BACKGROUND IMAGE: iSTOCK/GETTY IMAGES

Este contenido es parte de Guía Esencial: Tendencias y mejores prácticas para los centros de datos
Evaluar Conozca los pros y contras de las tecnologías, productos y proyectos que está considerando.

Mejores prácticas para el outsourcing en los centros de datos

Tercerizar servicios del centro de datos es una forma útil de desplazar el trabajo del personal de TI que necesita concentrarse en proyectos más importantes.

El outsourcing de los centros de datos permite a una organización descargar algunas de sus operaciones a otros proveedores de servicios. Comúnmente es la solución correcta cuando existe poco espacio, energía o enfriamiento. También es una forma útil de desplazar el trabajo de un personal de TI pequeño que necesita concentrarse en proyectos más importantes.

Hola, soy Tom Walat, editor de sitio con SearchDataCenter.com, y hablaremos de los problemas relacionados con el outsourcing de centros de datos. Estoy con Pete Sclafani, Jefe de Información (o CIO) de 6connect, un proveedor de red automática localizado en Redwood City, California. Pete gracias por estar con nosotros.

Pete Sclafani: Tom, gracias por invitarme.

Walat: Los problemas con el proyecto de outsourcing de centro de datos suelen empezar temprano cuando se discuten las expectativas  para el proyecto. ¿Cómo deberían de hacer las empresas para definir y confirmar las expectativas para los proyectos de outsourcing?

Sclafani: Es una gran pregunta. Uno de los problemas más grandes es no tener a las personas correctas en el cuarto durante este proceso inicial de descubrimiento. Es tan fácil enfocarse en esas áreas con las que se está más cómodo, pero he visto cómo este ambiente se enreda en el pasado, así que obviamente es algo que debe tomar en cuenta cuando tiene un proyecto de expansión o de outsourcing.

El mejor ejemplo que tengo es sobre la expansión de un centro de datos de un cliente. Ellos solo habían consultado con los equipos de sistemas y redes pero no involucraron a sus equipos de las instalaciones. El resultado fue un centro de datos que solo podía soportar 50% de la carga para la que había sido construido. La solución era sencilla: solo era cuestión de confirmar la carga y el calor del equipamiento del centro de datos y hablar con el equipo de las instalaciones para equilibrar la carga en el centro de datos. Afortunadamente todo se redujo a problemas básicos de comunicación, pero si se hubiesen hecho más temprano en el proceso se hubiese ahorrado tiempo de interrupción a la compañía, ingresos y mucho estrés.

El segundo requerimiento que no puedo sugerir lo suficiente es tener un campeón interno del proyecto junto con un experto en la materia que ayude a encontrar el conocimiento y los recursos para que el proyecto sea exitoso. Cualquier compañía tiene su historia y es parte del personal que trabaja ahí. Así que involucrarlos en la etapa de especificaciones es crucial no solo para asegurarse de que el proyecto se enfoque a los problemas en sí, sino para no repetir errores de intentos previos.

Walat: Con eso en mente ¿Cuáles son algunas estrategias para administrar y comunicarse con un vendedor de outsourcing de centro de datos?

Sclafani: Bromeo con mi equipo que la administración de vendedores es menos sobre listas y diagramas de Gantt que sobre intercambiar información importante. Utilizando un método de comunicación que sea ligero y obtiene a las personas adecuadas, estaría sorprendido de como los tiempos de juntas y frecuencias pueden ser modificadas para que todos sean productivos y que nadie sea bloqueado. Creo que cuando se resume a las estrategias que rodean la administración de comunicaciones, empezaría con definir los tipos de vendedores con los que va a lidiar –de nuevo es sobre encontrar la mezcla correcta de vectores de comunicación para el equipo en cuestión.

No querrá suponer nada, y es de ayuda tener una buena perspectiva de las herramientas que necesitará para ser exitoso. El balance que yo veo es sobre todo entre las herramientas de comunicaciones activas y pasivas. Utilizarlas simultáneamente puede ser beneficioso para los equipos y en especial para la administración de proveedores. Por lo general me gusta tener un portal de proyecto que sea accesible para los equipos internos y para los proveedores. Así todos están en la misma página y tienen acceso a la información correcta –si cubre a un equipo de tareas y un sistema de tickets es mucho mejor. Por supuesto algunas herramientas prácticas con recordatorios son una excelente manera de recordarle públicamente al equipo del status del proyecto y de su administración. Esta solución es una parte del rompecabezas pero es una buena base para al menos tener un medio para capturar toda esa información.

Tom: ¿Cuáles son algunas señales de advertencia de problemas inminentes con un proveedor de outsourcing de centros de datos? ¿Qué tipo de comportamiento podría matar la relación de outsourcing y cuándo se debe de tomar la decisión de que es tiempo de cambiar de barco?

