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Ricoh: 67% de los directivos tardan demasiado en encontrar datos en archivos impresos

Existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos de papel en las empresas, según un estudio de Ricoh.

La globalización, la tecnología móvil, la nube y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por esta razón, es clave contar conuna gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada compañía y que permita mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente.

Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por RICOH, realizada entre mayo y junio del 2013, los directivos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. Aun así, según se desprende del estudio, los líderes empresariales no están, a día de hoy, plenamente preparados para la era digital. De hecho, 63% de los mismos asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, lo que resulta imprescindible puesto que se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo. De acuerdo con IDC, se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30.

Por esta razón, resulta importante disponer de la capacidad de acceder fácilmente a la información en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial, tanto si se encuentra en formato digital como físico. Los líderes empresariales reconocen que existe un valor importante latente en activos de información física. El estudio revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas.

Esto no solo afecta los procesos de toma de decisión, sino también la productividad y los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos (67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos.

De esto se desprende que la digitalización de los archivos físicos debería ser una prioridad para todas las organizaciones, pero el estudio refleja que son las pequeñas y medianas empresas las que se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en el camino hacia la transformación digital. Casi dos tercios de las PYMES esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, mientras que solo 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo.

La digitalización de la documentación permitirá a las compañías ser más eficientes en cuanto a los costos, productividad y seguridad de su documentación, y esto les ayudará a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y a fortalecer su posición competitiva.

Este artículo se actualizó por última vez en agosto 2014

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