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Saque el máximo provecho a las reuniones en Microsoft Teams

Las reuniones en Microsoft Teams son vitales para admitir la colaboración remota. Conozca qué papel deben desempeñar las reuniones de Teams en su organización y dónde debe mejorar la plataforma.

Las reuniones virtuales se han convertido en la piedra angular de la colaboración empresarial. Microsoft Teams ha demostrado ser una opción popular para organizaciones con un ecosistema de Microsoft.

Pero Microsoft Teams puede ser complejo, con un conjunto de opciones e integraciones. Según el autor João Ferreira, ingeniero de TI y MVP de Microsoft, puede ser difícil para una organización saber dónde comenzar y aprovechar al máximo la plataforma Teams.

Pero una vez que las organizaciones, y los usuarios, se sienten más cómodos con las capacidades de Teams, puede convertirse en la plataforma única para todas las comunicaciones comerciales y los flujos de trabajo. En su libro Hands-On Microsoft Teams, Ferreira ofrece las mejores prácticas y tutoriales para reuniones, colaboración y productividad empresarial de Microsoft Teams.

Nota del editor: La siguiente entrevista fue editada por extensión y claridad.

¿De qué manera las reuniones en Microsoft Teams son una mejora con respecto a Skype for Business?

João Ferreira: Las características de chat y video de Microsoft Teams son prácticamente las mismas que Skype for Business, con la excepción de los eventos en vivo. El poder que da Teams para crear reuniones sin la necesidad de invitar a todos los miembros de un equipo, la posibilidad de tomar notas durante las reuniones, la pizarra durante las reuniones, obtener toda la información agregada en una sola ubicación es mucho más poderoso que Skype for Business.

João Ferreira.

Todavía uso Skype for Business de vez en cuando; tengo clientes que todavía no tienen Microsoft Teams. Pero ahora, con la última versión de Teams, puede ponerse en contacto fácilmente con personas en Skype for Business sin necesidad de abandonar Teams. Incluso ahora puede comunicarse con personas en la versión para consumidores de Skype. Es una aplicación única que da acceso a una amplia variedad de plataformas de comunicaciones que Microsoft ha lanzado en los últimos años.

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Pero Microsoft está enfocado en una mejor experiencia para brindar a Teams una plataforma más sólida. Sé que a menudo se compara con Zoom: el desenfoque de fondo y las imágenes ahora están disponibles en Teams. Zoom los tuvo durante mucho tiempo, pero nuevamente, Teams es mucho más que una plataforma de reuniones y llamadas.Ferreira: Este tema es el artículo más visitado en mi blog, y es la posibilidad de citar un mensaje en la aplicación de escritorio. La versión móvil de Teams puede hacerlo como WhatsApp, donde desliza el dedo hacia la derecha para citar un mensaje. Pero, en la versión de escritorio de Microsoft Teams, no hay opción para hacerlo directamente. Puede hacerlo utilizando un acceso directo, pero no es un proceso sencillo.

Teams es un grupo de soluciones combinadas en un solo lugar.

No intente encontrar otras plataformas o no lleve su información a otras plataformas, como Zoom o Facebook, solo porque tienen funciones divertidas que quiere usar. Eventualmente, comprometerá la información compartida fuera de las medidas de seguridad implementadas con Teams y el ecosistema de Microsoft.

Si está en el ecosistema de Microsoft, quédese con él, incluso si Teams no tiene toda la funcionalidad que le gustaría. Las cosas están evolucionando mucho más rápido de lo que solían, y Microsoft publica actualizaciones cada mes. La hoja de ruta está disponible públicamente, y los usuarios finales pueden votar sobre las características que les gustaría ver implementadas.

¿Cómo ve a las empresas que usan Teams después de la pandemia?

Ferreira: Las personas que ahora usan Microsoft Teams están entendiendo el valor del producto. No los veo saliendo de la plataforma una vez que todo esto desaparezca. Incluso si todos volvemos a la oficina, el trabajo se realizará en Microsoft Teams.

Tendrá algunos usuarios que lo abandonarán tan pronto como dejen de funcionar de forma remota, pero hay datos y estructuras que las personas comenzaron a construir durante la situación covid. Al replicar unidades organizativas, archivos, enlaces a documentos, todas esas cosas que normalmente se compartían a través de carpetas compartidas en la oficina o al preguntarle a alguien que trabaja en la misma ubicación, ahora están centralizadas en un solo equipo o canal. Es mucho más fácil continuar esa estructura que volver a la estructura anterior a Microsoft Teams.

¿Qué consejo tiene para aprovechar al máximo las reuniones en Microsoft Teams?

Ferreira: Lo más importante es invitar a todos los que necesiten asistir a una reunión. Si alguien no puede asistir, asegúrese de grabar la reunión porque, con una grabación, las personas podrán asistir más tarde.

Si tiene invitados en la reunión y desea compartir una grabación, asegúrese de hacerlo de la manera correcta. Los invitados no podrán descargar la grabación desde el entorno de la reunión porque está alojada en otra plataforma que aún no tiene soporte para usuarios externos.

Siempre que sea posible, haga reuniones con la cámara encendida. La mayor parte de la comunicación se realiza a través del lenguaje corporal, y hacer una reunión con la cámara apagada será más difícil para las personas al otro lado de la llamada. Usted podría hacer una broma, y ​​debido a que alguien no está viendo su expresión facial, entenderán mal lo que intenta decir.

Use la cámara siempre. Hará que sus reuniones sean mucho más fáciles y las personas disfrutarán de verse, especialmente ahora que todos estamos trabajando desde casa.

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