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¿Qué son las herramientas de PPM y cómo ayudan a la empresa?

Las herramientas PPM proporcionan una visión holística del estado de los proyectos empresariales, permitiendo a los ejecutivos de nivel C y los gerentes de proyectos priorizar, organizar y optimizar los proyectos para obtener el máximo retorno de la inversión.

La gestión de la cartera de proyectos o PPM abarca la gestión centralizada de procesos, métodos y tecnología. Los equipos de gestión de proyectos utilizan herramientas y metodologías de PPM para supervisar las empresas en función de una variedad de criterios.

El objetivo es determinar la combinación óptima de recursos que puede ayudar a una empresa a lograr sus objetivos a través de proyectos, teniendo en cuenta las condiciones del mercado externo, los requisitos reglamentarios, las demandas de los clientes, los movimientos competitivos y otros factores.

El software PPM permite a las empresas organizar múltiples proyectos en una cartera única y proporciona informes basados ​​en una variedad de componentes. Si bien cada proyecto probablemente tiene factores únicos, estos generalmente incluyen:

  • objetivos del proyecto
  • recursos necesarios
  • costo de recursos
  • riesgo del proyecto

Al usar este software, los gerentes pueden revisar las carteras antes de tomar decisiones sobre el proyecto, incluidos los niveles de financiamiento y los objetivos específicos del proyecto. Algunos productos ofrecen un panel de control que proporciona una vista en tiempo real de los cronogramas de proyectos, hitos, recursos y otros componentes.

El Project Management Institute, una organización que apoya a los profesionales de la gestión de proyectos en todo el mundo a través de la colaboración, la educación y la investigación, ha declarado que las herramientas de PPM son una manera de cerrar la brecha entre la estrategia y la implementación. Las empresas los necesitan porque los proyectos requieren tiempo, dinero y personal para completarse, y estos recursos son finitos. En muchos casos, los gerentes deben determinar cuáles son los proyectos más estratégicamente importantes y asignar los recursos en consecuencia.

PPM para PMO

El uso creciente de las herramientas de PPM ha estado a la par de la aparición de la oficina de gestión de proyectos (PMO) en las organizaciones. Estas oficinas supervisan el progreso de múltiples proyectos y son particularmente vitales en las empresas que pueden tener muchas actividades simultáneamente.

Las herramientas de PPM pueden ayudar a las PMO a equilibrar los recursos disponibles con una variedad de proyectos y guiarlos para determinar qué proyectos tienen más sentido lanzar y cuáles retrasar si los recursos son escasos. El software proporciona la visibilidad que necesitan las PMO para mantener los proyectos en movimiento y evitar redundancias.

PPM vs. PM vs. EPM vs. ERP

Las herramientas de PPM difieren de las plataformas de software similares, que incluyen la gestión de proyectos (PM), la gestión del rendimiento empresarial (EPM) y la planificación de recursos empresariales (ERP).

Si bien el proceso y las herramientas de PPM brindan una visión integral de múltiples proyectos, el software PM ayuda a las organizaciones a planificar, organizar y administrar proyectos individuales a nivel granular, incluidos los recursos. Algunas plataformas pueden proporcionar funciones de estimación de costos, programación, administración de presupuestos, asignación de recursos, control de calidad, documentación, y comunicación y colaboración, entre otras.

El software EPM proporciona funciones de presupuesto, previsión y planificación para procesos de negocios que abarcan múltiples áreas dentro de una organización, como finanzas, recursos humanos y ventas. Varios requisitos estratégicos determinan cómo las organizaciones usan EPM, todo dependiendo de los objetivos y los modelos de negocio de una organización.

ERP es un conjunto de aplicaciones de software integradas que administran y respaldan procesos comerciales clave, como finanzas/contabilidad, adquisiciones, fabricación, ventas y más. Facilita el flujo de información entre estas funciones comerciales y gestiona los enlaces con partes interesadas externas, como los proveedores.

Tipos de PPM

Las organizaciones pueden definir PPM para una serie de diferentes funciones y sectores.

Al igual que en las plataformas ERP, existe un fuerte enfoque en la industria y el mercado con las herramientas PPM, con funcionalidades y características que varían según el sector. El software PPM que sería adecuado para una empresa de construcción será bastante diferente del software diseñado para ser utilizado por una empresa de atención médica.

Como las entidades reguladas que a menudo operan con presupuestos ajustados, las compañías de atención médica tienen una necesidad particular de vigilar de cerca las carteras de proyectos. Las características importantes para PPM en la atención médica incluyen la colaboración y la visibilidad entre proyectos, recursos y documentos, así como el seguimiento y la presentación de informes sobre el progreso y los costos del proyecto.

Debido a las consideraciones regulatorias, la plataforma PPM de atención médica debe respaldar los esfuerzos de auditoría para la Ley de responsabilidad y portabilidad del seguro de salud (HIPAA). También debe respaldar proyectos relacionados con esfuerzos tales como registros médicos electrónicos y sistemas de archivado y comunicación de imágenes.

El PPM especializado no se limita a las industrias verticales. Las organizaciones pueden aplicar el proceso y las herramientas de PPM a funciones empresariales, como el desarrollo de aplicaciones de software.

