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SharePoint 2010 implementación de éxito en temas de gobernanza fuerte

Crear un plan de gobernanza efectivo antes del SharePoint 2010 ayuda a asegurar la implementación, la adopción en toda la empresa y el éxito.

A medida que el lugar de trabajo de colaboración se torna más complejo, SharePoint puede ser una gran ayuda para las empresas de todos los tamaños, lo que permite a los usuarios crear blogs, sitios personales o de equipo y una variedad de otros lugares en línea para la unidad de negocio y colaboración interdepartamental. Pero a pesar de los beneficios de SharePoint, las fallas de implementación son comunes.

Según los consultores y analistas que se especializan en tecnología, la mayoría de esos fracasos pueden atribuirse a la falta de gobernabilidad por adelantado implementación de SharePoint 2010. Cuando se implementa SharePoint sin un plan sólido para establecer quién puede crear sitios, cómo deben ser creadas y qué tipo de información se debe y no se debe compartir con ellos, a menudo aparecen los dolores de cabeza sobre la gestión y el caos.

Dejar  de lado la creación de sitios con SharePoint también puede conducir a la resistencia a la adopción entre los trabajadores de negocio, los analistas y consultores advirtió. Para evitar estos problemas, dijeron, las organizaciones deben desarrollar una empresa en toda la estrategia de gobierno de SharePoint 2010 para establecer una rutina de colaboración con las directrices de la empresa.

“La falta de gobernabilidad es la razón N° 1 para falla de SharePoint”, dijo Craig Roth, de Gartner Inc. en Stamford, Connecticut. Roth, que dirige la Vicepresidencia de Comunicación, Colaboración e Investigación de Contenido de Gartner, dijo que los tipos de fallas por lo general se dividen en tres categorías principales:

• Ambigüedad, que es a la vez consecuencia y causa de que la gente siga sus propias reglas tácitas y suposiciones.

• Objetivos de negocio indefinido a corto y largo plazos, que normalmente resulta de “ir rápido para conseguir hacerlo.”

• Los conflictos entre los usuarios de negocio y las luchas internas por el poder.

Capacidades de SharePoint también pueden traslaparse con las de muchos otros sistemas de negocio relacionados con la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM), gestión de medios de comunicación social y otras funciones, por lo que tiene sentido establecer los límites con antelación para una implementación de SharePoint 2010. “Lo ideal sería trabajar en eso antes de implementar y trabajar estas cosas con los responsables de esos otros sistemas”, dijo Roth. “Si se espera, ya no se convierte en un argumento lógico. Se convierte en política y se convierte en un problema humano, no una cuestión de tecnología.”

Piense en la gobernanza como una póliza de seguro contra esos riesgos. No tener gobernanza es ignorar por completo los riesgos - una decisión de negocios extremadamente mala.

Richard Harbridge, Allin Consulting

Cuando falla una implementación de SharePoint, puede significar todo, desde contenido obsoleto y redundante hasta una pérdida del control de los secretos corporativos e incluso litigios. También existe la posibilidad de sitios de grupo abandonados, capacidades de búsqueda que no funcionan a causa de metadatos incoherentes o inexistentes, y la falta de coherencia en los sitios que hace que la navegación sea difícil o incluso inútil. Todo significa problemas, dijo Susan Hanley, Fundadora y Presidenta de Susan Hanley LLC, un portal SharePoint y consultoría de colaboración en Bethesda, Maryland.

“Y si usted es una empresa internacional, tienes varias cuestiones jurídicas nacionales por averiguar”, dijo.

