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La analítica es crítica para la toma de decisiones sobre cómo volver al trabajo

Los datos desempeñan un papel fundamental en las decisiones que toman las organizaciones al llevar a los empleados de vuelta al trabajo, tanto para aumentar la producción como para administrar su espacio físico.

La analítica está desempeñando un papel importante para determinar cómo las empresas pueden regresar a sus oficinas conforme las economías estatales se reabran lentamente. No solo los restaurantes, peluquerías y otros negocios obligados a cerrar por la crisis del COVID-19 están regresando al trabajo, sino que los empleados de oficinas que habían estado trabajando desde casa ahora están regresando a sus espacios de trabajo físicos.

Dos de las principales formas en que la analítica está ayudando a las organizaciones a regresar al trabajo es al darles una comprensión de cuán agresivamente pueden restaurar las operaciones a los niveles anteriores al COVID-19 y crecer desde allí, y cómo traer físicamente a los empleados de la manera más segura posible.

"En los últimos meses, hemos pasado de la crisis a cómo estabilizarnos y operar en este contexto", dijo Francois Ajenstat, director de producto en la firma pionera de visualización de datos Tableau. "Ahora, cada negocio está pensando cómo vuelven a abrir, y cómo hacen esta reapertura de manera segura teniendo en cuenta que las diferentes oficinas tendrán diferentes parámetros, diferentes estados tienen diferentes leyes, y luego tendremos que averiguar cómo crecer en esta próxima normalidad."

La analítica les ofrece a las organizaciones una visión de sus negocios. Si tomaron la decisión de suspender o incluso despedir a los empleados, los datos les ayudarán a decidir si restaurar su fuerza laboral y cuándo. Si cerraron ciertas operaciones o redujeron la producción, los datos les ayudarán a decidir si volver a incrementarla, cuándo y cómo.

Y dado que a las organizaciones no se les permitirá reunir a todos sus empleados debido a restricciones de distanciamiento físico (solo un cierto porcentaje podrá estar en un espacio en un día determinado), el análisis también ayuda a las organizaciones a decidir quiénes trabajan entre sí y con qué frecuencia cada empleado debe ir a la oficina en lugar de trabajar de forma remota.

Mientras tanto, los gobiernos estatales continúan usando datos para determinar cuándo levantar las restricciones que ahora están comenzando a permitir que los empleados que han estado trabajando desde casa regresen a sus oficinas.

"Los datos son importantes y todas las acciones deben basarse en los datos", dijo Dave Menninger, director de investigación de datos y análisis de Ventana Research. "Usted y yo no sabemos qué dirán esos datos. Esa información podría decir que deberíamos acelerar nuestro regreso al trabajo. Esa información podría decir que deberíamos retrasar nuestro regreso al trabajo. Pero tomar esas decisiones sin datos es una tontería".

El negocio

Lo primero que debe hacer cualquier organización, que considera regresar a un facsímil de operación normal, tanto en términos de producción como de regresar al personal a sus alrededores físicos, es mirar internamente.

Las organizaciones necesitan examinar los indicadores clave de rendimiento, observar los datos de los últimos meses y hacer proyecciones y luego comparar esas proyecciones con los datos del pasado anterior al COVID-19. Eso ayuda a decirle a una organización, que tuvo que hacer recortes debido a la crisis económica, qué tan rápido puede comenzar a restaurar el personal y los niveles de producción.

"Hay un par de cosas, y una es entender tu desempeño", dijo Menninger. "Ese es un aspecto clave de la analítica: comprender su desempeño actual, extrapolar de ese desempeño, planificar y esperar esa información, y encontrar algunos patrones en el pasado que tal vez podrían ser útiles".

Hacer un análisis interno también puede ayudar a una organización a encontrar formas de reducir costos de los que no se tuvieron beneficios en el pasado.

Mientras tanto, recortar los costos es algo que muchas empresas no hacen cuando la economía es más estable y sus ganancias más predecibles, pero la incertidumbre económica obliga a las organizaciones a examinar más de cerca sus gastos, dijo Mike Palmer, CEO de la startup de análisis Sigma Computing.

"Una cosa a tener en cuenta es cómo optimizar el negocio: ¿dónde tengo las eficiencias que puedo obtener, cuántas tengo?", dijo Palmer. "Hay tantas preguntas que la empresa promedio no responde efectivamente en los buenos tiempos porque no se enfocan en la optimización".

Palmer agregó que como ha pasado más de una década desde la última recesión económica, algunos en posiciones de liderazgo tomarán las decisiones difíciles por primera vez, y los datos los ayudarán a ver cómo proceder cuando regresen al trabajo.

"Tenemos una generación de directores en los últimos 11 años y hemos llegado a esa posición de toma de decisiones que nunca ha visto un recorte presupuestario", dijo Palmer. "Es increíble pensar en eso. Necesitarán ayuda."

Mientras tanto, la estabilidad es importante para las empresas que tuvieron que hacer recortes a veces drásticos al comenzar a contratar empleados y restaurar las operaciones. Y la estabilidad, en tiempos inestables, significa efectivo.

El efectivo brinda garantías que un precio de acciones inestable o dinero prestado no pueden ofrecer. Incluso eso, sin embargo, implica analítica.

