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Preguntas frecuentes sobre el archivado de emails en Microsoft Exchange Server y Outlook

Tips para archivar emails en Exchange Server, Outlook y OWA. Aprenda sobre las herramientas y métodos para lograr una retención de datos efectiva.

El archivado de emails, si se hace adecuadamente, libera espacio de almacenamiento en los servidores Exchange permitiendo tener un flujo de mensajes más rápido, además de cumplir con la normativa correspondiente.

Esta compilación de respuestas a las  preguntas frecuentes (FAQs) proporciona una guía para la solución de problemas relacionados con el archivo de emails en Exchange Server, Microsoft Outlook y Outlook Web Access (OWA). También encontrará tips sobre herramientas de terceros, registros de diario, event sinks y otros métodos para lograr tener un sistema efectivo de archivado de email corporativo y retención de datos.

Usted tiene dos opciones:

  1. Usar la opción Archive en Microsoft Outlook (no es una opción manejable a nivel corporativo).
  2. Implementar una solución de archivado de email de terceros, como Symantec, Quest, HP, Zantaz, Mimosa, ZipLip, etc.

¿Cómo puedo recuperar un correo eliminado por la función de autoarchivado de Outlook?

Mi jefe hizo clic en “Autoarchivar”, en Microsoft Outlook, sin saber que se iba a eliminar permanentemente. No quedó nada en .PST, la bandeja de reciclaje, etc. Microsoft dice que los correos deben estar en algún lugar del disco duro. ¿Pueden ayudarme?

Tengo la impresión de que su jefe tiene un fichero Archive.PST en algún lugar del disco duro o en el directorio de inicio de la red. Busque en el disco duro y en el directorio de inicio todos los archivos .PST. Cuando los encuentre, tome nota de dónde quedaron grabados, su tamaño y la fecha de la última modificación. Es probable que el que está buscando sea el más grande con la fecha de “última modificación” más reciente. Finalmente, ábralo con Microsoft Outlook y debería encontrar los mensajes.

Si termina de buscar sin encontrar ningún archivo .PST en los lugares especificados, me parece que tiene un problema. Tendrá que recuperar la bandeja de entrada de su jefe desde una cinta de respaldo para luego restaurar los emails a su buzón de producción o a un .PST para su referencia.

(Cómo último recurso, también puede preguntarle al representante de Microsoft con el que habló qué es lo que quiere decir con “está en algún lugar del disco duro” , aunque sospecho que simplemente querían indicarle que fuera a un archivo Archive.PST local).

COMENTARIO  DE UN MIEMBRO:

Vaya a Microsoft Outlook, haga clic derecho en el fichero en la vista de carpetas y seleccione Propiedades. Haga clic en Avanzado y le mostrará la ubicación del .PST  — Brian C.

¿Se puede usar el hack DumpsterAlwaysOn del registro de Microsoft Outlook? Eso probablemente permitiría recuperar de Exchange el email migrado/eliminado, siempre y cuando esté dentro del periodo de auto-retención.

También puede probar a configurar la llave del registro “DumpsterAlwaysOn” para ver si los elementos se encuentran ahí. Dependiendo de cómo esté configurado el servidor Exchange, usted podrá recuperar elementos eliminados “definitivamente” desde cualquier carpeta. —Matt H.

¿Cuál es la mejor herramienta nativa para archivar emails en Exchange Server 2003?

Trabajo para un negocio pequeño al cual le gustaría mantener una copia de cada mensaje enviado y recibido a través de nuestro servidor Exchange 2003, operado en un Servidor Windows 2003. ¿Cómo puedo hacer esto con las herramientas disponibles en Exchange 2003?

Para esto, necesitará hacer lo siguiente:

Cree un buzón de registro de diario y asígnele un nombre como:

DiarioMB1@sucompañía.com

Ejecute Exchange System Manager (ESM) en cada almacenamiento y configure el valor “archivar todos los mensajes en esta ubicación” en la bandeja de entrada del diario.

Respalde la bandeja de entrada del registro de diario para asegurarse de que puede recuperar la información en caso de desastre.

¿Puedo archivar emails de manera selectiva en Exchange Server 2003?

Sólo quiero archivar el correo saliente de Exchange 2003 que lleva integrado en el texto nuestras cláusulas legales de privacidad. No tengo necesidad de archivar los otros emails. ¿La mejor manera de hacer esto es creando una regla que filtre el email específico al buzón de registro de diario? Nuestro software de correo no permite hacer un escaneo del contenido para “retener” un email.

No hay ninguna manera de crear reglas para retener determinadas comunicaciones en el Servidor Microsoft Exchange nativo. Existen varias soluciones hechas por terceros que podrían servir. Por ejemplo, puede probar MessageGate para ver si cumple sus requisitos.

¿Es posible manipular la configuración de archivado de emails de Microsoft Outlook?

Usamos Exchange Server 2003, Microsoft Outlook 2003 y Outlook Web Access. Necesitamos archivar adecuadamente los emails por motivos legales; sin embargo, tenemos dificultades con Outlook. El problema es que los usuarios de Outlook pueden cambiar sus ajustes de archivado. ¿Cómo podemos evitar que los usuarios modifiquen su configuración de archivado de emails? Por otro lado, ¿podemos cambiar la ubicación del archivo de ficheros? Nos gustaría tener la posibilidad de centralizar el archivo de ficheros.

