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Las herramientas de colaboración en equipo en diferentes estrategias de adopción

Las herramientas de colaboración de equipos como Slack y Microsoft Team se pueden implementar de diferentes maneras. Las opciones incluyen centrarse en las opciones del usuario final, o en un mayor control de TI y ejecutivo.

Orlando - En los últimos años, los empleados y las líneas de negocio han evitado TI y han descargado libremente aplicaciones de colaboración como Slack. A medida que el mercado madura, sin embargo, los departamentos de TI buscan controlar las plataformas de colaboración en equipo.

Debido a la naturaleza de estas plataformas, las organizaciones pueden adoptar diferentes enfoques hacia el usuario final y la adopción de TI. En un enfoque de arriba hacia abajo, los líderes de TI y ejecutivos en una organización pueden esencialmente imponer su voluntad a los usuarios finales y exigir que los empleados adopten un servicio en particular. En un enfoque de abajo hacia arriba, los usuarios finales esencialmente inician y encabezan la adopción de herramientas de colaboración en equipo, y TI se adapta a ellas.

Diversos enfoques de adopción de colaboración en equipo fueron el centro del primer día de Enterprise Connect 2018, una conferencia de comunicaciones unificadas. Los proveedores y los profesionales de TI variaron en sus estrategias de adopción. Algunos preferían un enfoque de arriba hacia abajo, mientras que otros encontraron el éxito con una estrategia ascendente. Pero el mejor enfoque puede estar en el medio, con los comentarios de los usuarios finales y los controles establecidos por los departamentos de TI.

Cada vez más, las empresas están implementando aplicaciones de colaboración en equipo a nivel de toda la empresa, según datos de Nemertes Research, una firma de asesoría tecnológica con sede en Mokena, Illinois. En su última investigación, Nemertes descubrió que el 46% de las empresas estaban implementando plataformas de colaboración en equipo para toda la empresa; el 27% desplegó un servicio para toda la compañía y herramientas separadas en silos; 15% estaban desplegando herramientas en silos y potencialmente usando múltiples aplicaciones; y el 11% no estaba seguro o aún no había desarrollado una estrategia.

Comenzar con el usuario final

Las herramientas de colaboración en equipo generalmente son espacios de trabajo persistentes basados en la nube que incluyen mensajería, uso compartido de archivos, comunicaciones de voz, video chat y conferencias. Algunas de las llamadas opciones puras en este mercado incluyen Slack, Stride, Flock y muchas otras.

Los productos de comunicaciones unificadas en este mercado, de proveedores tradicionales de UC, incluyen Cisco Spark, Unify Circuit y Microsoft Teams, entre otros. Los proveedores de comunicaciones unificadas como servicio en este espacio incluyen RingCentral y Fuze. Más productos basados en web incluyen Workplace de Facebook y Google Hangouts.

Los proveedores debaten diferentes enfoques para la adopción de colaboración en equipo en Enterprise Connect.

En un panel de Enterprise Connect de proveedores de colaboración en equipo, los proveedores de productos puros parecían preferir el enfoque ascendente que brinda más poder a los usuarios finales. Si los usuarios finales han establecido varios canales de Slack dentro de una organización, "lo último que desea hacer como CIO es imponer una colaboración estricta sobre ese entorno", dijo Ilan Frank, jefe de productos empresariales de Slack.

"La colaboración no puede forzarse de arriba hacia abajo", dijo. "Un entorno de colaboración en equipo comienza con semillas dentro de su organización".

Comenzar con TI y controles ejecutivos

Por otro lado, un proveedor de UC más tradicional, como Microsoft, destacó la importancia de la participación de TI y ejecutiva en la adopción de herramientas de colaboración en equipo. Si el liderazgo ejecutivo de una compañía admite una determinada plataforma y empuja por su adopción, entonces una organización puede conformarse alrededor de esa implementación, dijo Lori Wright, gerente general de Microsoft Teams.

Por su parte, Cisco hizo hincapié en el papel de TI. Un ambiente estrictamente ascendente con usuarios finales que eligen diferentes herramientas de colaboración en equipo es "francamente un desastre", dijo Jonathan Rosenberg, director de tecnología de colaboración en Cisco.

"El papel de TI es proporcionar orientación a la organización sobre la mejor manera de colaborar en su conjunto", dijo, pero agregó que "de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo no son mutuamente excluyentes".

Dentro de muchas compañías, dijo Rosenberg, Cisco ha visto despliegues de varias plataformas de colaboración en equipo. Dado que el mercado de colaboración en equipo ha madurado, ahora TI necesita controlar todas estas herramientas y ofrecer los servicios adecuados en todas sus empresas.

Las opciones, incluidas Slack y Spark, tienen versiones gratuitas de sus productos que los usuarios finales y líneas de negocios pueden descargar sin intervención de TI. Microsoft no ofrece una versión gratuita de Teams, pero se dice que está jugando con la idea. Teams forma parte de una suscripción a Office 365.

El panel de proveedores también incluyó representantes de Atlassian, RingCentral y Unify.

Las herramientas de colaboración del equipo se extendieron por toda la empresa

En general, la asistencia a la sesión de colaboración del equipo en Enterprise Connect sugiere que los profesionales de TI y otros están comenzando a darse cuenta de la importancia de estos productos.

En general, TI está viendo estos productos de manera más estratégica, dijo el analista de Nemertes, Irwin Lazar. "Ahora estamos en un punto donde alcanzamos la masa crítica. Los líderes de colaboración sienten que necesitan una estrategia".

Para TI empresarial, esa estrategia se centra principalmente en los controles de seguridad, el cumplimiento y la gobernanza, así como en la integración con las aplicaciones empresariales existentes y los sistemas de comunicación. En general, la adopción de herramientas de colaboración en equipo se divide por proveedor, dijo Lazar. Los proveedores startup como Slack, Flock y Stride a menudo son adoptados por una línea de negocios y se propagan de forma viral dentro de una organización.

Pero las compañías que ven la colaboración de equipo como un esfuerzo de toda la compañía están mirando Cisco Spark y Microsoft Teams, e intentan implementarlos de manera que se integre con el resto de su entorno de comunicaciones.

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2018

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