Debido a que las aplicaciones de desarrollo modernas requieren velocidad y calidad, las plataformas PPM deben ser especialmente sólidas en el seguimiento de funciones como las pruebas de software y el progreso del proyecto a lo largo del ciclo de vida del desarrollo, desde el diseño hasta la producción.

La demanda de desarrolladores de software es alta, por lo que las funciones efectivas de seguimiento de recursos son vitales, incluida la cantidad de personas que trabajan en varios proyectos. También es importante la capacidad de realizar un seguimiento de las tasas de finalización del proyecto, las tasas de éxito del proyecto, los riesgos del proyecto y la línea de tendencia del riesgo.

Capacidades y características clave de PPM

Las herramientas de PPM pueden incluir varias características y capacidades clave. Uno es la gestión de tuberías o flujos. Esto ayuda a las organizaciones a determinar si pueden, y cómo pueden ejecutar un conjunto de proyectos en una cartera dentro de un tiempo específico, dados los recursos disponibles. La gestión de flujos les ayuda a seleccionar los proyectos correctos para seguir en un momento dado.

Otra característica es la gestión de recursos. El monitoreo de los recursos, ya sea financiamiento, mano de obra, materiales o espacio, es vital para administrar múltiples proyectos. Las organizaciones que no logran rastrear correctamente los recursos del proyecto podrían sacrificar la eficiencia y gastar capital innecesario.

Los gerentes de proyecto también tienen que lidiar con el cambio constante, y el software PPM puede proporcionar capacidades de gestión de cambios. La plataforma PPM debe permitir a los administradores ajustar la cartera según sea necesario para maximizar los beneficios de los proyectos y ayudar a cumplir los objetivos estratégicos de la organización. El cambio podría implicar modificaciones en la combinación de proyectos en la cartera, la disponibilidad de recursos, las condiciones del mercado e incluso la estrategia general de la compañía.

Otra característica más es la gestión de riesgos. Las herramientas de PPM pueden ayudar a las organizaciones a administrar y reducir el riesgo del proyecto al seguir de cerca el progreso y asignar los recursos necesarios. Pueden reducir o eliminar los riesgos de perder dinero, tiempo y esfuerzo. Con PPM, las organizaciones pueden minimizar el riesgo de retrasos en los proyectos y la mala gestión de los recursos.

La administración de recursos financieros es otra capacidad clave de PPM, que permite un pronóstico más preciso. Ayuda a los individuos o equipos a demostrar el valor de los proyectos en relación con los objetivos estratégicos y las prioridades de la organización a través de controles financieros, y ayuda a evaluar el progreso utilizando diversas métricas financieras. Con la administración de recursos financieros, los gerentes de proyectos pueden pronosticar mejor los costos de los proyectos, establecer planes presupuestarios y modificarlos según sea necesario.

Analítica y características de análisis

Reporteo/visualizaciones. Algunas ofertas de PPM incluyen funciones de visualización y presentación de informes automatizados que permiten a los usuarios presentar hallazgos y entregarlos a los paneles o dashboards.

Con estas características, los gerentes pueden visualizar, compartir y analizar el desempeño de la cartera contra un conjunto de indicadores clave de desempeño (KPIs). Algunos productos integran análisis e informes en la experiencia del usuario para informar decisiones, aumentar la eficiencia y ofrecer mejores resultados.

Al emplear la visualización de datos, las organizaciones pueden obtener una representación visual de las tendencias y los datos de las herramientas de gestión del trabajo, ayudando con la toma de decisiones y mejorando la capacidad de priorizar proyectos.

Datos en tiempo real. Obtener actualizaciones oportunas de los cronogramas del proyecto, los recursos y los miembros del equipo es una clave para la gestión exitosa de la cartera, por lo que la capacidad de recibir datos en tiempo real es una característica importante.

Las plataformas de software pueden ofrecer métodos automatizados de informes de tareas y estados para que los miembros del equipo puedan proporcionar a los gerentes de proyectos datos de progreso en tiempo real, y los administradores pueden crear informes de estado para recopilar actualizaciones de progreso de los miembros del equipo. Los usuarios pueden acceder a datos actualizados sobre proyectos y carteras, incluidas métricas de negocios, recursos y otros aspectos de las carteras.

Análisis de situaciones hipotéticas. Estos tipos de análisis permiten a los gerentes y miembros del equipo evaluar el impacto de ciertos cambios en los horarios, recursos y otros componentes del proyecto. Las herramientas de PPM para la planificación de escenarios hipotéticos pueden ayudar a los equipos a abordar problemas potenciales.

Algunas de estas herramientas de análisis utilizan algoritmos sofisticados y mejores prácticas integradas para ayudar a los ejecutivos a identificar rápidamente la cartera de proyectos óptima bajo una variedad de restricciones de presupuesto y de negocios. Usando el análisis de suposición (what-if), los gerentes pueden modelar diferentes escenarios para varios proyectos. Esto puede ayudar a garantizar el éxito a pesar de los desafíos, como las restricciones de costos, y proporcionar orientación sobre qué proyectos deben incluirse o excluirse de una cartera.

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