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Por qué es clave el cambio estructural en una organización

En su libro 'Dynamic Reteaming', Heidi Helfand se adentra en la importancia de hacer nuevos equipos y proporciona estrategias que las organizaciones pueden usar para garantizar que se realice de manera efectiva en el lugar de trabajo.

A raíz de la pandemia de covid-19, varios líderes empresariales no tuvieron más remedio que realizar cambios significativos en sus organizaciones (una disminución en el gasto de TI, la priorización de los proyectos de transformación digital) para salir más fuertes o simplemente sobrevivir. Como resultado, esto también ha provocado un cambio estructural inesperado en las organizaciones.

Pero, incluso en circunstancias normales, el cambio es inevitable y la reorganización dentro de una organización conlleva muchos beneficios. Ha demostrado aumentar la productividad, impulsar aún más la innovación y ayudar a crear una cultura más inclusiva en el lugar de trabajo donde los empleados y sus ideas se sienten valorados.

En la segunda edición de Dynamic Reteaming: The Art & Wisdom of Changing Teams, Heidi Helfand ofrece información sobre por qué puede ser vital para el éxito de un negocio y cómo los líderes y sus equipos pueden abordarlo de manera efectiva.

En las siguientes preguntas y respuestas con la autora, ella desglosa qué es el trabajo en equipo dinámico, los desafíos que conlleva y los cinco patrones básicos de los que consiste. También asegúrese de leer un extracto de la Parte 1 del libro a continuación.

¿Por qué ocurre el rediseño de equipos dinámico y por qué es importante?

Heidi Helfand: La reorganización dinámica de equipos se trata de los cambios que experimentamos en el equipo y la estructura organizativa. Por lo general, esto se debe al crecimiento o desgaste de la empresa, la aparición de una nueva área de trabajo o el deseo de compartir conocimientos o aprender algo nuevo. A veces catalizamos los cambios, como cuando cambiamos de equipo en el trabajo o renunciamos y nos unimos a una nueva empresa. En otras ocasiones, alguien más crea el cambio y tenemos que lidiar con él o irnos, por ejemplo, cuando una empresa pasa por una reorganización. Este tipo de cambios en el trabajo son inevitables. Puede usar estrategias dinámicas de reorganización de equipos para construir deliberadamente resiliencia en su empresa y desarrollar el dominio de cómo se reorganiza. Puede usarlas para ser más adaptables y prosperar a través del cambio constante y la incertidumbre.

¿Cómo pueden los líderes empresariales que impulsan el cambio estructural en las organizaciones como resultado de la pandemia beneficiarse del uso del enfoque de reorganización dinámica?

Helfand: Primero, desarrollar la capacidad dentro de una empresa para planificar, ejecutar y aprender de la reorganización es un conjunto de tácticas. Los líderes deben tomarse el tiempo para hablar sobre cómo fue su reorganización, recopilar comentarios y mejorar en las reorganizaciones para que la próxima vez que tengan una, la experiencia evolucione. En segundo lugar, después de que sus equipos hayan cambiado estructuralmente, hay actividades de transición que se puede hacer para ayudar a las personas a superar los cambios. No se puede esperar que las personas encajen en una nueva estructura y sean productivos al instante. Me parece que facilitar una discusión sobre lo que sucedió con la estructura anterior y hablar sobre cómo queremos que sea la nueva estructura ayuda mucho en nuestro avance. En tercer lugar, después de la transición, puede calibrar y lanzar sus equipos recién reorganizados con actividades centradas en las personas y las relaciones, la alineación del trabajo y la visualización del flujo de trabajo.

Menciona que hay cinco patrones básicos para la transformación estructural. ¿Puede describir brevemente cuáles son?

Helfand: En mi investigación de compañías de software en todo el mundo surgieron cinco patrones básicos de reorganización dinámica. Uno por uno, crecer y dividirse, aislamiento, fusión y cambio. Uno por uno es la adición o eliminación de una persona de un equipo. Cuando su equipo crece mediante la incorporación constante de personas y finalmente se divide en equipos más pequeños, lo llamo crecer y dividirse. Cuando forma un equipo de corta duración aparte de sus otros equipos para trabajar en una emergencia o innovación, lo llamo el patrón de aislamiento. La fusión es cuando se combinan equipos, departamentos o empresas. El cambio es cuando alguien deja su equipo y se une a otro, generalmente para compartir conocimientos o el deseo de aprender algo nuevo.

