Evaluar Conozca los pros y contras de las tecnologías, productos y proyectos que está considerando.

Montarse a Excel BI (Business Intelligence) nada fácil, pero necesario

Suprimir el uso de Excel BI resultó utópico en casi todas las organizaciones. Ahora la atención se centra en controlarlo de la mejor manera posible.

Los gerentes de Inteligencia de Negocios (BI), hablan con nostalgia sobre la separación de los usuarios finales de su apego a Excel para ayudar a asegurar que los datos de BI se mantengan constantes y seguros. En la mayoría de los casos, los esfuerzos para suprimir a Excel de los procesos de BI no llegaron a ninguna parte, obligando a los equipos de BI a moverse hacia una estrategia de adaptación, más que de eliminación.

“Hemos luchado durante 20 años y perdimos la guerra”, dijo Boris Evelson, Analista de Forrester Research Inc. en Cambridge, Massachusetts. Agregó, que lo que los gerentes de BI deben hacer ahora, es trabajar para controlar y gestionar el uso de Excel BI para utilizarlo de la mejor manera posible. Por ejemplo, Evelson recomendó que Excel se integre con el software de BI para poder exportar datos a hojas de cálculo y habilitar a Excel para que funcione más como interfaz de usuario y capa de presentación de datos, que como una herramienta de manipulación de datos per se.

Sin embargo, no hay una receta simple para que los usuarios de negocio tomen su propio camino con Excel. “Es algo así como pastorear gatos”, dijo Rick Sherman, Fundador de la Consultora Athena IT Solutions en Stow, Massachusetts. “Nunca vas a controlar totalmente a Excel. Quienes piensen que pueden hacerlo, se están engañando a sí mismos”.

Sherman, quien dijo que los usuarios de negocio “seguirán pataleando y gritando antes que dejar de utilizar Excel”, sugirió como de mayor prioridad el hecho de garantizar que todos en la compañía trabajen fuera de los mismos datos, incluso si los usuarios dan formato a las hojas de cálculo de diferentes maneras y crean sus propios gráficos.

Para lograr dicho objetivo, Sherman, Evelson y Bill Brydges, Director Gerente de la consultora Morgan Franklin en McLean, Virginia, citaron todos la misma palabra clave: Gobernanza.

El uso de Excel BI, OK aquí, pero no allá

Evelson dijo que las empresas deben implementar políticas de gobernanza en el uso de hojas de cálculo que sean flexibles pero que se hagan cumplir. Bajo dichas políticas, el uso de Excel podría permitirse para la presentación de informes y análisis al interior de grupos individuales de trabajo, pero no así para funciones de BI en toda la empresa. También dijo que no debe permitirse esto como parte de procesos especialmente sensibles, tales como informes de carácter reglamentario.

Del mismo modo, Sherman dijo que las compañías podrían ampliar los programas existentes de gobernanza de datos para incluir el uso de Excel. Advirtió, sin embargo, que los gestores de BI deben ser cuidadosos y tratar de vender políticas de gobernanza propuestas sobre la base de factores como las mejoras potenciales de productividad, que podrían dar lugar a la necesidad de proporcionar datos uniformes de BI y resultados a los ejecutivos corporativos. “Si tratas de actuar con mano dura, será una batalla perdida”, dijo.

El uso de Excel para fines de BI es “más un síntoma que un problema en si mismo”, dijo Brydges. “La gente acude a Excel cuando es su única herramienta para manipular datos.” Para evitar que su uso se convierta en un problema, aconsejó a los equipos de BI que incorporen Excel como un componente clave de los procesos de BI completamente integrados, de modo que no se le trate como una tecnología independiente o un puente hacia los sistemas de BI.

“Los usuarios seguirán confiando en Excel y otras herramientas para ejecutar tareas simples, y deberían hacerlo”, dijo Brydges. “El objetivo es controlar la gobernanza, cuando los datos de ese tipo de enfoque se integran a los procesos de negocio de la empresa y su información”.

No solo revisar visualmente la data de Excel                              

Por ejemplo, él dijo que los equipos de BI podrían construir umbrales predefinidos y cálculos de balanceo en Excel para automatizar la comprobación de errores, en lugar de confiar en los usuarios de negocio para que revisen a ojo los datos de filas y columnas para tratar de detectar valores incorrectos o fórmulas mal aplicadas. Agregó que también podría ser útil controlar el acceso a determinadas hojas de cálculo Excel a través de cifrado y protección por contraseña, si puede conseguir la aprobación para hacerlo. El software de Microsoft SharePoint y otras aplicaciones de terceros pueden ayudar con este tipo de protecciones, dijo Brydges.

Sherman también citó el potencial de SharePoint para ayudar a las organizaciones orientadas hacia Microsoft, a afianzarse más firmemente en el uso de Excel BI. SharePoint permite a las empresas utilizar el software de Servicios de Excel de Microsoft para compartir y reutilizar los libros de Excel; también pueden implementar componentes de BI, tales como el complemento PowerPivot para Excel a nivel de servidor, facilitando que el aseguramiento de la integración de datos y otras tareas de gestión de los mismos se hagan fuera de las hojas de cálculo individuales, dijo Sherman.

Añadió, sin embargo, que las herramientas de BI soportan en general una integración más estrecha con Excel, de lo que se hacía en los días en que las hojas de cálculo eran vistas como el enemigo de las técnicas apropiadas de inteligencia empresarial. En su mayor parte, dijo él, los proveedores de BI han adoptado ahora una estrategia de coexistencia cuando se trata de lidiar con Excel.

Charles Linville, Fundador y Presidente de Ploughman Analytics Inc., una consultora y empresa de servicios de análisis en Champaign, Illinois, dijo que el punto definitivo para mantener a los usuarios de BI usando Excel, es asegurarse de que sus necesidades de datos se cumplan en el momento oportuno. Linville añadió que si los usuarios necesitan obtener múltiples niveles de aprobación de solicitudes de datos y luego esperar a que los trabajadores de BI o TI hagan el desarrollo necesario o el trabajo de manipulación de datos, el cambio a Excel se dará de manera natural. “¿Dónde está la sorpresa, si a menudo ellos deciden ocuparse de sus propias necesidades?”, preguntó.

Alan R. Earls, Escritor Independiente del área de Boston enfocado a los negocios y la tecnología. Craig Stedman, Editor Ejecutivo de SearchBusinessAnalytics.com, también contribuyó en este artículo.

Profundice más

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close