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RPA en ERP moderniza un sistema heredado con automatización

Las organizaciones están recurriendo a RPA para automatizar los procesos comerciales conectados a los sistemas ERP heredados en lugar de reemplazarlos. A continuación, se muestra cómo está generando beneficios.

La adopción de RPA en la empresa continúa creciendo y las organizaciones ahora están invirtiendo en la tecnología para apuntar a los procesos conectados a los sistemas ERP.

Los expertos dicen que la combinación de RPA y ERP puede generar un retorno de la inversión a través de una mayor velocidad y eficiencia, así como la reducción de errores. Sin embargo, advierten que no es una panacea para las implementaciones de ERP que ya tienen problemas.

Stefan Maurer

Stefan Maurer, vicepresidente de eficacia empresarial, y su equipo de 100 empleados impulsan mejoras continuas en todas las operaciones de Avnet, un distribuidor de componentes electrónicos. Con un enfoque en la innovación, la digitalización y la automatización, han sido particularmente activos en la optimización de los procesos de back-end dentro del sistema ERP de la compañía, identificando numerosas tareas que involucran adquisiciones, ventas, servicio al cliente y otras funciones administrativas para ser manejadas por bots de RPA.

"Había muchos servicios sin valor agregado que podían realizarse mediante software", dijo Maurer. "Puedo programar algo que un humano está haciendo y puede salvar la inflexibilidad y el comportamiento lento del ERP".

Con el software Kofax RPA, su equipo ha automatizado aproximadamente 70 procesos comerciales, con aproximadamente el 85 % de los procesos robotizados interactuando con el sistema ERP.

La implementación de RPA en ERP ha arrojado buenos resultados en dos años, dijo Maurer, con los bots manejando las tareas manuales y repetitivas con más velocidad y sin errores humanos, lo que permite que el equipo se concentre en las tareas de mayor valor.

Expandir el uso de RPA en ERP

El volumen de tareas que se pueden automatizar en un sistema ERP es una razón suficientemente sólida para que los CIO y sus contrapartes comerciales incorporen RPA, dijeron los expertos.

"Hay tareas de bajo valor [para manejar las cuales] puede construir bots y así extraer horas", dijo Craig Le Clair, vicepresidente y analista de Forrester Research y autor del libro Invisible Robots in the Quiet of the Night: How AI and Automation Will Restructure the Workforce.

Las tareas de facturación, contabilidad y procesamiento de pedidos son buenos candidatos para la automatización, dijo, porque puede liberar a los humanos de horas de trabajo mundano y repetitivo.

El uso de RPA para automatizar estas tareas relacionadas con ERP permite a las organizaciones aprovechar los beneficios de la modernización sin tener que reemplazar el sistema, una tarea compleja, costosa y que requiere mucho tiempo.

Kapil Kalokhe

"Es una revisión masiva en términos de inversión de capital y en términos de recursos, por lo que una vez que se implementa un ERP, cambiarlo no es fácil", dijo Kapil Kalokhe, director senior de servicios de asesoría empresarial en Saggezza, una empresa global de TI consultoría.

También ayuda a las organizaciones a avanzar con sus esfuerzos de agilidad y digitalización mientras se enfrentan a los elementos heredados que vienen con ERP. La modernización de los procesos agrega una agilidad que, sin RPA, sería casi imposible de lograr o requeriría una revisión importante del ERP.

"RPA puede ser un puente hacia un estado futuro", dijo Kalokhe. "[Puede] ayudar a ser esa solución provisional que es más económica y puede abordar el corto plazo mientras [los líderes empresariales] deciden si actualizar o cambiar su ERP y cuándo hacerlo. RPA es una solución muy eficaz y eficiente para ese escenario".

Sin embargo, los equipos de TI no pueden integrar fácilmente todas las aplicaciones nuevas con los ERP a medida que esos sistemas envejecen, lo que puede crear capas de trabajo mundano para los trabajadores humanos. Por ejemplo, los trabajadores pueden tener que combinar manualmente los datos de las aplicaciones más nuevas y los ERP para crear informes, lo que ralentiza a los equipos, agrega ineficiencias y desvía recursos de las tareas de razonamiento e innovación de mayor valor donde el personal humano sobresale

"Es ese tipo de trabajo repetitivo y tedioso que los trabajadores tienen que hacer, pero es muy ineficiente, donde la RPA es muy útil", dijo Kalokhe. "RPA puede pasar fácilmente de una aplicación a otra o de un sistema a otro, replicando la entrada de datos y replicando el pensamiento de los dos sistemas, y como es un bot no cometerá errores y siempre hará lo que está programado para hacer".

No hay reemplazo para la actualización necesaria

Aunque RPA puede mejorar los procesos que involucran al sistema ERP y puede agregar velocidad a la arquitectura empresarial, los expertos advirtieron contra el uso de la tecnología de automatización para prolongar un sistema heredado que ya no sirve a la organización.

"RPA es una forma en que las empresas pueden ayudar a avanzar con sus objetivos de transformación digital y hacerlo de una manera rentable, pero puede presentar problemas estratégicos cuando es una mejor idea actualizar y pasar a una solución basada en la nube porque va a conseguir un sistema más modernizado ", dijo Le Clair.

Maurer tuvo una opinión similar y no veía la RPA como una forma de reparar los agujeros en un ERP antiguo o de extender su vida más allá de lo que beneficia a la empresa. Él ve la RPA como una herramienta valiosa para generar valor comercial, pero no como una herramienta para que TI la utilice para respaldar tecnología obsoleta.

Según Le Clair, las organizaciones deben evaluar continuamente si su sistema ERP continúa satisfaciendo las necesidades comerciales o si las está frenando antes de avanzar con una implementación de RPA para asegurarse de que están tomando las mejores decisiones para sus objetivos a corto, mediano plazo y a largo plazo.

"No desea institucionalizar un sistema heredado con RPA si es mejor actualizarlo. Eso es lo que debería hacer el CIO, evaluar ese ERP y preguntarse si vale la pena aprovechar esa eficiencia táctica ahora si no hay una hoja de ruta para modernizarlo", dijo Le Clair. "Pero si no hay necesidad de actualizar el ERP y los procesos de back-office porque no va a hacer que la empresa sea más competitiva, entonces RPA es una herramienta muy útil ahí".

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