Pero los errores potenciales pueden ser mitigados por un plan de gobernanza efectivo, dijo Richard Harbridge, Evangelista Senior SharePoint para Allin Consulting, el brazo de consultoría y servicios de TI de Allin Corp., con sede en Pittsburgh. “Piense en la gobernanza como una póliza de seguro contra esos riesgos”, dijo él, explicando que dada la complejidad de SharePoint, “no contar con un gobierno es ignorar por completo los riesgos. - Una muy mala decisión empresarial”

Harbridge y otros analistas ofrecieron los siguientes consejos sobre cómo construir un proceso racional y sostenible para gobernar un sistema de SharePoint:

Definir los temas de negocios. “Entender el problema de la empresa es el paso N º 1”, dijo Hanley. “Antes incluso de llegar al punto de implementar, dar un paso atrás y asegurarse de comprender [lo] que está pidiendo que resuelva SharePoint”.

Una visión organizacional clara es el marco fundamental para una exitosa implementación de SharePoint que permite a los empleados y socios de negocios colaborar eficazmente, dijo ella, y explicó que para llegar allí, una organización debe primero responder a las preguntas básicas acerca de sus objetivos de negocio para el sistema SharePoint.

Responder a estas preguntas debería iniciar el proceso de implementación, Harbridge aconseja. “Mientras más avance usted en esto sin esos debates delimitadores, más difícil será el desarrollo de la gobernabilidad”, dijo él. Esto se debe a que los involucrados comienzan a desarrollar sus propias formas de uso de SharePoint.

Las necesidades de negocio y objetivos serán diferentes para cada organización, señaló Roth. Esos objetivos le ayudarán a determinar qué sitios de SharePoint se usarán para y quién debería tener voz y voto en la regulación y orientación del proceso para crearlos, así que un cuidadoso auto-estudio es la clave. “No hay una plantilla de gobierno que se adapte a todos”, dijo.

Establecer una Junta de Gobierno. Para obtener la mejor oportunidad de éxito, SharePoint gobierno debe ser impulsada por un grupo de usuarios de negocios, idealmente dirigido por alguien con experiencia en análisis de la gestión o de negocio, dijo Roth. Añadió que la Junta de Gobierno debe ser establecida por un comité directivo ejecutivo porque “hay llamadas de juicio por hacer y se necesita saber que hay un grupo de ejecutivos que están detrás de esas [las decisiones]”.

El equipo de gobierno podría estar formado por personas de la TI y los departamentos de gestión de la información, además de representantes de las diversas funciones de la empresa, tales como recursos humanos y lo legal. Como grupo, ellos deben tener la responsabilidad de determinar los tipos de información que la plataforma de colaboración utilizará para el establecimiento de procesos de gestión y decidir sobre las reglas de retención y disposición para asegurarse de que la información importante se mantenga en el sistema y que los datos antiguos y los sitios puede ser eliminado cuando ya no sean necesarios.

Pero hay que empezar con una Junta de Gobierno de un tamaño razonable y un proyecto de SharePoint 2010 de tamaño razonable, dijo Marcy Zweerink, Consultor Senior de Asociados Cohasset con sede en Chicago. “No trates de hervir el océano cuando estás empezando.”

Comience con algo pequeño, acordó Harbridge - luego haga la operación gobernanza más sólida conforme el sistema de SharePoint se expande y más gente comience a usarlo. Sugirió, como mínimo, utilizar un enfoque de cinco equipos para la gobernanza efectiva una vez que la adopción de SharePoint realmente se afianza. Esto debería incluir un equipo de estrategia de negocios para definir los objetivos en forma permanente, un equipo de estrategia técnica que determina cómo SharePoint puede ser utilizado para alcanzar dichos objetivos de negocio y los equipos de operaciones tácticas, el de desarrollo y el de soporte.

Definir los roles y redactar las directrices. Los primeros pasos para una Junta de Gobierno son para definir los roles y responsabilidades, determinar cuanta flexibilidad y control debe estar en uso de SharePoint y luego escribir guiones para el contenido, diseño del sitio, convenciones de nombres y más, dijo Hanley.

