERP, actualizar la aplicación HFM existente puede tener más sentido, al menos como paso intermedio. Porque no todo el mundo se está moviendo a la nueva aplicación ERP, de todas maneras tendrá múltiples sistemas de libro mayor con múltiples tablas de cuentas, y los metadatos HFM existentes pueden servir como la tabla común de cuentas para fines de consolidación. Aunque usted puede no obtener todos los beneficios de una reconstrucción completa, el proyecto será más pequeño y menos disruptivo, ya que no afecta a las partes del negocio que no se mueven al nuevo sistema ERP.

Al actualizar la actual aplicación HFM, todavía puede incorporar elementos del nuevo sistema ERP añadiendo nuevas cuentas y miembros de dimensión personalizada. También puede añadir algunas dimensiones personalizadas a la aplicación si está en la versión 11.1.2.2 o superior del sistema de gestión de rendimiento empresarial de Oracle.

Otra ventaja de este enfoque es que no es necesario volver a cargar los datos históricos; los datos en la aplicación existente permanecerán. A partir de la fecha de entrada en funcionamiento, la fuente de los datos cambiará para aquellas partes del negocio que se trasladan al sistema ERP; las partes del negocio no incluidas en el proyecto de ERP seguirán cargando datos utilizando los mismos procesos que antes. A medida que más partes de la empresa se muevan al nuevo sistema ERP, cambiarán sus cargas de datos al empezar a funcionar. Cuando llegue al punto en que la mayoría del negocio está en el nuevo sistema ERP, debe reconsiderar la opción de reconstruir la aplicación HFM.

Los retos de ejecutar proyectos ERP y HFM juntos

Ejecutar un proyecto HFM junto con un proyecto de ERP presenta desafíos únicos. El primero son los recursos. Por lo general, se trata de dos grandes proyectos y se pedirá a los mismos recursos para ambos. Desde la perspectiva de HFM, será frustrante que sus recursos no estén disponibles porque están trabajando en el proyecto de ERP. Sin embargo, tenga en cuenta que la aplicación ERP es lo primero. Si no tiene éxito, no tendrá datos para enviar a la aplicación HFM.

El segundo reto son las pruebas. Usted recibirá datos muy limitados del software ERP para probar la aplicación HFM. Un proyecto de ERP incluirá pruebas de aceptación de usuario y varias otras. Usted debería tratar de conseguir una carga de datos para HFM de todas estas. Dicho esto, las hay buenas posibilidades de que ninguna de ellas será un conjunto completo de datos, sin importar lo mucho que trate de conseguir uno. Además, un proyecto de ERP no tiene paralelo –ejecutar todos los aspectos de un negocio en paralelo no es práctico desde el punto de vista de los recursos. Esto es ajeno a un proyecto de HFM, que siempre tiene un paralelo. En este caso, sin embargo, el proyecto HFM también tendrá que empezar a funcionar sin paralelo. Una buena práctica es echarlo a andar en el primer mes de un trimestre, con el objetivo de lograr que todos los problemas se resuelvan para el final del trimestre.

El tercer desafío son los retrasos que inevitablemente vienen con un proyecto de ERP. Recuerde, estos proyectos son muy grandes e incluyen el libro mayor y muchos subsistemas diferentes, como A/P, A/R y el inventario. Configurar y probar estos subsistemas lleva tiempo. Las aplicaciones ERP están estrechamente integradas, así que todos los elementos tienen que estar listos o ninguno puede empezar a funcionar. Estos retrasos están fuera del control del equipo HFM, pero son una buena cosa desde la perspectiva del proyecto HFM porque le dan más tiempo para construir la aplicación. Como bono adicional después de que las dos aplicaciones empiecen a funcionar, los problemas con el proyecto de ERP casi siempre harán que el proyecto HFM se vea bien en comparación.

El plan del proyecto HFM debe iniciar con el diseño de la aplicación y construirse después de que los metadatos en el sistema ERP sean relativamente estables. Sin embargo, usted debe tener discusiones con el equipo del proyecto ERP por adelantado para asegurarse de que cualquier  requisito para HFM sea considerado en su diseño. El equipo de ERP continuará añadiendo metadatos a través del proyecto, por lo que usted querrá asegurarse de que el equipo HFM es notificado de cambios en los metadatos para mantener las dos aplicaciones en sincronía. Las pruebas del sistema ERP usarán muchos de los recursos de HFM, pero usted tendrá tiempo de inactividad entre las pruebas de aceptación del usuario, así como por los retrasos mencionados anteriormente. Aproveche este tiempo para validar los datos históricos en HFM.

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2015

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