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Tres formas de ayudar a los usuarios a acceder a los datos móviles

No hay escasez de servicios empresariales de sincronización e intercambio de archivos para proveer acceso a datos móviles, pero no son la única opción, y no funcionan para todas las organizaciones.

Los empleados que trabajan de forma remota esperan ser capaces de acceder a los datos móviles en cualquier momento, en cualquier lugar, pero en sus viajes pueden encontrarse con pequeñas dificultades. Por ejemplo, el WiFi en el avión se está volviendo más común, pero aún no es la norma; las compañías no pueden asumir que sus guerreros del camino tendrán acceso a internet donde sea que vayan.

Una vez que es claro que los datos deben estar disponibles offline para los empleados, TI debe resolver unas pocas cosas:

  • ¿Qué datos deben estar disponibles offline?
  • ¿Debería haber un repositorio permanente o solo una cache?
  • ¿Son datos críticos para el negocio?
  • ¿Hay regulaciones que gobiernan los datos y su acceso?
  • ¿La compañía tiene alguna regla alrededor del almacenamiento en la nube pública?
  • ¿Cómo pueden los usuarios acceder a los datos móviles?

Afortunadamente, hay muchas aplicaciones y servicios para proveer acceso a datos móviles. El primer y más común método es usar alguna forma de servicio de sincronización en la nube. DropBox es probablemente el mejor conocido, pero hay docenas de opciones para elegir en este mercado. Las ventajas de los servicios de nube son que típicamente son amigables a los usuarios, y la mayoría de personas están familiarizadas con ellos desde una perspectiva de consumidor. Las aplicaciones están diseñadas con una interfaz de usuario simple, y son bastante fáciles de navegar. Lo malo es que las compañías no siempre tienen visibilidad de lo que pasa con los datos cuando los dejan en las manos de servicios de consumo de terceros.

Pero las empresas pueden acudir a alguno de los proveedores de intercambio de archivos en la nube que ofrecen servicios de nivel empresarial. Box ha tenido un servicio de intercambio de nube enfocado en empresas por algún tiempo, y Dropbox ha añadido funciones de negocios a su repertorio en años recientes.

El segundo método es usar una herramienta de gestión de contenido móvil (MCM) para crear un repositorio seguro de documentos. Muchos de ellos vienen de proveedores de gsetión de movilidad empresarial (EMM), incluyendo Good Technology (ahora parte de BlackBerry), MobileIron, Citrix y VMware AirWatch. La premisa de estos productos es que los departamentos tienen desplegado el software EMM y ellos pueden añadir un componente MCM para almacenar cualquier documento corporativo dentro de los repositorios asegurados que se proporcionan. Si EMM ya está instalado, usar el MCM integrado recorta los dolores de cabeza de la integración y el personal interno puede administrar toda la seguridad. Esto es particularmente útil para industrias altamente reguladas como finanzas y salud.

El lado negativo es que los productos MCM están típicamente atados a suites EMM más grandes. Puede ser costoso para una organización implementar un producto MCM independiente, y no hay mucha integración con las capacidades nativas de la mayoría de dispositivos. Por ejemplo, si una compañía usa MobileIron para EMM y quiere que los usuarios abran documentos con el producto Docs@Work del proveedor, los usuarios deben descargar e instalar el cliente Docs@Work en sus dispositivos. Solo entonces los trabajadores podrán abrir los documentos con esa aplicación. Usar aplicaciones nativas del dispositivo para leer o trabajar en archivos niega los beneficios de tener el MCM en primer lugar, pero también puede crear una experiencia de usuario que es menos que ideal.

La tercera opción disponible para acceder a los datos móviles es construir capacidades de sincronización e intercambio de archivos en apps internas. Algunas aplicaciones de automatización de fuerza de ventas tienen este tipo de funcionalidad. Ellas dejan a la gente grabar y enviar reportes de visitas a través de la app, aunque la transferencia de datos sirve más como una capacidad de guardado en memoria que otra cosa. Estas son menos comunes a nivel empresarial porque requieren un desarrollo específico para corresponder el propósito y los datos que la organización desea transferir, pero para casos de uso donde se debe transferir datos complejos y no estructurados, este tipo de opción puede ser plausible. feasible.

La mayor ventaja de este enfoque es que asegura el contexto apropiado para los datos que son transferidos; los datos viven en la propia aplicación y los empleados los comparten solo dentro de ese contexto. Adicionalmente, este enfoque es altamente personalizable porque los equipos de aplicaciones empresariales están en control del desarrollo y el uso de datos.

Elegir un método

Muchos departamentos cometen el error de seleccionar una forma de proveer acceso a datos móviles con base en las preferencias de tecnología; es importante no caer en esa trampa. TI debe tener en cuenta que su trabajo más importante es proporcionar una experiencia de usuario positiva.

Los administradores deben tener una conversación con la gente que usará la aplicación, encontrar qué quieren hacer con ella, y luego seleccionar un producto alrededor de eso. Las empresas deben preguntar:

  • ¿Cuál es el propósito de la aplicación?
  • ¿Quién usará la aplicación?
  • ¿Hay puntos de integración con otros sistemas que requieren acceso activo a la aplicación?
  • ¿Necesita capacidades fuera de línea?

Revisar estas preguntas podría ayudar a orientar la investigación hacia cuál de los tres métodos es el más apropiado para una organización.

Este artículo se actualizó por última vez en marzo 2016

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