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Por qué los CIO necesitan adoptar una iniciativa de minería de procesos

El padre de la minería de procesos, Wil van der Aalst, evalúa el futuro y explica por qué es crucial para las organizaciones comenzar la minería de procesos a mayor escala hoy.

El campo de la minería de procesos comenzó a fines de la década de 1990, cuando Wil van der Aalst, quien ahora es profesor al frente del grupo de Ciencia de Procesos y Datos en la Universidad RWTH Aachen, comenzó a buscar formas de combinar la ciencia de procesos y la ciencia de datos. Gran parte de este trabajo inicial fue teórico, pero el campo comenzó a acelerarse en los últimos años con avances en la recopilación de datos y las tecnologías analíticas.

«La adopción de la minería de procesos se ha acelerado en los últimos años», dijo van der Aalst en una entrevista. Ahora hay más de 30 proveedores de herramientas de minería de procesos comerciales, incluidos líderes como Celonis, Disco, UiPath (ProcessGold), myInvenio, Minit, Mehrwerk, Lana Labs, StereoLOGIC y Everflow. Esto ha facilitado que las grandes organizaciones, como Siemens y BMW, apliquen la minería de procesos a escala con miles de usuarios de minería de procesos.

Las técnicas se están utilizando en una variedad de industrias, que incluyen logística, fabricación, finanzas, atención médica, CRM y comunicación. «Cualquier organización puede usar la minería de procesos, y los requisitos previos son mínimos», dijo van der Aalst.

Estas iniciativas se centran en el descubrimiento de procesos y el análisis de conformidad para comprender por qué las personas no siguen un proceso. Las iniciativas más sofisticadas también buscan utilizar la minería de procesos para admitir la verificación de conformidad y análisis más avanzados, como predecir el tiempo de procesamiento restante.

Descubrimiento automatizado

Van der Aalst dijo que la principal motivación para trabajar en la minería de procesos fue su decepción en el uso práctico del software de simulación y los sistemas de gestión del flujo de trabajo que dependían de los humanos para hacer modelos de procesos. Estos fueron buenos para capturar los flujos felices, pero no lograron capturar las ejecuciones menos frecuentes que generan la mayoría de los problemas.

La mayoría de los proyectos de gestión de flujo de trabajo fallaron en ese momento. También descubrieron que el proceso de hacer las simulaciones comerciales a menudo era más perspicaz que los resultados, ya que las simulaciones se basan en demasiados supuestos simplificadores.

«Todas estas experiencias me mostraron que la orientación del proceso es importante, pero uno debe conectar la gestión del proceso con la evidencia real registrada en las bases de datos y las pistas de auditoría», dijo van der Aalst. Él tiene la esperanza de que este punto de vista se haya generalizado en los últimos cinco años.

Complementar la IA

Las empresas están comenzando a utilizar una variedad de técnicas de minería de datos junto con el aumento de las aplicaciones en la nube, mejores análisis e inteligencia artificial para mejorar su comprensión del negocio. Pero van der Aalst cree que estos son fundamentalmente diferentes a la minería de procesos. «Los enfoques tradicionales de aprendizaje automático, minería de datos e [IA] no son compatibles con la minería de procesos porque no existe una noción de modelo de proceso y registro de eventos», dijo. Por ejemplo, el aprendizaje profundo no se puede utilizar para descubrir modelos de procesos o para verificar la conformidad.

Él ve que muchos proveedores y científicos usan términos como aprendizaje automático para cambiar el nombre de las funcionalidades de inteligencia empresarial que han existido durante décadas. Esto podría llevar a decepciones y malas inversiones.

Aunque la minería de procesos es diferente, se puede combinar con la minería de datos y el aprendizaje automático. Después de descubrir un modelo de proceso, uno puede haber identificado cuellos de botella interesantes y desviaciones que deben investigarse más a fondo. Utilizando los resultados de la minería de procesos, es posible generar problemas de aprendizaje supervisados ​​que pueden responderse mediante enfoques que van desde árboles de decisión hasta redes neuronales profundas. Por ejemplo, la combinación de técnicas se puede utilizar para explicar por qué ocurren retrasos o predecir cuándo es más probable que haya desviaciones.

En el futuro, van der Aalst ve una convergencia del modelado de procesos tradicionales y la minería de procesos. Todavía hay una brecha entre el modelo de proceso de negocio y los sistemas de notación hechos con herramientas como Signavio, Bizagi, ARIS, iGrafx y Camunda y los modelos de proceso generados mediante la minería de procesos. Él cree que los esfuerzos de la industria para cerrar estas brechas podrían ayudar a que los datos de la minería de procesos sean útiles para una base más amplia de usuarios comerciales.

Centrarse en la higiene de los procesos de negocio

La minería de procesos revela problemas de rendimiento y cumplimiento. Al hacerlos transparentes, los procesos pueden mejorarse reduciendo costos, mejorando la calidad y eliminando demoras. Aunque las ventajas deberían ser obvias, la administración a menudo espera que un caso de negocios muestre el ROI, lo que ralentiza la adopción de la minería de procesos, dijo van der Aalst.

Un enfoque más apropiado para los CIO sería pensar en la minería de procesos en comparación con la higiene personal. Aunque no es fácil presentar un caso comercial claro para la higiene personal, no hacerla aumenta el riesgo de contraer y propagar una variedad de enfermedades. «Las organizaciones que no utilizan la minería de procesos, muy probablemente, no son conscientes de sus procesos y problemas reales», dijo van der Aalst.

Él cree que es importante comenzar la minería de procesos a mayor escala y no como un pequeño proyecto de juguete. También recomendó que se haga de manera continua y para muchos procesos, en lugar de como un proyecto piloto haciendo un análisis en un proceso en un momento dado.

Dado que la extracción de datos lleva mucho tiempo, uno debe hacer esto solo una vez, pero hacerlo de tal manera que pueda aplicarse continuamente utilizando los últimos datos de eventos. «Los CIO no deberían solicitar un caso de negocios sin comprender el impacto y el amplio alcance de la minería de procesos», dijo.

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