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MoneyGram ve nuevas eficiencias en la gestión global de recursos humanos de Oracle

MoneyGram International eliminó el papeleo y mejoró el uso de los empleados cuando implementó Oracle HCM Cloud para la incorporación, contratación, recursos humanos críticos y la gestión del rendimiento.

Con Oracle HCM Cloud, MoneyGram International está actualizando la incorporación y el reclutamiento, facilitando a los empleados el que reciban servicios de recursos humanos al tiempo que se reformar la gestión del rendimiento y la planificación de compensaciones.

Esos son algunos de los beneficios de un proyecto global de gestión de recursos humanos esbozado por Paula Peacher, directora senior de la nómina global y el sistema de información de recursos humanos (SIRH) para MoneyGram International, con sede en Dallas.

MoneyGram, que ofrece servicios de transferencia de dinero y pago, activó las funciones de reclutamiento, RR.HH. y pago de nómina para los empleados de Estados Unidos con Oracle Taleo el pasado 1 de abril. La gestión del rendimiento comenzará a funcionar en noviembre, y la compensación de la fuerza de trabajo, la cual permite a los administradores planificar pagos por mérito y bonificaciones para el personal, seguirá en enero.

Aunque la empresa se enfrentó a retos difíciles de integración y el proyecto global de gestión de recursos humanos se retrasó por unos meses, Peacher dijo que el esfuerzo valió la pena.

"Sin duda, nos hemos dado cuenta de importantes ahorros y eficiencias en los procesos mediante la implementación de la aplicación de Oracle", dijo durante una sesión en la Conferencia y Exposición de Tecnología de Recursos Humanos.

Oracle suplanta a una variedad de vendedores

Anteriormente, MoneyGram utilizó una gran variedad de diferentes proveedores, incluyendo Ceridian para los RR.HH. críticos, iCIMS para el seguimiento de candidatos y el reclutamiento, y ePayroll y TALX para la nómina de los EE.UU. Las aplicaciones de gestión del talento de Halogen y la de compensación de Stewart Daly Inc. serán reemplazadas.

Paula Peacher

MoneyGram también optó por mantener varias de sus aplicaciones existentes e integrarlas con Oracle. Durante la implementación de Oracle, MoneyGram integrató Cornerstone OnDemand para la gestión del aprendizaje, Kronos para los registros de tiempo y asistencia, y TotalRewards para que los administradores planifiquen paquetes de compensación completos, incluyendo salarios, incentivos y beneficios a largo plazo.

Peacher dijo que algunas ventajas clave en la gestión global de recursos humanos se están cumpliendo con el reclutamiento y la incorporación de Taleo, así como la funcionalidad de recursos humanos de autoservicio para empleados y gerentes.

En materia de contratación, MoneyGram, que opera en más de 40 países, vio una reducción en su tiempo promedio para ofrecer un nuevo empleo de 62 a 40 días, y el tiempo para que un nuevo empleado comience a laborar disminuyó de 88 a 60 días. Los promedios son inflados por las leyes de contratos en Europa que requieren que los trabajadores reciban una notificación entre 30 y 90 días de antelación.

MoneyGram ve eficiencias de reclutamiento

El reclutamiento de Oracle ofrece "tremendas eficiencias" para los candidatos, la contratación de gerentes y reclutadores, dijo Peacher.

La plataforma móvil de Oracle HCM Cloud, por ejemplo, permite a las personas a solicitar puestos de trabajo con su teléfono o cualquier dispositivo y mejora la colaboración para la contratación entre directores o gerentes y el área de recursos humanos.

En el software, los administradores ahora también inician un formulario para una nueva posición, un cambio o terminación de trabajo, algo que antes sólo hacía Recursos Humanos. Cuando un administrador inicia una forma, el software automáticamente notifica a las personas en compensación, instalaciones, recursos humanos, ejecutivos y finanzas.

Mientras que algunos líderes estaban preocupados por la adopción gerencial, los gerentes están encontrando el software fácil de usar y se están adaptando a él de buena gana, dijo Peacher.

Una solicitud en Oracle se puebla automáticamente en gran medida, con sólo seis campos únicos para ser completados por un administrador, incluyendo la justificación de negocio, el empleador legal, el socio de recursos humanos, el director de contrataciones, el tipo de trabajo y la ubicación principal.

Ya no hay fragmentaciones en la incorporación de empleados

Anteriormente, la incorporación estaba fragmentada. Los coordinadores de reclutamiento podrían enviar correos electrónicos a la empresa para obtener los números de identificación de los empleados y generar números de identificación de red. Se copiaba a los asistentes ejecutivos y a los responsables de las instalaciones, para que pudieran coordinar escritorios y equipos. RR.HH. enviaría correos electrónicos a los nuevos empleados una semana antes de haber comenzado.