¿Cuáles son los desafíos que vienen con la reorganización dinámica en una organización?

Helfand: Creo que el mayor desafío con la reorganización dinámica de los equipos es cuando atraviesa un cambio de equipo o estructural que lo sorprendió o que no quiso. Podría ser que usted es feliz y productivo en su equipo, pero debido a razones fuera de su control, como los efectos ondulantes de covid-19, se ve obligado a una nueva situación que tiene que enfrentar, ya sea que esté trabajando en un equipo completamente nuevo en el trabajo, o tener que buscar un nuevo trabajo porque el suyo ya no existe. Esas son dos cosas diferentes, pero ambas pueden beneficiarse al hablar con un mentor, gerente o entrenador para ayudarlo.

Lo siguiente es un extracto de la Parte 1 de Dynamic Reteaming: The Art & Wisdom of Changing Teams.

Reorganización dinámica de equipos

La reorganización dinámica de equipos es cuando sus equipos cambian. Podría ser tan simple como la adición o eliminación de un miembro del equipo. Podría ser tan radical como sacar a los miembros del equipo de varios equipos para formar un nuevo equipo. Incluso podría ser la disolución del equipo. El rediseño dinámico ocurre a diferentes velocidades y en diferentes niveles dentro de nuestras organizaciones. Aquí está nuestra definición general de rediseño dinámico de equipos:

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de Dynamic Reteaming

Reorganización de equipos (Reteaming)

Unir (personas) o separarlas en el trabajo o actividad

Dinámica

(De un proceso o sistema) caracterizado por un cambio constante, actividad o progreso

El rediseño dinámico de equipos es la transformación estructural de sus equipos. Estas transformaciones estructurales ocurren como cinco patrones básicos, que describiré en detalle en la Parte II de este libro. Además de los cambios estructurales, cuando se produce la reorganización de equipos se producen otros cambios sociales.

En particular, el rediseño dinámico de equipos crea un nuevo "sistema de equipo" o "entidad de equipo". Las nuevas personas agregadas al equipo traen sus intereses y talentos a la mezcla, impactando la inteligencia colectiva presente en el equipo. Aportan nuevas ideas y potencial de aprendizaje al equipo en general.

Reorganizar los equipos ayuda a los equipos a aprender juntos y a hacer cosas que antes no podían hacer. Reorganizar los equipos trae posibilidades. Comron Sattari, arquitecto y cofundador de SecureDocs, reflexionó sobre su tiempo en AppFolio cuando era una startup. Al hablar sobre la reorganización de equipos, dijo: "Podríamos jugar con las fortalezas del equipo. Había un equipo con experiencia haciendo X, y el equipo del producto podía decir: ‘Está bien, demos este proyecto a ese equipo porque tienen mucha experiencia con eso’. Así que pudimos trabajar en cosas en las que éramos buenos, y nuevas personas entrarían y cambiarían la composición del equipo, y de repente el equipo era bueno en otra cosa, y trabajaríamos en eso". Las personas aportan nuevas ideas y perspectivas cuando cambian de equipo. Puede haber un gran poder intelectual en el cambio de equipo.

Además, Comron señala: "Si el equipo permanece estancado, las habilidades que tiene permanecen estancadas. Tenemos personas en el equipo de ingeniería global por una razón: son buenos en ciertas cosas, son buenos miembros del equipo, y mezclar eso todo el tiempo es importante".

Yo haría eco de esa importancia. Cuando ve a su empresa como una comunidad de aprendizaje, puede colaborar con muchas de las personas en el entorno mediante una reorganización de equipos creativa. Cuando planifica deliberadamente la reorganización de equipos en su organización, puede proporcionar nuevas oportunidades de aprendizaje para las personas. Las personas pueden aburrirse si no están aprendiendo. Evitar el estancamiento de esta manera puede ayudarlo a retener buenos empleados.

