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Preguntas para evaluar SAP Workflow en aplicaciones complementarias

Al revisar las aplicaciones de terceros para SAP Workflow, las empresas deberán tener en cuenta al usuario y a la experiencia de TI.

Cuando se seleccionan complementos para SAP Workflow, las empresas deben evaluar el impacto financiero, así como la experiencia del usuario. Y mientras que utilizar una aplicación de terceros puede reducir el número de licencias de usuario, las empresas todavía deben tener en cuenta el costo de la aplicación, así como también los costes de integración y mantenimiento durante la vida útil del entorno de la aplicación.

Al evaluar una aplicación de flujo de trabajo de terceros, las organizaciones deben tener en cuenta tanto la base de usuarios como las TI. En muchos casos, los complementos para SAP son productos completamente SAP o con certificado SAP.

Aquí están las preguntas orientadas al usuario que las empresas deberán tener en cuenta:

  • ¿Los que no son usuarios SAP necesitan tener acceso a información en el sistema SAP? Esta es una pregunta básica de definición de roles. A menudo los usuarios piensan que necesitan acceso al entorno SAP, pero en realidad raramente lo necesitan y sería mejor estar atendidos por el software complementario de SAP.
  • ¿Cómo prefieren los usuarios acceder a la información que necesitan? ¿Extendiendo SAP Workflow a su área funcional o mediante la integración de una aplicación de terceros? Por ejemplo, los ingenieros acceden a las aplicaciones diseñadas para sus áreas funcionales en la empresa. Permitirles continuar en ese entorno mediante la implementación de una aplicación complementaria de SAP que se integra con SAP Workflow incrementa significativamente la tasa de adopción entre los empleados.
  • ¿Las aplicaciones existentes tienen en su diseño la capacidad de integración con SAP Workflow? He visto organizaciones que creen que necesitan un SAP o una aplicación de terceros y casi compran la aplicación para luego darse cuenta de que ya la tenían o bien que disponían de los derechos para comprarla como parte de un acuerdo de licencia de software vigente.
  • ¿Hay un deseo de ampliar las capacidades y la información del sistema SAP hacia las aplicaciones móviles? La movilidad proporciona una nueva dimensión para el flujo de trabajo, desde las tareas administrativas como las aprobaciones de tiempo y gastos de viaje hasta aplicación de automatización de fuerzas de venta basadas en la localización. Muchos socios de SAP están desarrollando extensiones a las aplicaciones SAP incluyendo las construidas bajo Sybase Unwired Platform que incluyen aplicaciones basadas en funciones de flujo de trabajo.

Aquí están las preguntas técnicas que las empresas deberían plantearse:

  • ¿La aplicación de terceros de SAP Workflow ofrece interfaces de programación de aplicaciones? TI necesita saberlo para que el equipo tenga una idea de cómo la aplicación de terceros se integra con el sistema SAP.
  • ¿El personal de TI tiene la capacidad de crear un complemento para SAP Workflow? Las empresas tienen que mirar el tiempo de aceleración para cubrir esta función si es que no existe, y determinar costos y beneficios, en su caso, de desarrollar el complemento en lugar de comprarlo. Dada la cantidad cada vez mayor de aplicaciones de terceros certificadas y listas para usar, la necesidad de crear aplicaciones complementarias no es tan común como lo era antes, pero puede ser una opción.
  • ¿Hay licencias SAP Workflow disponibles o la organización puede reasignar las licencias existentes a los que las necesitan? Esto puede parecer terriblemente obvio, pero la organización puede que ya sea propietaria de la aplicación, con lo cual no es necesario que la vuelva a comprar. Del mismo modo, una empresa puede detectar que algunos empleados poseen la licencia pero jamás utilizan la aplicación.

Después de plantear estas preguntas, el siguiente paso será trazar el intercambio de costos entre trabajar con SAP Workflow y ampliarlo con una o más aplicaciones de terceros. Dependiendo del caso de uso de las aplicaciones como el direccionamiento general funcionalmente específico para una parte de la empresa o para extensiones móviles puede tener sentido desarrollar simplemente el proceso dentro de SAP Workflow.

No olvidar la gestión de cambio

Las organizaciones también deben tener en cuenta la gestión de cambio cuando tienen decidido implementar una aplicación de terceros con SAP Workflow. He visto numerosos casos en los que la capacitación y la gestión de cambio fueron abandonadas: los empleados trabajaban alrededor de SAP Workflow, causando contratiempos en los procesos de aprobación. Dicho esto, las aplicaciones de flujo de trabajo de terceros les permiten a los usuarios renuentes a contribuir al entorno de negocios del sistema SAP sin el dolor de cabeza que implica convencer a un grupo de usuarios de utilizar una aplicación que con vehemencia no quieren utilizar.

Extender SAP Workflow con aplicaciones de terceros, tales como herramientas de automatización de oficina, resulta una excelente manera de prepararse para un amplio uso del sistema SAP, ya que los usuarios ya tendrán experiencia en la ejecución de muchos de los pasos.
 

Acerca del autor 

William Newman es director de gestión de Newport Consulting Group, una firma independiente de consultoría y gestión tecnológica con sede en Clarkston, Michigan. Puede contactar con él por correo electrónico a través de wnewman@newportconsgroup.com o seguirlo en Twitter (@william_newman).

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