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Salas de conferencia del futuro necesitan del control y la experiencia de TI

A medida que las organizaciones evalúan sus salas de conferencias del futuro, los grupos de TI deben liderar estos proyectos para crear una experiencia de sala de reuniones consistente para los usuarios finales.

A medida que más empresas modernizan sus salas de reuniones, TI necesita controlar estos proyectos y convertirse...

en el único propietario de los espacios de conferencias, de acuerdo con un analista de comunicaciones unificadas. A menudo, los equipos de gestión de instalaciones han controlado en gran medida las salas de conferencias. Pero como la tecnología ocupa un lugar más prominente en estos espacios, TI debe arrebatar el control al personal de las instalaciones.

En muchos casos, las organizaciones no tienen un propietario y administrador de salas de conferencias para toda la empresa, según Robin Gareiss, presidente y fundador de Nemertes Research, una firma de asesoría tecnológica con sede en Mokena, Illinois. A veces, TI administra las salas. En otras ocasiones, los equipos de instalaciones gestionan los espacios.

Sin embargo, el personal de instalaciones puede carecer de los antecedentes técnicos necesarios para administrar estos espacios. El personal de instalaciones puede incluir el departamento de recursos humanos, el director de operaciones y cualquier otra persona responsable de administrar las ubicaciones físicas donde trabajan los empleados.

"La realidad para muchas organizaciones es que las instalaciones aún poseen salas de reuniones", dijo Gareiss. "No va a ser fácil para TI sacar las salas de conferencias de las manos de la gente de instalaciones".

Los grupos de TI deberán explicar por qué deben tomar las riendas de la sala de reuniones. Por ejemplo, a medida que las salas de reuniones incorporan más tecnología, los grupos de TI pueden afirmar que cuentan con la experiencia técnica para administrar una estrategia general de sala de reuniones.

Al mismo tiempo, TI no debe eliminar completamente al personal de instalaciones de las discusiones sobrela sala de reuniones, dijo Gareiss. Los equipos de TI e instalaciones aún podrían coordinarse en temas como pies cuadrados, ergonomía y diseño del cableado.

En última instancia, la transferencia de poder, del personal de instalaciones al de TI, podría ser guiada por alguien más alto en la escala corporativa, como un director de operaciones, agregó Gareiss.

¿Qué impulsa las salas de conferencias del futuro?

Este problema de propiedad es el mayor impulsor de las "salas de conferencias del futuro", dijo Gareiss, ya que las compañías buscan actualizar sus salas de reuniones y controlar las áreas de colaboración.

Cuando las organizaciones no tienen un solo administrador de sala de reuniones, pueden surgir inconsistencias entre las salas, incluido el diseño de la sala, la conectividad de red, las fuentes de alimentación, la calidad del sonido y la integración del software de colaboración en equipo. Estas inconsistencias también dificultan el uso de la sala de reuniones entre los trabajadores.

Dos tercios de las compañías tienen un proyecto de sala de conferencias del futuro en curso, o están evaluando o planificando proyectos de sala de conferencias para 2018 o 2019, según un estudio global de Nemertes de aproximadamente 650 líderes de TI.

Uno de los objetivos de estos proyectos es establecer un único propietario de las salas de reuniones en toda la empresa, lo que ayudaría a estandarizar estos espacios para reuniones. Como resultado, una vez que los empleados aprenden cómo trabajar en una sala, deberían poder trabajar en cualquier otra habitación. Otras razones por las que las empresas están considerando las salas de conferencias del futuro son mejorar la productividad del usuario final y reducir los costos operativos.

¿Cómo son las salas de conferencias del futuro?

Al desplegar salas de conferencias del futuro, no descuide los conceptos básicos. Según el estudio de Nemertes, el 55% de las organizaciones califican la conectividad de red de alta velocidad como el elemento más importante en las reuniones de la próxima generación. Las organizaciones dijeron que tienen una conectividad de red inconsistente de una sala a otra.

Otros elementos importantes en las salas de reuniones incluyen sonido de alta calidad, accesibilidad eléctrica para usuarios finales, videoconferencia de alta definición, integración de calendario, uso compartido de pantalla inalámbrica y acceso fácil a un conjunto consistente de herramientas de colaboración en toda la compañía.

Una interfaz de usuario consistente y familiar de herramientas de colaboración en equipo puede ayudar a simplificar la experiencia de la reunión, dijo Gareiss en un seminario web reciente sobre las salas de conferencias del futuro. Alrededor del 80% de las organizaciones están utilizando, evaluando o planificando herramientas de colaboración en equipo.

De acuerdo con los datos de Nemertes, las funciones de colaboración del equipo que más importan a las organizaciones incluyen el intercambio de documentos, comunicaciones de voz y video, y las pantallas compartidas. Además, el 66% de las organizaciones quiere que todas sus funciones de colaboración se combinen en una suite.

Este artículo se actualizó por última vez en noviembre 2018

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