La pérdida de miembros del equipo, ya sea a otro equipo internamente o a una organización fuera de la empresa, provoca una reorganización de otro tipo. Cuando un miembro del equipo se va por cualquier razón, el sistema del equipo es más pequeño y el carácter y la personalidad de la persona que se fue ya no está físicamente allí. Esto podría ser algo bueno si el individuo era molesto o perjudicial. En ese caso, el equipo podría estar en un lugar mejor y posiblemente listo para seguir adelante. También podría sentirse como una gran pérdida si esta persona era un jugador clave con influencia especial en el equipo, como un fundador. Podría llevar mucho tiempo superar la pérdida de esta persona.

En cualquier caso, a veces "se siente" como si esa persona todavía estuviera allí, ya que el pensamiento de ella persiste casi como un fantasma. Quizás otros esperan que cualquier persona nueva en su lugar actúe como la persona que se fue. O tal vez no pueden dejar de pensar en la persona que dejó el equipo.

Las actividades deliberadas para reconocer los sentimientos cuando las personas abandonan los equipos pueden ayudar. Consulte "Cuando las personas se van, usted tiene un nuevo equipo" en la página 61 para obtener ideas.

Independientemente de cómo suceda la dinámica de reorganización, la sensación del equipo, la dinámica social, se ve afectada porque el sistema del equipo es diferente. Ha cambiado su composición estructural. A menudo hay una desconexión entre el cambio estructural de los equipos y la aceptación del mismo por parte de las personas involucradas. Esto está relacionado con la idea de la transición de William Bridges, que abordaremos en el Capítulo 13. No puede esperar cambiar sus equipos y hacer que todos los humanos "se pongan en línea" y lo superen rápidamente. En muchos casos, hay un retraso entre un cambio estructural y la aceptación o transición a la nueva estructura del equipo, por lo que puede prestar atención y probar actividades para ayudar a las personas a aclimatarse a sus nuevas estructuras.

Dicho esto, el rediseño dinámico de equipos no es fácil. Cuando las personas escuchan sobre el concepto, pueden estar entusiasmadas porque en teoría suena genial. "¡Vamos a mezclar todos nuestros equipos de inmediato! ¡Implementemos un rediseño dinámico de equipos!". Eso sería completamente miope. La verdad es que la reorganización dinámica puede ser muy desafiante, lo que hace que valga la pena estudiarse. Sepa en lo que se está metiendo. Esté preparado para lidiar con eso cuando ocurra naturalmente.

¿EL REDISEÑO DINÁMICO DE EQUIPOS SIEMPRE FUNCIONA?

Si sale y solo mezcla a todos los miembros de su equipo en un esfuerzo por volver a formar equipo, podría causar pánico, miedo y confusión. No siempre funciona de la mejor manera. Lo que debe recordar es que está tratando con humanos. Los humanos tienen preferencias y personalidades individuales. No nos gusta que nos trasladen de manera abstracta, como piezas en un tablero de ajedrez. Nuestros pensamientos y opiniones importan. En otras palabras, ¿qué pasa si la gente no quiere cambiar de equipo? ¿Qué pasa si sienten que están aprendiendo mucho en su equipo actual? Puede ser mejor mantener algunos equipos sin cambios. Consulte los antipatrones descritos en el Capítulo 10 para obtener ideas sobre cuándo dejar en paz a los equipos.

Una reorganización bien hecha toma mucho cuidado y respeto por las personas. No hay una "instalación" de reorganización de talla única para todos. Catalizar el rediseño dinámico de equipos es desafiante y matizado. En este libro, le enseñaré mis mejores tácticas para el éxito y le mostraré algunas trampas que debe evitar. Creo que el éxito o el fracaso en el rediseño dinámico de equipos se ve afectado por varias variables, como las descritas en "Variables que impactan en el rediseño dinámico de equipos" en la página 160. El éxito también tiene algo que ver con la química del equipo, es decir, la dinámica social creada por la mezcla de personalidades humanas que se unen en equipo. Vamos a explorar esto.

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