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Evolución de la gestión de contenidos empresariales

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Las empresas pasan de ECM a plataformas de servicios de contenido

Muchas organizaciones están cambiando a plataformas de servicios de contenido, ya que crean un lugar de trabajo digital, haciendo que los archivos sean accesibles para los empleados tanto dentro como fuera de la oficina.

Así como los consumidores han cambiado su uso de servicios, como banca y entretenimiento, de la entrega convencional en las instalaciones a la nube, las empresas también se han alejado de la práctica tradicional de administrar y almacenar documentos electrónicos en el sitio y, en cambio, están colocando archivos en las nubes.

La nube permite a las organizaciones "expandir la empresa" y crear un lugar de trabajo digital, haciendo que los archivos sean accesibles no solo para los empleados en una oficina, sino también para aquellos que viajan o trabajan desde casa, y también con algunos accesos administrados, contratistas y profesionistas autónomos.

Aunque muchas organizaciones ahora confían en plataformas de servicios de contenido (CSP) basadas en la nube para el intercambio diario de archivos, todavía se necesitan sistemas de administración de contenido empresarial (ECM) para almacenar archivos que se consideran más institucionales o que están sujetos a estrictas regulaciones de cumplimiento.

Muchos observadores de la industria todavía se rigen por las definiciones tradicionales: ECM para el almacenamiento de documentos críticos y antiguos, y plataformas de servicios de contenido para compartir archivos de texto y fotos más urgentes, mientras que otros creen que la tecnología de administración de contenido y su propósito han cambiado lo suficiente como para que ya no sea necesario hablar de ECM.

"En 2016, declaramos la muerte de ECM", dijo Michael Woodbridge, analista director senior de Gartner. "No usamos el término ECM para describir el mercado, principalmente porque ECM, en su sentido más puro, es una promesa fallida. Era la promesa de que puede tener una plataforma monolítica que albergue todo el contenido que se necesita en un lugar. Eso no sucedió ".

De las instalaciones a la nube

Para comprender mejor cómo ha evolucionado la tecnología detrás de la gestión de contenido, y cómo las expectativas de los usuarios han influido en esa evolución, podría ser útil revisar un momento antes de que las plataformas en la nube como Box satisficieran las necesidades comerciales. Una época en la que solo importaba ECM.

Las diversas iteraciones de ECM local a nivel empresarial tenían un propósito unificador: almacenar y organizar el contenido que impulsaba las decisiones comerciales. Las empresas debían tratar el contenido vital con cuidado. Esto incluía registros de medicamentos para productos farmacéuticos, registros de mantenimiento para aerolíneas, procedimientos de desastre para plantas nucleares y documentos para proyectos de ingeniería a gran escala, dijo Geoffrey Bock, consultor de investigación independiente.

"El punto óptimo era administrar todos los documentos digitales que la gente produciría a partir de una actividad comercial formal y colocarlos en un depósito de documentos certificado por una agencia reguladora o gubernamental", dijo.

Ese enfoque en los documentos críticos creó un espacio separado para la gestión de los archivos menos críticos que los trabajadores de oficina producían a diario, dijo Bock. La gestión recayó en la arquitectura cliente-servidor.

"Teníamos un grupo pequeño que tenía una unidad G que se ejecutaba en un repositorio de DOS y poníamos esas cosas allí", dijo. "Era mejor que la alternativa: enviar archivos por correo electrónico".

Ahora, las empresas pueden administrar el contenido de formas más ad-hoc y menos estructuradas, utilizando una serie de servicios y herramientas que permiten a las personas ver lo que tienen en su negocio, dijo Bock.

“Ahora existe la oportunidad de preguntar: '¿Qué debo hacer para llevar la información de mi empresa a la era moderna? ¿Cómo puedo digitalizar y mejorar mi empresa?'”

ECM todavía tiene un lugar

La facilidad de la gestión de contenido en la nube solo ha acentuado las deficiencias del ECM tradicional, dijo Woodbridge. ECM falló porque la tecnología no pudo satisfacer las diferentes necesidades de los cuatro estados de la gestión de contenido: ideas, colaboración en equipo, funciones operativas y registros.

"En cada uno hay diferentes enfoques, y en cada uno hay necesidades específicas de negocio", dijo.

Por ejemplo, los abogados corporativos que trabajan con registros para un proceso de descubrimiento no deberían utilizar la misma plataforma de ECM que usa el área de marketing, pero a menudo lo hacían.

Nichos de negocios aún se benefician de ECM, como las cuentas por pagar y el procesamiento de facturas, dijo Woodbridge. Pero Gartner ahora se refiere al espacio ECM como el panorama de los servicios de contenido. La tecnología puede ser local, en la nube o en un modelo híbrido.

"No decimos que hay una raza especial; todos están tratando de resolver el trabajo ad-hoc diario que se hace con el contenido", dijo Woodbridge.

Lo mejor de ambos mundos

Quizás una de las mayores ventajas de las CSP en la nube es la movilidad, que permite a las personas compartir archivos y fotos en una oficina, desde casa o mientras viajan. El ECM tradicional mantuvo a los trabajadores en una oficina. mientras que las plataformas de servicios de contenido, no.

Es por eso que las aplicaciones CSP basadas en la nube como Box, Dropbox y Microsoft One Drive son un gran éxito, dijo Woodbridge. Facilitan la colaboración, un componente de lo que Gartner llama el "nuevo núcleo de trabajo", una destreza digital que se centra en herramientas de productividad personal y de equipo basadas en software como servicio (SaaS).

Forrester Research no ha declarado muerto al ECM, pero reconoce la potencia de los CSP.

"Donde la nube juega un papel, donde los sistemas tradicionales no pudieron, ahí está la empresa extendida", dijo Cheryl McKinnon, analista principal de Forrester.

La forma de trabajar de lo digital son personas que trabajan fuera de las cuatro paredes, colaborando con socios, proveedores y una agencia de diseño. En lugar de enviar documentos por correo postal o por correo electrónico, están compartiendo de forma segura un espacio de trabajo de documentos digitales. Y es la inclusión de las partes interesadas que no trabajan en la oficina pero que son clave para la productividad y la creatividad, dijo McKinnon.

Sin embargo, las organizaciones no deberían abandonar las plataformas ECM híbridas y en el sitio, dijo McKinnon. Pueden coexistir con plataformas modernas de colaboración de archivos.

"A menudo nos gusta bromear diciendo que no se trata solo de 'extraer y reemplazar'. También es 'extender y abrazar' ", dijo. "Es posible que desee utilizar la nube para nuevos programas, pero puede llevar hasta 10 años deshacerse del uso de plataformas ECM antiguas. La migración puede ser perjudicial".

McKinnon recomienda mantener actualizados los sistemas antiguos.

"Todos y cada uno de los principales proveedores de este espacio tienen la modernización en su hoja de ruta, ya sea una remodelación integral de la arquitectura o algo pequeño como ajustar los KPI", dijo.

Mientras las organizaciones se mantengan al tanto de las fortalezas y debilidades de los proveedores, recomiendan los analistas, pueden tener lo mejor de las plataformas de servicios de contenido y ECM (el viejo y el nuevo mundo), porque el viejo mundo reconoce que tiene que renovarse.

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