“Una declaración de gobernanza es muy importante”, dijo Roth. “Eso explica por qué se va a establecer otras pautas... y como se ponen en marcha los esfuerzos de otros que tienen que ir por su cuenta.” Aunque una gran cantidad de directrices o políticas tienen que ser por escrito, él dijo que la clave para hacerlo es que “usted haya decidido de antemano la respuesta si alguien quiere discutir con usted.”

Configurando la implantación de SharePoint para que sea exitosa requiere el establecimiento de una estrategia sólida de gobierno no sólo acerca de la solución de problemas de negocios, de acuerdo con Harbridge. También crear un ambiente propicio para la reutilización de contenido y luego enriquecerla mediante la conexión al contenido asociado más nuevo, en última instancia, mejorar el retorno potencial de la inversión de una implementación de SharePoint 2010, dijo él.

Roth mencionó un punto similar: “Si usted hace la gobernanza en primer lugar,” dijo él, “todo lo demás tiene una mejor oportunidad de tener éxito.” 


Los 10 pasos de Susan Hanley para la planificación de la gobernanza de SharePoint 2010

La mayoría de las implementaciones de SharePoint 2010 fracasan porque no están reguladas correctamente. Pero hay medidas que las organizaciones pueden tomar para asegurar que la implementación del programa de colaboración vaya bien y siga vigente, de acuerdo con Susan Hanley, con un portal SharePoint y Consultora de Colaboración en Bethesda, Maryland. Hanley identifica 10 medidas que pueden ayudar a garantizar una gobernanza adecuada.

1. Identificar un equipo de gobierno inclusivo.

2. Iniciar conversaciones con decisiones enmarcadas sobre los objetivos de negocio.

3. Determinar el modelo de implementación de SharePoint.

4. Definir una visión clara para la colaboración empresarial.

5. Identificar los roles y responsabilidades del equipo de gobierno.

6. Desarrollar principios rectores para la gobernanza.

7. Decidir sobre su nivel de confort organizacional con la computación social.

8. Definir las políticas de gobierno y las normas.

9. Documentar el plan.

10. Promover el uso de SharePoint en toda la empresa. 


 

 

Pasos clave de SharePoint gobierno a seguir - y preguntas a hacer
La creación de un plan de gobierno para la implementación de SharePoint 2010 e imponerlo, son cruciales para el éxito colaborativo, de acuerdo con Mark Gilbert, Vicepresidente de Investigación y Analista Principal de SharePoint para Gartner Inc. Gilbert, quien ha hablado acerca de gobernabilidad SharePoint  en conferencias de colaboración y gestión de contenido, señala cinco pasos clave en el proceso:

• Establecer la propiedad del contenido autoritario.

• Crear un consejo de gobierno sobre el contenido.

• Organizar los usuarios de negocio para gestionar eficazmente el contenido.

• Utilizar herramientas de ECM para hacer cumplir el ciclo de vida de gestión de contenidos.

• Usar espacios virtuales del equipo para el contenido del proyecto compartido.

Además, sugiere que las empresas creen un formulario de solicitud del sitio para los empleados que deseen crear un equipo SharePoint 2010 o sitios relacionados con el proyecto. Gilbert dijo que el formulario constituye una lista de preguntas para ayudar a enfocar los objetivos de un sitio para el empleado que lo solicite y ayudar a un grupo de gobernanza de SharePoint a entender el propósito y e intención de uso del sitio propuesto:

• ¿Cuál es la naturaleza del sitio?

• ¿Quién será el propietario del sitio?

• ¿Qué tipos de datos se almacenarán allí?

• ¿Algunos datos potencialmente se convertirán en registros corporativos?

• ¿Cuántas versiones de los datos deberán mantenerse?

• ¿Cuál es la vida útil esperada del sitio?

• ¿Quién debe tener acceso al sitio?

• ¿Hay una necesidad de flujo de trabajo?

• ¿Hay una necesidad de formación de imágenes?

• ¿Hay una necesidad de colaboración externa?

Este artículo se actualizó por última vez en noviembre 2012

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