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Las mejores técnicas de eDiscovery (gestión electrónica de documentos) para las PYMES

Brian Hill, analista senior de Forrester Research, en este documento de preguntas y respuestas analiza los retos concretos de la gestión electrónica de documentos (eDiscovery) a los que se enfrentan las PYMES en la actualidad y describe las mejores técnicas de la gestión electrónica de documentos.

La gestión electrónica de documentos (eDiscovery) puede suponer un reto para las empresas de cualquier tamaño. Brian Hill, analista senior de Forrester Research, en este documento de preguntas y respuestas analiza los retos concretos del eDiscovery a los que se enfrentan las PYMES en la actualidad y describe las mejores técnicas de la gestión electrónica de documentos.

Tabla de contenido:

-Cuál es el reto más importante del eDiscovery  al que se enfrentan hoy día las PYMES?
-Qué puede hacer una PYME para superar los retos del eDiscovery?
-Están disponibles productos de eDiscovery a un precio razonable para una PYME?

-El sistema de archivos alojados es un buen método para las PYMES?
-Cuáles son los pasos más importantes que puede emprender una PYME desde el punto de vista de la gestión para prepararse para el eDiscovery?

Dependiendo del tipo de empresa, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden estar sujetas a algunos de los mismos estándares de cumplimiento y del eDiscovery que las grandes empresas. Cuál es el reto más importante para las PYMES en relación con el eDiscovery?

En primer lugar, creo que es muy importante que las PYMES comprendan que, sin duda alguna, también les afectan los requisitos regulatorios y del eDiscovery. A veces en las noticias aparecen historias sobre demandas judiciales a grandes empresas, pero también ocurre lo mismo a las empresas más pequeñas. Y mientras las PYMES podrían no disponer de la misma amplia variedad de tipos y sistemas de contenidos, se enfrentan al reto de tener menos recursos, especialmente recursos de TI y recursos legales.

Qué puede hacer una PYME para superar estos retos? Cuáles son algunos de los pasos que las empresas pueden emprender desde el punto de vista tecnológico para ser proactivas y prepararse para una petición de eDiscovery?

Desde el punto de vista tecnológico, creo que es realmente importante considerar un método proactivo en relación con el eDiscovery. Un componente del mismo es mantener el contenido únicamente durante el tiempo necesario desde el punto de vista regulatorio o de las necesidades del negocio. Esto hará que el proceso del eDiscovery sea mucho más fácil ya que necesitará buscar en un conjunto más pequeño de informaciones con el fin de realizar el eDiscovery de forma satisfactoria.

En el mercado hay disponibilidad de una serie de herramientas de eDiscovery y aplicaciones que pueden ser de utilidad, pero, en general, es aconsejable considerar las aplicaciones de gestión, de archivos de mensajes y de almacenamiento de registros. También es muy importante que estas aplicaciones estén vinculadas a las aplicaciones y procesos de custodia legal, de tal forma que cuando llegue el momento de eliminar la información se pueda estar seguro de que esa información no está sujeta a un litigio actual o pendiente.

En consecuencia, además de esta tecnología, también es crítico que se reúnan los departamentos Jurídico y de TI  para diseñar un plan con el fin de emprender medidas proactivas y reactivas para el eDiscovery.

Hay productos que satisfacen algunas de las necesidades del eDiscovery con un precio objetivo inferior?

Desde luego. El mercado de archivo de mensajes, por ejemplo, en este punto ya está bastante maduro y hay disponibles varios productos de empresas como EMC y Symantec que han sido adoptados tanto por las PYMES como por las grandes empresas. También ha habido un incremento significativo en las soluciones basadas en host o en SaaS (Software como servicio), proporcionado por empresas como Global Relay, Live Office, Mimecast y Smarsh entre otras. Generalmente, estas soluciones (hosted solutions) son atractivas para las PYMES.

El archivado en servidores externos (hosted) es un buen método para las PYMES? Cuáles son las ventajas y los inconvenientes del sistema de archivado (hosted) o basado en SaaS?

Si se observan las demandas de clientes para estos servicios, queda claro que este mercado está creciendo con mucha rapidez. Existen varias razones de por qué está ocurriendo esto. El costo global de propiedad es bastante alto para muchas PYMES. Además del costo total más bajo, la capacidad de adquirirlas y ponerlas en marcha rápidamente es también una ventaja importante de las soluciones alojadas o basadas en software como un servicio. Igualmente, todo el sector está respondiendo de forma más adecuada a los aspectos de privacidad, seguridad y otros aspectos operativos de los que al principio adolecían los servicios hosted  o basados en SaaS (uso del Software como un servicio).

Y desde un punto de vista no tecnológico? Cuáles son algunos de los pasos importantes que una PYME puede emprender desde el punto de vista de la gestión para prepararse para el eDiscovery?

Lo más importante es conseguir que los departamentos Jurídico y de TI trabajen juntos. Es asombroso ver cómo esto no sucede con mucha frecuencia. Sin embargo, no ocurre porque normalmente existen distintas estructuras de reporte, distintos presupuestos, etc. Por tanto, el paso más importante para los implicados en TI y en el departamento Jurídico es empezar a trabajar juntos si no lo han hecho ya. Después, identificar los sistemas y repositorios (almacenes) de toda la organización y dar prioridad a aquellos que representan el mayor riesgo legal para la compañía.

Muchas PYMES encontrarán que los mensajes serán un reto legal importante y que el sistema de archivo de mensajes puede ofrecer algunos beneficios operativos importantes, como unas mejoradas recuperación y copia de seguridad de datos  y la utilización del almacenamiento.

Por último, es importante tener un buen plan para lo que pueda pasar en el caso de que haya una demanda judicial. Por lo tanto, no sólo se libra de la información que no necesita guaDRar por motivos comerciales o legales sino que cuando se enfrenta a un litigio, dispone de un protocolo establecido para responder de la forma adecuada.

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