"Las pequeñas empresas, las empresas respaldadas por compañías de inversión, incluso las grandes organizaciones están asegurando más acceso al efectivo, por lo que se debe tener suficiente efectivo para superar la situación", dijo Menninger. "¿Cómo saber cuánto efectivo se necesita? Tienen que analizar cuál ha sido su desempeño en esta nueva situación".

No importa qué decidan las organizaciones mientras lidian con la recesión económica causada por la crisis del COVID-19, deben ser flexibles, añadió Menninger.

Si una empresa se acerca demasiado a un camino y no puede ajustarse si algo cambia inesperadamente, corre un mayor riesgo de sufrir pérdidas que una organización que incorpora opciones.

"No sabemos cuántos altibajos vamos a pasar, y no sabemos qué tan rápida o lenta será la recuperación", dijo Menninger. "Si se integran estas cosas en un proceso tan rígido que no pueden cambiar, entonces es como si atara su empresa a un cohete o tren o algo que no se puede redirigir".

Espacio de oficina

Si bien los datos impulsan las decisiones sobre cómo y cuándo una organización puede devolver su negocio a los niveles anteriores al COVID-19, la analítica también es crítica en el mundo corporativo, ya que las empresas consideran llevar a los trabajadores a un espacio físico después de haber estado trabajando remotamente por algunos meses.

Sentarse en un escritorio con un compañero de trabajo un metro a la derecha, otro colega a un metro de distancia a la izquierda y otro más al otro lado del monitor de una computadora, mientras se recicla el aire y se canaliza a través de los conductos, ya no es factible dada la necesidad de mantener una distancia segura. Por lo tanto, para muchas empresas, recuperar toda la fuerza laboral de una vez será imposible en el futuro previsible.

Las organizaciones tendrán que incorporar algunos empleados en algunos días y otros en otros días.

Mientras tanto, la analítica se puede utilizar para optimizar la decisión sobre quién volverá a trabajar con quién.

"Ya no vamos a estar en un lugar donde todos estén juntos en la oficina, habrá restricciones físicas, restricciones de distancia, restricciones de salud", dijo Amir Orad, CEO de Sisense, un proveedor de inteligencia de negocios cuya plataforma apunta a capacitar a los usuarios comerciales con experiencia en ciencia de datos. "Entonces, ¿quién debe venir a la oficina con quién? ¿El equipo A y B, o el equipo B y C? ¿Qué personas y cómo lo saben?"

La respuesta está en los datos. Esa información puede residir en datos de correo electrónico y chat, como quiénes se comunican con más frecuencia, así como en el deslizamiento de las tarjetas de acceso para rastrear quién viaja de un piso a otro para comunicarse con personas de otros departamentos.

Los datos también pueden mostrar que la comunicación entre un departamento y otro puede haber disminuido durante la pandemia con las llamadas de Zoom y Teams que no pueden fomentar el mismo nivel de colaboración que estar juntos en el mismo espacio, y que tal vez la comunicación entre ellos deba restablecerse.

"Puede usarse un análisis para identificar las interacciones", dijo Orad. "Tal vez las ventas y el marketing deberían estar juntos, pero en realidad los datos muestran que las ventas deberían estar al lado de lo legal y financiero porque los necesitan más día a día".

"El análisis realmente puede ayudarlo a tomar, en grandes empresas, decisiones basadas en datos sobre quién debe trabajar con quién", continuó. "Los análisis pueden proporcionar mucha información, conectando fuentes de datos dispares que nadie pensó combinar".

Y, por supuesto, los datos de salud también son clave para devolver a los empleados a un entorno de oficina.

Una cosa que los ejecutivos podrían observar al reunir a su fuerza laboral es la incidencia del COVID-19 entre sus empleados en comparación con el público en general. Si, una vez que han vuelto a abrir sus puertas, la tasa de infección de los empleados refleja la del público en general, se puede suponer que no se enferman porque comenzaron a venir a trabajar.

Si los termómetros de lectura instantánea están disponibles, los datos de fiebre son algo que se puede rastrear y usar en la toma de decisiones. Se puede controlar a los empleados cuando ingresan al lugar de trabajo, y enviarlos a casa si tienen fiebre, y la incidencia de fiebres en un lugar de trabajo determinado se puede comparar con la incidencia en la población en general.

Mientras tanto, los datos públicos ayudan al proceso de toma de decisiones al igual que ayudan a los gobiernos a medida que atraviesan varias fases de reapertura de sus economías. Si hay un aumento en los nuevos casos de COVID-19 en un área determinada, las empresas allí pueden querer regresar al trabajo remoto por un tiempo. O si los nuevos casos desaparecen, tal vez eso sea una señal para acelerar el regreso al trabajo. La información de rastreo de contactos, a medida que esté disponible, será importante.

Los datos, al igual que han sido una herramienta crítica para ayudar a las organizaciones a resistir la recesión económica, serán fundamentales para ayudarlos a avanzar a medida que las restricciones disminuyan. La analítica, simplemente, impulsará las decisiones relacionadas con el regreso al trabajo.

"Fundamentalmente, en cada fase (estabilización, fase de reapertura y crecimiento) se desea utilizar los mejores datos disponibles para poder tomar decisiones acertadas, decisiones prudentes que lo ayudarán a crecer", dijo Ajenstat. "Hay datos como una capa fundamental en todo, y pueden usarse datos para ayudar en cada paso del camino".

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