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TI necesita una estrategia duradera de trabajo remoto para mantener a los empleados en casa

Después del apuro inicial, los administradores de TI ahora se enfrentan a cómo mantener en funcionamiento el trabajo remoto, más allá de la cuarentena por el coronavirus.

Algunos estados están reabriendo sus economías, pero puede pasar más tiempo antes de que los empleados se sientan cómodos regresando a la oficina, dejando al departamento de TI con la tarea de descubrir cómo hacer que el trabajo remoto continúe.

Dadas las rápidas órdenes para trabajar desde el hogar, promulgadas por los Gobiernos para gestionar la pandemia del COVID-19, los administradores de TI utilizaron todos los medios necesarios para que los empleados se conectaran a las aplicaciones y datos de las empresas. Ahora que la ola inicial ha terminado, los administradores de TI tendrán la oportunidad de evaluar sus necesidades de trabajo remoto y crear una estrategia de teletrabajo que aborde las formas de satisfacer mejor estos requerimientos.

Hacerlo podría ser ventajoso para una empresa, según Ken Robinson, analista de investigación de mercado en Motus LLC., una empresa de gestión de la fuerza laboral.

"Si las empresas compiten para volver a lo que perciben como normal ... habrá una brecha de compromiso por parte de los empleados", dijo. "Me preocupa que la mayoría de las personas sientan aprensión por volver al entorno de oficinas abiertas y puertas cerradas que muchas oficinas han adoptado".

"Por eso es ventajoso para una empresa procurar el trabajo remoto en el futuro", agregó.

Necesidad de herramientas de colaboración

David Rabin, vicepresidente de Lenovo, dijo que cree que la pandemia "dejará un cambio permanente en cómo funcionan las corporaciones y los trabajadores del conocimiento".

Rabin dijo que las encuestas de trabajo remoto de Lenovo y las discusiones con otras compañías después del comienzo del brote revelaron la necesidad de herramientas de colaboración tanto para hardware como para software. La migración masiva a las plataformas de reunión de video, dijo, había sido la tendencia más frecuente vista en la investigación.

"Un trabajador del conocimiento debe tener herramientas básicas para permitir la colaboración de video", dijo. "Entre las tres áreas de trabajo remoto en las que nos centramos (colaboración, seguridad y productividad), diría que la colaboración ha sido la necesidad más generalizada, desde la perspectiva del usuario final".

La herramienta más básica necesaria para permitir el trabajo remoto, dijo Rabin, es un dispositivo informático, y la computadora portátil es la elección de la mayoría de los trabajadores con conocimiento. La mayoría de las computadoras portátiles modernas, señaló, son muy adecuadas para videoconferencias, ya que tienden a tener micrófonos, altavoces y cámaras web incorporados.

Sin embargo, Rabin dijo que puede haber un deseo de dispositivos de colaboración independientes, incluido el ThinkSmart View recientemente lanzado por Lenovo, que puede actuar como una segunda pantalla durante las llamadas de audio y video. Dichos dispositivos permiten realizar reuniones de video mientras liberan la computadora de un trabajador, para que puedan consultar notas, trabajar en un documento o llamar una presentación.

El analista independiente Eric Klein dijo que creía que el software de colaboración, incluido Slack u ofertas de Salesforce, estaría en la cima de una lista de estrategias de trabajo remoto a largo plazo para las empresas.

Por su parte, Chris McMasters, CIO de la ciudad de Corona, California, dijo que los empleados municipales han recurrido al software de colaboración Microsoft Teams mientras operan de forma remota. Una de las cosas que la ciudad busca abordar, dijo, es asegurarse de que Teams funcione bien con el sistema telefónico de Cisco que se usa en los edificios municipales.

Chris McMasters

"Para que esa función opere realmente bien, necesitamos algunos controladores de borde de sesión [dispositivos o software que administren llamadas telefónicas VoIP] colocados en la nube para que esos sistemas puedan actuar juntos", dijo. "Tenemos centros de atención telefónica que están operando en casa ahora [usando Teams], lo cual es sorprendente, pero [necesitamos] esa conexión entre el uso de sistemas telefónicos locales y los sistemas externos y hacerlos trabajar juntos".

Políticas BYOD

Con la necesidad inmediata de opciones de "trabajar desde casa", algunas empresas adoptaron las políticas de “traiga su propio dispositivo”, o BYOD, por necesidad, ya que no podían aprovisionar inmediatamente la cantidad necesaria de computadoras portátiles o teléfonos. A medida que continúan las cuarentenas, las empresas deben decidir si admiten mejor los dispositivos de propiedad personal o reemplazarlos por dispositivos administrados y de propiedad de la empresa.

Klein dijo que la naturaleza de una organización influirá en su elección en el asunto.

"Las organizaciones más grandes y aquellas en industrias más reguladas están más inclinadas a mantenerse alejadas de BYOD como la forma predominante de proporcionar acceso a sus empleados [a los datos de la compañía]", dijo.