Todas estas funciones están en un solo lugar ahora en Oracle para la gestión global de recursos humanos.

Antes de que Oracle se pusiera en marcha, el proceso de incorporación se producía en el papel, y a veces podía tomar hasta un mes o más puede para completar todos los formularios.

Ahora, la compañía normalmente se lleva dos semanas para completar los formularios de incorporación en el software, y es mucho más eficiente en parte debido a las integraciones, incluyendo una con un proveedor para la verificación de antecedentes, dijo Peacher.

HR núcleo proporciona autoservicio

Un "factor clave" para los recursos humanos principales de Oracle fue establecer y utilizar las mejores prácticas estándares y procesos de negocios globalizados.

"Todo el ingreso de datos era manual, y estábamos completamente basados en papel", dijo Peacher. "No teníamos autoservicio para empleados y directivos, y estábamos usando un sistema de recursos humanos núcleo de Estados Unidos para los datos globales. Los datos fuera de los EE.UU. no se parecen a los datos dentro de los EE.UU. Tuvimos que hacer un alto grado de personalización para albergar datos globales en nuestro viejo sistema."

La navegación en Oracle permite una fácil revisión de los organigramas y también proporciona una función de búsqueda para cualquier empleado que un usuario quiera revisar.

Los empleados también pueden cambiar su dirección, contacto de emergencia, números de teléfono y correos electrónicos, así como recomendar candidatos a puestos de trabajo internos y meter solicitudes para las aperturas internas.

La nube de Oracle HCM Cloud para MoneyGram "funciona increíble" en todos los módulos para cinco idiomas diferentes, incluyendo Inglés, francés, alemán, polaco y español, dijo Peacher. Los usuarios pueden elegir un idioma para operar en las fases de reclutamiento, el enfoque de RR.HH. o en la incorporación.

La compensación de Oracle sustituye a las hojas de cálculo

Con la compensación de la fuerza de trabajo de Oracle, los ejecutivos ya no utilizan hojas de cálculo y diferentes sistemas para recoger y distribuir recomendaciones salariales de los directivos.

El papel no ha desaparecido por completo para la gestión global de recursos humanos. La empresa genera un ticket para las transferencias globales y las hojas de las ausencias, y un pequeño equipo se encarga de revisar esas entradas, o tickets.

En conjunción con la elección de Oracle, MoneyGram desechó el proceso de evaluar el desempeño tradicional y su antiguo proveedor para ese propósito, Halogen. La empresa ya no utilizará calificaciones escaladas durante los exámenes anuales, dijo Peacher.

MoneyGram llevó a cabo un proceso de licitación formal y eligió Oracle por encima de Workday, el otro finalista, principalmente porque la empresa cree que Oracle era más fuerte que Workday para la contratación global y para el manejo de escala, en escenarios tales como una adquisición o el cierre de una operación, dijo.

La integración de la nómina con el libro mayor era también más fácil con Oracle, ya que MoneyGram es un antiguo usuario de la suite financiera Oracle on-premises E-Business Suite.

El proyecto de HCM fue más difícil de lo previsto

No hay que subestimar la complejidad de la integración en un proyecto global de gestión de capital de talento (HCM) basado en la nube.

Ese es un mensaje clave de Paula Peacher, directora senior de la nómina global y el sistema de información de Recursos Humanos (SIRH) en MoneyGram International.

"Una de las lecciones aprendidas es que la nube no debe ser tomada a la ligera", dijo en la Conferencia y Exposición de Tecnología de Recursos Humanos. "O necesita tener personal de TI con experiencia en el desarrollo de la nube y conocer la nube, o tiene que adquirir esa experiencia."

La implementación de Oracle HCM Cloud en MoneyGram incluye 36 integraciones, entrantes y salientes. El departamento de TI estaba decidido a construir esas integraciones y de manera continua le aseguraron a Peacher que todo iba conforme al plan.

Sin embargo, TI era demasiado optimista, tal vez en parte debido al orgullo, dijo.

Después de cuatro meses, Peacher voló a Minneapolis, la ubicación de centro de datos y del departamento de TI de la empresa, y se sentó con la gerencia del desarrollo de aplicaciones. "Finalmente tuvieron que alzar sus manos y reconocer, 'No tenemos esto'", dijo.

MoneyGram contrató a KBACE Technologies, un socio principal de Oracle, con un contrato de dos años para los servicios de integración. La compañía también contrató a Triad HR para que les proporcionara  personal de recursos humanos durante la ejecución.

"No piense ni por un minuto que su personal existente puede hacer su trabajo diario y realizar este proyecto al mismo tiempo", dijo Peacher.

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