Si usted está tratando de cumplir con lo establecido en la ley estadounidense Sarbanes-Oxley (SOX), necesitará capturar todo el tráfico de emails a nivel del servidor SMTP. No puede fiarse de hacer el archivado desde el cliente, ya que el email puede ser alterado si lo hace así. Sin embargo, si captura el tráfico que pasa a través de sus servidores SMTP, entonces tendrá todo lo que fue enviado hacia o desde su compañía. Hay disponibles varias soluciones de terceros. Otra opción consiste en escribir un event sink para copiar todo el email a una ubicación segura, archivarlo como desee y dejar que los usuarios hagan lo que quieran con sus ajustes de archivado.

¿Por qué no quedan archivados todos los emails de mi Microsoft Outlook 2007?

Cuando archivo emails en Microsoft Outlook 2007 faltan algunos elementos. ¿Por qué sucede esto?

Microsoft Outlook no mira las fechas de envío/recepción para determinar qué debe archivar. Busca las fechas de modificación. Si un email antiguo se abre y se modifica de alguna manera, la nueva fecha de modificación determinará cuándo se archiva. Usted puede agregar el título de “modificado” en el encabezado de la carpeta de su bandeja de entrada y ordenar los elementos de acuerdo a la fecha de modificación. Me imagino que los emails no archivados tienen una fecha de modificación más reciente que su fecha de envío o recepción. También es importante mencionar que cuando abre sus emails por primera vez en el modo caché, las fechas de modificación cambian al día en que fueron salvados en el caché de su PC.

¿Por qué no es seguro archivar correo de Outlook en portátiles?

Algunos usuarios de computadoras portátiles no pueden archivar correo de forma segura. Acceden a su email vía RPC en HTTPS pero el proceso de archivado de emails de Outlook sigue sin dar confianza. ¿Sabe usted por qué?

La mayoría de los usuarios de laptops accede a Outlook en el modo caché cuando no están conectados al servidor Exchange. Outlook se sincroniza con Exchange una vez que se reconecta a la red.

La función Autoarchivar de Outlook, que está activada por defecto, trasladará los elementos a la carpeta de archivado en un período predeterminado. Los elementos más antiguos serán eliminados periódicamente. Es posible que haya un conflicto entre las funciones de sincronización y de archivado.

Yo recomiendo desactivar la función de Autoarchivar y, en su lugar, crear una carpeta personal de Outlook en el disco local y archivar los elementos manualmente.

Si los usuarios se conectan al servidor Exchange a través de OWA y quieren archivar elementos, necesitarán acceder a Exchange vía HTTP. Después de conectarse al buzón, los usuarios pueden arrastrar mensajes a un .PST en el disco duro para archivarlos. Tenga en cuenta que cuando los usuarios acceden a los buzones usando el protocolo HTTP no pueden usar las carpetas Calendar, Contactos, Tareas y Diario.

¿Por qué los usuarios remotos no pueden ver las carpetas de archivo en Outlook?

Tengo varios usuarios que acceden a sus cuentas de Microsoft Outlook de manera remota. Estamos usando Outlook 2003 en un servidor Windows Small Business Server (SBS) 2003. Uno de los usuarios tiene una carpeta de archivo grande que puede ver en su portátil mientras está en la oficina. Sin embargo, cuando accede a Outlook remotamente desde la misma computadora no puede ver la carpeta. ¿Por qué ocurre esto?

Es muy posible que la carpeta de archivo esté ubicada en una red compartida y no en su portátil. Si este es el caso, entonces no podrá acceder a la carpeta a menos que esté conectado a la red de área local (LAN).

COMENTARIO  DE UN MIEMBRO:

Si su Microsoft Outlook está en modo caché, entonces no podrá acceder al fichero .PST si se encuentra en un disco de la red. Por otro lado, si está usted en una VPN, posiblemente necesitará la ruta completa para llegar hasta el fichero .PST. Muchas veces, lo compartido aparece como disco H, disco Z, etc. Con una ruta completa y detallada debería resolver el problema. Eddie L.

Si está viajando es mejor almacenar las carpetas de archivo en la computadora portátil antes que en el ambiente LAN del servidor. Cuando el usuario regrese a la oficina debería efectuar la sincronización de las dos carpetas. Abdul A.

¿Cómo puedo recuperar un email archivado en Outlook que fue eliminado?

Estoy usando Microsoft Outlook 2000 con Exchange Server en Windows NT. Mi función de Autoarchivar está configurada para eliminar los emails enviadoscada tres meses. Ahora necesito recuperar un email que fue enviado hace seis meses. ¿Cómo lo puedo hacer?

Necesitará readjuntar el .PST archivado a Outlook y, posteriormente, copiar el correo antiguo al buzón de Exchange.

¿Es posible archivar emails de OWA en Windows SBS 2003?

¿Cómo podemos archivar correos de OWA? Estamos usando Windows SBS 2003 con Exchange Server.

Hay diferentes métodos para llevar a cabo lo que usted desea, tal como lo describió el experto Brad Dinerman en su publicación “¿Es posible crear un archivo personal .PST en Outlook Web Access?”

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2 comentarios

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generar una copia de los correos enviados desde Outlook fuera del PC cuando el servidor es zimbra. para contar con un respaldo si se dañan los Pst del DD 
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como crear una copia de los correos enviados desde Outook en el servidor de correo Zimbra o a una carpeta externa al PC. La idea es tener un respaldo de la carpeta enviados fuera del computador
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