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Este artículo es parte de nuestra guía: Guía Esencial: Aumenta el uso de servicios y aplicaciones en la nube

Herramientas de colaboración en equipo promueven servicios de mensajería en la nube

Los servicios de mensajería colaborativa se están convirtiendo en el estándar de facto, ya que permiten a los usuarios móviles y remotos contribuir fácilmente a un proyecto a pesar de su ubicación o zona horaria.

Las empresas de hoy en día requieren que los trabajadores se conecten estrechamente con colegas, clientes y socios. Pero una tecnología mejorada ha hecho que la necesidad de reuniones cara a cara sea casi obsoleta. Las empresas están adoptando herramientas de colaboración en equipo, específicamente servicios de mensajería en la nube, como una manera de simplificar sus esfuerzos de comunicación y colaboración.

Una plataforma de colaboración en equipo puede incluir herramientas tales como voz, videoconferencia, integración de correo electrónico, mensajería, redes sociales, reuniones en línea y gestión de contenido. Las herramientas de colaboración más útiles para una organización dependen en gran medida del negocio, los usuarios finales y los administradores de TI encargados de soportarlos. Los servicios de mensajería en la nube desempeñan un papel integral en la construcción de esta estrategia de comunicaciones unificadas y colaboración.

Aquí, nos enfocaremos en la parte de mensajería de una estrategia de colaboración empresarial. Sin embargo, se discutirán otras herramientas, ya que se relacionan con el contexto de elegir la plataforma de colaboración que satisfaga sus necesidades específicas.

Herramientas de colaboración en la nube centradas en mensajería

Entonces, ¿por qué centrarse en los servicios de mensajería en la nube? Debido a que ahora operamos en un mundo digitalizado sin fronteras y móvil, las conferencias de voz y video comienzan a tomar un asiento trasero en el vehículo de colaboración en equipo. Esas tecnologías funcionaron eficazmente cuando los usuarios podían reunirse en momentos designados y con acceso a un entorno silencioso. En muchas situaciones, eso ya no es posible.

Las aplicaciones de mensajería colaborativa pueden ayudar a las empresas a administrar proyectos múltiples con varios contribuyentes. Las ideas, los conceptos y el contenido se pueden compartir fácilmente dentro de un grupo en cualquier dispositivo, ya sea un escritorio, una tableta o un teléfono. Estas herramientas de colaboración en equipo no requieren que los contribuyentes se reúnan en un momento específico. En cambio, el contenido relevante para un tema específico o conversación se agrega a discreción del usuario. De esta forma, los usuarios móviles y remotos pueden contribuir fácilmente a un proyecto, a pesar de su ubicación o zona horaria.

Para comprender mejor cómo las herramientas centradas en mensajería se han convertido en el método de referencia para la colaboración en equipo, examinemos cómo ha evolucionado la colaboración empresarial.

La evolución de las herramientas de colaboración en equipo

En un momento, los participantes de la reunión se reunían en el mismo momento y lugar. Aquí, discutían las tareas, tomaban decisiones, y alguien designado para tomar notas mantenía y distribuía las minutas de la reunión.

Con las mejoras en la tecnología, los límites físicos de las reuniones se virtualizaron, ya que las llamadas de conferencia de audio y video se convirtieron en la norma. Otras herramientas, como el correo electrónico y el software de gestión de proyectos, ayudaron a simplificar los procesos y aumentar la conveniencia de la reunión. Pero, incluso con estos avances, los empleados querían más de sus herramientas de colaboración en equipo.

Los primeros en adoptar las tecnologías de colaboración experimentaron una sobrecarga de colaboración. Aquí es donde cada herramienta, aunque útil por sí misma, se desconecta de otras herramientas de colaboración en equipo hasta el punto en que el mensaje se pierde en el ruido. Además, la implementación de una herramienta de colaboración local de una organización a la siguiente puede ser drásticamente diferente. Esto llevó a la confusión de muchas organizaciones sobre la forma correcta de usar correctamente cada herramienta.

Por último, el hecho de que muchas organizaciones mantuvieran ciertas herramientas de colaboración en equipo mucho después de su fecha de vencimiento contribuyó a esta sobrecarga de colaboración. Cuando se implementaron nuevas herramientas de colaboración, eran incompatibles con las herramientas heredadas existentes que se habían implementado previamente y que todavía estaban en uso.

Afortunadamente, el advenimiento de la colaboración en la nube está eliminando los dolores incurridos con la sobrecarga de colaboración. Las empresas ya no están obligadas a comprar y mantener servidores de colaboración locales para los diversos servicios que desean implementar.

Además, los proveedores de servicios de colaboración están unificando herramientas bajo una única plataforma, de modo que interactúen bien entre sí. Esto significa que las organizaciones ahora pueden operar un sistema completo de colaboración móvil y de escritorio multiplataforma unificado, que proporciona todas las herramientas necesarias que un empleado o departamento pueda necesitar, y que se actualiza en forma sincronizada. Las organizaciones de TI de las empresas están descubriendo que las plataformas de colaboración local heredadas que administran actualmente carecen de estos útiles beneficios.