Las políticas de BYOD pueden parecer más atractivas durante la incertidumbre económica posterior al COVID-19, dijo Klein. Si bien las estrategias de trabajo remoto probablemente incluirán hacer inversiones para apoyar mejor el trabajo remoto, dijo, las empresas probablemente lo harán con presupuestos limitados.

Ken Robinson

Robinson dijo que, aunque las políticas de traer sus propios dispositivos generalmente se asociaban con dispositivos, la conexión a internet de alta velocidad en el hogar de los empleados ha demostrado ser más integral para sus trabajos que sus teléfonos o computadoras. A medida que las empresas consideran opciones más duraderas, o incluso permanentes, de trabajo desde el hogar, dijo, pueden considerar reembolsar a los empleados el costo de sus conexiones.

Una visión cambiante del soporte técnico

Los observadores de la industria dijeron que los cambios de trabajo desde casa traerían modificaciones para los profesionales de TI.

"Probablemente el área de enfoque más grande para los profesionales de TI sería, '¿Cómo administro un dispositivo que no puedo tocar y sentir?'", dijo Rabin. "Sinceramente, este no es un fenómeno nuevo. Las empresas siempre han tenido empleados remotos o de campo".

Pero la magnitud del cambio, dijo Rabin, representa un desafío para el personal de TI. El simple hecho de llevar nueva tecnología a los empleados se ha vuelto más complicado, aunque la capacidad de los fabricantes de PC de enviar computadoras preconfiguradas directamente a los trabajadores ha facilitado un poco las cosas.

"Podemos tomar gran parte del trabajo manual anterior y automatizarlo a través del software", dijo.

También está la cuestión de cambiar el esquema de oficina en el hogar ad hoc de un empleado hacia un espacio de trabajo más productivo, dijo Rabin.

Si bien algunos empleados pueden estar contentos con una computadora portátil, otros pueden necesitar cosas como un monitor, teclado, base, auriculares o mouse para trabajar de manera más eficiente, dijo Rabin.

Klein dijo que las empresas pueden repensar la forma en que brindan soporte técnico a los trabajadores.

"He hablado con muchas empresas que se están ocupando de ese problema, específicamente: han habilitado a los empleados para trabajar de forma remota a un alto nivel, pero están lidiando con más llamadas de soporte", dijo.

Como tal, dijo Klein, las compañías pueden externalizar el soporte a los proveedores de servicios administrados como una forma de brindar servicios de TI más avanzados.

Un posible regreso a la oficina

Robinson dijo que podrían pasar meses antes de que algunos empleados regresen a la oficina, lo que significa que los profesionales de TI deben construir una estrategia de trabajo remota como si fuera una necesidad por algún tiempo.

"Los empleados deben sentirse seguros y cómodos en sus entornos de oficina", dijo. "Hay algunas logísticas que parecen bastante fáciles pero que podrían ser difíciles para los empleadores".

Según Robinson, las empresas pueden tener que considerar nuevos modos de operación para mantener una distancia cómoda entre los empleados. En una opción, los horarios de los empleados podrían dividirse, con tres días trabajando desde casa y dos en la oficina. Si se hace correctamente, todo un equipo podría estar en la oficina al mismo tiempo, lo que permite la colaboración cara a cara al tiempo que se proporciona una distancia segura entre ellos.

McMasters dijo que su ciudad estaba examinando una manera de llevar a sus trabajadores de vuelta a la oficina.

"Lo que estamos imaginando, a medida que retrocedamos, es un entorno 50/50. Vamos a tener el 50% del personal en el sitio y el 50% fuera. Vamos a rotarlos para que podamos seguir teniendo distanciamiento social y no exponer demasiado a los empleados".

Como tal, dijo McMasters, la ciudad estaría impulsando el uso de escritorios virtuales Citrix, que ha desempeñado un papel clave en su estrategia de trabajo remoto, tanto en el hogar como en el ayuntamiento, para garantizar una continuidad de la experiencia.

"Básicamente, los usuarios no tendrán diferencias en su experiencia en el hogar o en el trabajo", dijo.

La posibilidad de abandonar por completo la oficina, dijo Robinson, no es tan descabellada como solía ser. En tal situación, dijo, las empresas podrían usar las grandes cantidades de dinero gastadas en bienes raíces para otros fines, que incluyen, potencialmente, tecnología adicional para apoyar el trabajo remoto.

Rabin dijo que la situación podría requerir una reevaluación de los costos de oficina. Señaló que, debido a las cuarentenas, una gran cantidad de bienes raíces comerciales está vacante.

"Todos los días, [las compañías] pagan facturas por espacio que está desocupado", dijo. "Esto solo hará que las empresas negocien".

¿Qué tan significativo será ese cambio? Aún está por verse, concluyó Rabin.

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