Sclafani: Esa pregunta es difícil y lamentablemente dependerá del proveedor, la relación de outsourcing y cómo se conocieron. Mis señales de advertencia más grandes son un proveedor que no se comunica y un proveedor que no puede administrar bien su tiempo. Si un proveedor no se comunica a tiempo, no es una buena señal y lo más seguro es que tampoco se estén comunicando bien con su equipo. Eso significa que tiene que administrar a ese proveedor de manera cercana para asegurarse que sus expectativas estén claras y que pueden planear cumplir con sus objetivos internos. La mala comunicación significa que termina apoyándose en héroes para que el proyecto llegue a su meta. Aunque esto usualmente logre que el proyecto se termine un enfoque orientado al proceso con el proveedor siendo transparente es menos estresante.

Problemas de administración de tiempo y comunicación tienen síntomas múltiples. Pero los más obvios son los objetivos no alcanzados y los problemas no aclarados después de su fin. Esos son las señales obvias que cualquiera de los métodos que ellos utilicen no están funcionando y lo último que quiere es que el proveedor aprenda con su dinero, al menos de que sea una condición que acordaron.

Walat: ¿Qué pasa cuando le relación se colapsa? ¿Cómo debe de hacerse para cambiarse de proveedor y minimizar las interrupciones a corto plazo y los impactos a largo plazo en su negocio?

Sclafani: Idealmente va a intentar salvar la relación y los esfuerzos que ya ha aplicado. Pero tiene razón. Si simplemente no está funcionando, tiene la envidiable posición de hacer la transición de los resultados de lo que sea que haya hecho hasta la fecha a otro proveedor y favorecerlos o simplemente empezar de nuevo con otro proveedor y pretender que nada pasó. Ahora usted está atrasado.

Lamentablemente esta es una gran funcionalidad de entregas a tiempo e información de calidad. Si los problemas del proveedor se centran en comunicación y competencia, los resultados del proyecto  a la fecha podrían no ser utilizables o confiables. Si ese es el caso, hacer la transición a otro proveedor tal vez ni sea posible. Si requiere que empiece de nuevo –solo una advertencia– el nuevo proveedor con el que posiblemente se vaya definitivamente tendrá una opinión sobre esto, porque tendrán que lidiar con sus límites de entregas y la información disponible, y ellos tendrán su contrato en riesgo también.

Pero no importa qué camino tome, siempre habrá atrasos. Su mejor apuesta es crear lo que yo llamo “puntos de respaldo” para varios objetivos para asegurar que su equipo de administración este al pendiente de ellos. Lo bueno es que requiere un entendimiento completo del proyecto así que si tiene a las personas correctas en el cuarto esta no será una tarea tan intimidante como parece ser.

Walat: Finalmente, Pete, ¿cuándo es el momento de simplemente desconectar el enchufe en el outsourcing de centro de datos y traer esas operaciones internamente de nuevo? ¿Cuál es la mejor forma de enfocar ese reto?

Sclafani: Creo que aquí existen dos respuestas que tiene que tomar en consideración. Una es puramente negocios y la otra tiene un componente financiero. De cualquier forma requiere tener medidas –que necesitaría para cualquier proyecto de outsourcing– porque, de nuevo, las medidas son las que realmente manejarán lo que es el propósito detrás del proyecto. Así que regresar una operación de outsourcing internamente “solo porque si” es por lo general una mala idea porque usualmente significa que esas medidas son subjetivas o inexistentes –típicamente algo malo.

En el lado del negocio, si sus medidas giran alrededor de los gastos o satisfacción del cliente, es fácil hacer los números e identificar el punto de quiebra donde tiene sentido mover ese servicio. Algunas veces podría ser coste-eficaz el hacer outsourcing por un periodo de tiempo. Digamos que hace un outsourcing a un centro de llamadas por nueve meses para darle a sus ingresos y flujo de dinero una oportunidad de mejorar. Otras veces podría ser coste-eficaz utilizar el outsourcing de forma permanente. Usted puede decidir –si es un producto de consumo masivo o de servicio como hosting de correo electrónico– eso es totalmente aceptable para utilizar el outsourcing completamente. Puede decir que el hosting lo va hacer Microsoft y simplemente lavarse las manos.

En el lado financiero también tiene que ver los “porqués” detrás del outsourcing de centro de datos en primer lugar. Desde una perspectiva financiera, mantener un servicio de gastos podría ser más beneficioso para la hoja de cálculo que agregar más personas, así que reúnase con el Gerente Financiero y asegúrese de que su retroalimentación sea considerada también para los proyectos de outsourcing.

Walat: ¡Gracias Pete! Gracias por estar con nosotros.

Inicie la conversación

Envíenme notificaciones cuando otros miembros comenten sobre este artículo.

Por favor cree un Nombre de usuario para poder comentar.

- ANUNCIOS POR GOOGLE

Close