Cómo se pueden usar los servicios de mensajería en la nube

Las herramientas de colaboración en la nube centradas en mensajería se están convirtiendo en el estándar de facto, ya que ofrecen numerosas funciones, incluidas las siguientes:

  • Mensajes grupales. Aquí es donde se realizará la mayor parte de las comunicaciones relacionadas con el equipo o el proyecto. Aquí puede agregar o eliminar cualquier número de personas, y todo el contenido se mantiene para facilitar la búsqueda de referencias contextuales.
  • Mensajes uno a uno. En algunos casos, sus comunicaciones deben estar estrechamente enfocadas. La mensajería uno a uno es para enviar comunicaciones privadas entre dos usuarios. Esto ofrece una mayor privacidad y un canal más directo para las personas a las que desea llegar.
  • Compartición de archivos. Las plataformas de mensajería hacen más que solo intercambiar texto. Compartir archivos con grupos o individuos es bastante fácil y más eficiente que los archivos adjuntos de correo electrónico o los servidores de archivos FTP y SFTP.
  • Pizarra interactiva virtual. Una de las mejores cosas de las reuniones en persona es el uso de pizarras para ejercicios de generación de ideas. Dentro de las plataformas de mensajería en la nube, las pizarras virtuales se han virtualizado y pueden ser una excelente forma de mantener una atmósfera creativa.
  • Presencia. Debido a que las fuerzas laborales de las empresas están dispersas por todo el mundo, ya no es posible echar un vistazo dentro de la oficina o el cubículo de alguien para ver si están ocupados. La característica de presencia en los servicios de mensajería en la nube virtualiza este concepto para informarle si alguien está activo, en una llamada, en una reunion, o no está disponible.
  • Búsqueda contextual. Ubicar el contenido correcto dentro de un grupo de larga duración o sesiones de mensajería uno a uno puede ser engorroso. Algunas sesiones de chat pueden abarcar semanas o meses y contener miles de mensajes. Una función de búsqueda contextual permite a los usuarios identificar la información pertinente dentro de cada sesión.
  • Sincronización multiplataforma. Debido a que todo el contenido de mensajes y archivos compartidos se almacena en la nube, permite a los usuarios moverse entre computadoras de escritorio y dispositivos móviles y aún así mantener la sincronización de mensajes perfecta.
  • Transferencia de movilidad en tiempo real. Para los usuarios en movimiento, la movilidad en tiempo real se transfiere de forma fluida y cambia las conversaciones en vivo desde una computadora portátil o dispositivo de videoconferencia a una aplicación móvil, todo mientras se mantiene la llamada en vivo.
  • Integración con otras herramientas de colaboración. Algunas herramientas de colaboración en la nube centradas en los mensajes se implementan como plataformas independientes, mientras que otras comprenden una plataforma de colaboración más grande que integra funciones tales como conferencias de voz y video, correo electrónico y seminarios web.
  • Opciones de administración y gestión. Dependiendo de sus necesidades específicas, puede requerir un cierto nivel de control granular sobre la herramienta de mensajería en la nube y los usuarios que interactúan con ella. Esto incluye elementos como la personalización de herramientas y los métodos de autenticación de usuarios.
  • Soporte de terceros usando APIs. La integración de una plataforma de mensajería con otras herramientas de negocios es un área interesante de comunicaciones unificadas que continúa emergiendo. Diferentes productos ofrecen compatibilidad de APIs con varias aplicaciones empresariales. Dependiendo del producto de mensajería, la cantidad de integraciones de aplicaciones de terceros variará.

El mercado de colaboración en la nube centrado en mensajería

Los principales actores en el espacio de servicios de mensajería en la nube consisten principalmente en dos grupos. Los jugadores de nicho son los primeros en adoptar o los proveedores que intentaron diferenciarse con una multitud de funciones de mensajería e integraciones de terceros. Este grupo incluye Atlassian, BroadSoft, CA Technologies, Slack y Unify.

En el otro extremo del espectro, los proveedores tradicionales de hardware y software proponen integraciones con otras herramientas en sus portafolios. Este grupo incluye Amazon, Cisco, Google, Microsoft y RingCentral.

Si bien muchas de las funciones de diversos productos de mensajería cumplen los mismos objetivos de colaboración, los productos pueden diferir de forma espectacular en capacidades, opciones de implementación e interoperabilidad. Por ejemplo, algunas herramientas de colaboración en equipo se centran solo en la mensajería, mientras que otras forman parte de una plataforma de colaboración unificada más grande.

Además, la manera en que se venden y soportan los servicios en la nube varía de un producto a otro. Los compradores deben tener en cuenta aspectos como el nivel de servicio, las versiones freemium, las ofertas de prueba y compra, y los métodos de atención al cliente, incluida la base de conocimientos, la web, el correo electrónico y la asistencia telefónica.

Nota del editor

Al investigar exhaustivamente los productos de colaboración en equipo, los editores de TechTarget se enfocaron en 10 servicios líderes en la nube que tienen fuertes componentes de mensajería. Nuestra investigación incluyó datos de las encuestas de TechTarget e informes de firmas de investigación respetadas, incluida Gartner.

 

Este artículo se actualizó por última vez en abril 2018

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